Det är viktigt för din organisation att hantera betalningar effektivt så att verksamheten går som en klocka. Många företag väljer att skicka batchbetalningar eftersom det går snabbare, men det skapar en risk för mänskliga fel och bedrägerier. Ett verktyg har utvecklats för att hantera detta problem - modulkontroll.
Kontroll av modulus 101
Kortfattat kan man säga att moduluskontroller utförs för att se till att betalningar inte görs felaktigt eller på ett bedrägligt sätt. De används för att validera kontonummer och sorteringskoder, vanligtvis genom att bekräfta att de kan kopplas ihop enligt kriterier som fastställts av det finansinstitut som utfärdat dem.
Teorin är att om kontonumret och sorteringskoden bekräftas av en modulkontroll måste de tillhöra den betalare/betalningsmottagare som lämnat dem, vilket innebär att transaktionen har gjorts på ett legitimt sätt. Det finns en skillnad som vi måste göra. Modulus-kontroller talar bara om att ett bankkonto finns. De verifierar inte att uppgifterna tillhör betalaren/betalningsmottagaren, dvs. att de äger nämnda bankkonto.
Så här fungerar det
Vi har teorin, men för att förstå modulkontrollen måste vi titta på hur den fungerar i praktiken. Verktyget fungerar för att validera bankuppgifter genom att tillämpa en matematisk algoritm på kontonumret och/eller sorteringskoden och kontrollera resultaten mot en fördefinierad uppsättning kriterier för att se till att de är legitima. Det är värt att notera att finansinstitut har sina egna regler och koder för moduluskontroller - bara Bacs har över 60 för moduluskontroll av autogireringar och direktkrediter.
Lär dig mer om brittiska betalningssystem som Bacs med våra Nybörjarguide om betalningar.
Vilka är fördelarna?
Detta leder oss till den andra frågan som denna blogg försöker ta upp. Varför är det viktigt att kontrollera modulus? I grund och botten erbjuder den olika fördelar som gör det enkelt att hantera betalningar på ett säkert och effektivt sätt.
Kanske är det mest uppenbart att den hjälper dig att undvika avvisade betalningar (och tillhörande avgifter, som varierar från bank till bank) genom att automatiskt markera ogiltiga bankuppgifter i förväg. Avvisade betalningar kan destabilisera ditt kassaflöde (dåligt kassaflöde är anges som skäl till detta. för 82% av småföretagens konkurser), så moduluscheckar ger dig möjlighet att skydda dessa viktiga intäktsströmmar.
En annan fördel med moduluscheckning är att du kan planera betalningar, eftersom det ger en viss tillförlitlighet. Planerade betalningar är särskilt populära för organisationer som regelbundet samlar in pengar via autogiro, t.ex. prenumerationsbaserade företag som gym.
Om du samlar in papperslösa autogireringar är moduluscheckar numera obligatoriska. Systemet för papperslösa insamlingar (AUDDIS) kräver att moduluskontroller används för att validera bankuppgifter på försäljningsstället. Som en sidoanteckning kan nämnas att papperslösa Det har visats att att ge besparingar på upp till 1 miljard pund bara för den brittiska finanssektorn, så om du inför papperslösa insamlingar kan det ge dig en rejäl skjuts i kassan.
Skydda dina uppgifter
Det finns en fördel med modulkontroll som vi ännu inte har talat om. Den hjälper till att ta itu med mänskliga fel, eftersom den validerar alla bankuppgifter som personalen matar in i systemen. Det är alltför lätt att göra misstag, så mänskliga fel är ett stort problem för många organisationer. En av de Risker med att använda kalkylblad. - ett verktyg som ofta används för att skicka betalningar - är att 1 av 100 celler har ett fel. Det är också, uppgifterna visar att 25% av dataintrång orsakas av mänskliga fel, så modulkontroll är också ett verktyg mot bedrägerier.
För att få till stånd en god efterlevnad
Modulkontroller är också viktiga för att säkerställa överensstämmelse. Den regel som vi måste titta på här är EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Den ålägger dig att skydda personliga kunduppgifter, t.ex. bankuppgifter. Om du inte gör det kan du drabbas av böter som motsvarar antingen 4% av din totala globala omsättning eller 20 miljoner euro - beroende på vilket belopp som är högst. Detta innebär att moduluskontroller kan hjälpa dig att undvika betydande kostnader, eftersom de förhindrar den typ av mänskliga fel som kan leda till datastöld.
Ta reda på mer om GDPR med den här praktiska AccessPay-guide.
Varför AccessPay
Som en del av vår plattformAccessPay erbjuder den bästa programvaran i klassen för modulkontroller som du behöver för att hantera betalningar på ett effektivt sätt. Om den upptäcker fel, t.ex. en ogiltig sortkod eller ett ogiltigt kontonummer, när den kontrollerar betalningsfiler, kommer den att utfärda en varning. Du kan till och med klicka på varningen för att se vad problemet är, och vår programvara informerar dig också om att moduluskontrollen har misslyckats så att du kan vidta åtgärder.
Det finns en funktion som gör vår modulkontrollprogramvara ovärderlig för organisationer som måste behandla betalningar i tid. När modulkontrollen identifierar problembetalningar visas en knapp för att "undertrycka och fortsätta". Om du klickar på den kan du undertrycka transaktionen - de andra transaktionerna i filen kommer fortfarande att gå igenom medan du undersöker problemet, vilket begränsar eventuella störningar i dina betalningsprocesser. Du kan också lämna en anteckning där du informerar dina kollegor om problemet.