I hela Storbritannien håller automatiseringen på att smyga sig in i alla aspekter av kommersiell verksamhet. Inom sektorer som tillverkning och callcenter är automatisering lika vanligt förekommande som kaffemaskiner och kopiatorer. Även i sektorer där automatiseringen är mindre utbredd finns den vanligtvis i någon form och befriar arbetstagarna från vardagliga, repetitiva och lågvärdiga uppgifter.
När det gäller företagens redovisnings- och finansavdelningar - ett område som har visat sig ge dramatiska fördelar - möter automatiseringen dock fortfarande visst motstånd. En stor del av detta motstånd kommer från små och medelstora företag som tror att deras storlek hindrar dem från att förverkliga den fulla potentialen i att digitalisera sin betalningsinfrastruktur.
I den här artikeln förklarar vi varför denna uppfattning i de allra flesta fall är helt felaktig.
Ju mindre intäkterna är, desto mindre är felmarginalen.
Eftersom de små och medelstora företagen i allmänhet har mindre kapital till förfogande och därmed mindre tolerans för fel jämfört med större företag måste de hantera sina kassaflöden med extra stor noggrannhet. Men ineffektiv fakturahantering och manuella processer för leverantörsreskontra gör att många förlorar pengar, ofta varje månad.
Förluster på grund av mänskliga fel vid manuell datainmatning kan ackumuleras, och borttappade fakturor eller långvariga godkännanden innebär att räkningar ofta betalas sent eller inte alls. Följden blir skadade leverantörsrelationer, uteblivna rabatter för tidig betalning och till och med avgifter för sena betalningar.
Naturligtvis är den enorma tidsåtgång som krävs för att upprätthålla ett sken av ordning och reda i detta virrvarr av pappersarbete och hektisk datainmatning en viktig faktor. Anställda kan slösa timmar varje vecka på att arkivera fakturor, matcha dem med inköpsordernummer, jaga betalningar och låsa in ledningen för att få rätt signaturer. Timmar som skulle kunna användas till verklig, värdeskapande verksamhet.
Den här tidsåtgången, tillsammans med de påtagliga kostnaderna för försenade betalningar och uteblivna rabatter, uppgår till ett kontantvärde som skulle få många ledare i små och medelstora företag att rysa när de får veta det.
Fördelarna med automatiserade betalningar för små och medelstora företag
De små och medelstora företagens fördelar med automatiserade betalningar skiljer sig inte från de större organisationernas och kan i stort sett delas in i tre kategorier:
Kostnadsbesparingar
- Snabbare behandling innebär att det blir möjligt att utnyttja rabatter för tidig betalning av fakturor.
- Möjligheten att få tillgång till betalningsmönster och rapporter innebär att de mest kostnadseffektiva leverantörerna kan identifieras och bättre avtal förhandlas fram.
- Eliminering av mänskliga fel - som är oundvikliga med manuella processer - minskar risken för dubbla och sena betalningar.
Förbättringar av verksamheten
- Medarbetarna kan fokusera på värdeskapande aktiviteter i stället för manuell datainsamling och att jaga pappersfakturor.
- Fakturor och deras aktuella status kan spåras när som helst.
- Kontorsutrymme kan sparas genom att lagra fakturor elektroniskt.
- Integrationen med befintliga ekonomisystem är enkel och inga systemförändringar behövs.
Konkurrensfördelar
- Kunderna kan få en bättre upplevelse, till exempel genom att acceptera betalningar från vilken plats som helst via en mobil enhet.
- Insikter om betalningsmönster ger bättre beslutsfattande och mer välgrundade strategier.
- En förbättrad förmåga att få tillgång till utländska marknader ger ytterligare möjligheter till tillväxt.
Varför tror vissa små och medelstora företag att de är "för små" för att införa en lösning för automatisering av betalningar?
När fördelarna med att införa en lösning för automatisering av betalningar presenteras i så tydliga termer kan man fråga sig varför något företag skulle använda sin storlek som en motivering för att fortsätta med föråldrade, manuella processer.
En av de viktigaste invändningarna mot införandet är naturligtvis kostnaderna. Många små och medelstora företag anser att utsikten att investera i en lösning för automatisering av betalningar är för skrämmande för att motivera den initiala utgiften. Kunskap, eller brist på kunskap, om hur man hanterar en lösning när den väl är integrerad är också ett problem.
Små och medelstora företag blir ofta överraskade när de får reda på att lösningar för automatisering av betalningar inte bara är billigare än de kanske trodde, utan att de även kräver endast grundläggande kompetens för att säkra stora besparingar och strategiska fördelar.
Små och medelstora företag som anser sig vara "för små" för att införa en lösning för automatisering av betalningar måste komma ihåg att allt är relativt i affärer. Ett litet eller medelstort företag med 10 anställda står inför samma centrala utmaningar som en mycket större organisation med över 300 anställda. Personalens löner och leverantörer måste fortfarande betalas i tid, kundbetalningar måste behandlas effektivt, bankrelationer måste konsolideras och kassan måste alltid vara synlig. Företagets storlek spelar ingen roll för hur viktigt det är att dessa funktioner fungerar korrekt.
Även om vissa ovetenskapligt påstår något annat, finns det är Det finns inget som är för litet. En person som arbetar hemifrån med att tillverka banderoller till bröllop och födelsedagsfester och som endast betjänar det lokala området kan klara sig utan en plattform för automatisering av betalningar. När ett sådant företag flyttar från vardagsrummet till kommersiella lokaler och börjar anställa andra blir det ett övertygande förslag.
Små och medelstora företag i den här typen av situation måste leta efter nischade leverantörer som erbjuder lösningar som specifikt tillgodoser deras betalningsbehov och ger ett övergripande mervärde som passar deras affärsmodell. Leverantörer som har en gedigen erfarenhet och en tydlig förståelse för små och medelstora företags behov är naturligtvis en bra utgångspunkt, men trenden går nu mot att alla leverantörer utformar skräddarsydda lösningar.
Även om det är sant att hemmabaserade egenföretagare sannolikt inte skulle känna av den fulla kraften hos en integrerad plattform för automatisering av betalningar, skulle de flesta företag som är större än så göra det. För dem som är osäkra eller inte övertygade börjar vägen till klarhet med ett enkelt mejl eller telefonsamtal.
Det kan vara den viktigaste frågan du har ställt på länge...