27 de Fevereiro de 2020

Você é pequeno demais para adotar a automação de pagamentos?

Em todo o Reino Unido, a automação está se infiltrando em todos os aspectos da atividade comercial. Em setores como fabricação e call centers, a automação é tão comum quanto as máquinas de café e fotocopiadoras. Mesmo em setores onde a automação é menos difundida, ela geralmente existe em alguma capacidade, aliviando os trabalhadores de tarefas rotineiras, repetitivas e de baixo valor.

No entanto, quando se trata de contabilidade corporativa e departamentos de tesouraria - uma área que tem demonstrado produzir benefícios dramáticos - a automação continua a enfrentar alguma resistência. Grande parte desta resistência vem de PMEs que acreditam que a sua dimensão as impede de realizar todo o potencial de digitalização das suas infra-estruturas de pagamentos.

Nesta peça, explicamos porque é que essa crença, na grande maioria dos casos, está muito errada.

Quanto menor for a receita, mais estreita é a margem de erro

Com um capital geralmente menos disponível e, portanto, menor tolerância ao erro em comparação com empresas maiores, as PME devem gerir os seus fluxos de caixa com diligência acrescida. No entanto, o processamento ineficiente de facturas e os processos manuais de contas a pagar fazem com que muitos percam dinheiro, frequentemente numa base mensal.

Perdas, devido a erro humano durante a entrada manual de dados, podem acumular e perder facturas ou aprovações demoradas, o que significa que as facturas são frequentemente pagas com atraso, ou não são pagas de todo. O resultado é a deterioração das relações com os fornecedores, a falta de descontos no pagamento antecipado e até mesmo a acumulação de encargos de pagamento atrasados.

É claro que, para sustentar este turbilhão de papelada e entrada de dados frenética, é o tempo necessário para reter alguma aparência de ordem. Os funcionários podem desperdiçar horas a cada semana arquivando faturas, combinando-as com números de ordens de compra, perseguindo pagamentos e bloqueando a administração para adquirir assinaturas apropriadas. Horas que podem ser gastas em atividades reais e de valor agregado.

Este dispêndio de tempo precioso, juntamente com os custos tangíveis dos encargos com atrasos de pagamento e descontos perdidos, equivale a um valor em dinheiro que faria estremecer muitos líderes de PMEs ao aprenderem.

Os benefícios da automatização dos pagamentos para as PME

Os benefícios para as PME da automatização dos pagamentos não são diferentes dos das grandes organizações e podem ser categorizados em três formas:

 Redução de custos

  • Maior velocidade de processamento significa que é possível aproveitar os descontos no pagamento antecipado de faturas
  • A capacidade de aceder a padrões de pagamento e relatórios significa que os fornecedores mais rentáveis podem ser identificados e melhores negócios negociados.
  • Eliminação do erro humano - inevitável com processos manuais - reduz o risco de pagamentos duplicados e atrasados

Melhorias operacionais

  • Os funcionários são libertados para se concentrarem em actividades de valor acrescentado em vez de se concentrarem na entrada manual de dados e na procura de facturas baseadas em papel.
  • As facturas e o seu estado actual podem ser rastreadas a qualquer momento
  • O espaço de escritório pode ser guardado através do armazenamento electrónico de facturas
  • A integração com os sistemas financeiros existentes é simples e não são necessárias alterações no sistema

Vantagem competitiva

  • Os clientes podem ter uma experiência melhorada, por exemplo, aceitando pagamentos de qualquer lugar através de um dispositivo móvel.
  • Percepções sobre os padrões de pagamento permitem uma melhor tomada de decisões e uma construção de estratégia mais informada
  • Uma maior capacidade de acesso aos mercados externos proporciona mais oportunidades de crescimento

Porque é que algumas PME pensam que são "demasiado pequenas" para adoptarem uma solução de automatização de pagamentos?

Quando os benefícios da adoção de uma solução de automação de pagamentos são apresentados em termos tão severos, levanta-se a questão de por que qualquer negócio colocaria seu tamanho como justificativa para persistir com processos manuais e desatualizados.

Previsivelmente, uma objeção chave à adoção envolve o custo. Muitas PMEs consideram a perspectiva de investir numa solução de automatização de pagamentos demasiado assustadora para justificar as despesas iniciais. O conhecimento, ou a falta dele, de como gerir uma solução uma vez integrada também é uma preocupação.

Muitas vezes é uma surpresa para as PMEs saber que não só as soluções de automatização de pagamentos são mais acessíveis do que talvez tenham percebido, como também exigem apenas uma competência básica para garantir grandes poupanças e vantagens estratégicas.

As PMEs que se consideram "demasiado pequenas" para adoptar uma solução de automatização de pagamentos devem lembrar-se que, nos negócios, tudo é relativo. Uma PME com 10 empregados enfrenta os mesmos desafios centrais uma organização muito maior com uma força de trabalho de mais de 300 empregados. Os salários dos funcionários e fornecedores ainda precisam de ser pagos a tempo, os pagamentos dos clientes ainda precisam de ser processados eficientemente, as relações bancárias ainda precisam de ser consolidadas e as posições de caixa ainda precisam de ser visíveis a todo o momento. O tamanho do negócio faz pouca diferença para o quão crítico é acertar estas funções.

Embora alguns possam afirmar desonestamente o contrário, há é tal coisa como ser muito pequeno. Uma pessoa que trabalha em casa fazendo bunting para casamentos e festas de aniversário e prestando serviços apenas na área local pode gerenciar sem uma plataforma de automação de pagamentos. Onde tal negócio migra da sala de estar para as instalações comerciais e começa a empregar outros, é quando se torna uma proposta convincente.

As PME neste tipo de situação precisam de procurar fornecedores de nicho que ofereçam soluções que respondam especificamente às suas necessidades de pagamento e forneçam um "valor acrescentado" global que se adeqúe ao seu modelo de negócio. Os provedores com um histórico e uma compreensão clara das necessidades das PMEs são obviamente um ponto de partida, mas a tendência agora é para que todos os provedores concebam soluções sob medida.

Portanto, embora seja verdade que os trabalhadores autônomos domiciliares provavelmente não sentiriam todo o poder de uma plataforma integrada de automação de pagamentos, a maioria das empresas maiores do que isso, muito mais do que isso. Para aqueles inseguros ou não convencidos, o caminho para a clareza começa com um simples e-mail ou telefonema.

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