In tutto il Regno Unito, l'automazione si sta insinuando in tutti gli aspetti dell'attività commerciale. In settori come la produzione e i call center, l'automazione è comune come le macchine per il caffè e le fotocopiatrici. Anche nei settori in cui l'automazione è meno pervasiva, di solito esiste in qualche modo, sollevando i lavoratori da compiti banali, ripetitivi e di basso valore.
Tuttavia, quando si tratta di dipartimenti di contabilità e tesoreria aziendali - un'area in cui è stato dimostrato che l'automazione produce benefici notevoli - l'automazione continua a incontrare una certa resistenza. Molte di queste resistenze provengono dalle PMI, che ritengono che le loro dimensioni impediscano loro di sfruttare appieno il potenziale della digitalizzazione delle infrastrutture di pagamento.
In questo articolo spieghiamo perché questa convinzione, nella stragrande maggioranza dei casi, è decisamente sbagliata.
Quanto più piccole sono le entrate, tanto più ridotto è il margine di errore.
Avendo generalmente meno capitale a disposizione e quindi una minore tolleranza all'errore rispetto alle grandi aziende, le PMI devono gestire i propri flussi di cassa con maggiore diligenza. Tuttavia, l'inefficienza dell'elaborazione delle fatture e i processi manuali di contabilità fornitori causano a molte di esse una perdita di denaro, spesso su base mensile.
Le perdite, dovute a errori umani durante l'inserimento manuale dei dati, possono accumularsi e le fatture smarrite o le lunghe approvazioni significano che le fatture vengono spesso pagate in ritardo, o non vengono pagate affatto. Il risultato è un rapporto danneggiato con i fornitori, la perdita di sconti sui pagamenti anticipati e persino l'accumulo di spese per i ritardi di pagamento.
Naturalmente, a sostenere questo vortice di scartoffie e di immissione frenetica di dati, c'è l'enorme quantità di tempo necessaria per mantenere una parvenza di ordine. I dipendenti possono sprecare ore ogni settimana per archiviare le fatture, farle coincidere con i numeri degli ordini di acquisto, rincorrere i pagamenti e contattare la direzione per ottenere i giusti consensi. Ore che potrebbero essere impiegate in attività reali e a valore aggiunto.
Questo dispendio di tempo prezioso, unito ai costi tangibili dei ritardi di pagamento e dei mancati sconti, equivale a un valore in denaro che farebbe rabbrividire molti dirigenti di PMI.
I vantaggi dell'automazione dei pagamenti per le PMI
I vantaggi dell'automazione dei pagamenti per le PMI non sono diversi da quelli delle organizzazioni più grandi e possono essere suddivisi in tre categorie:
Risparmio sui costi
- La maggiore velocità di elaborazione consente di sfruttare gli sconti per il pagamento anticipato delle fatture.
- La possibilità di accedere ai modelli di pagamento e ai report consente di individuare i fornitori più convenienti e di negoziare offerte migliori.
- L'eliminazione dell'errore umano, inevitabile con i processi manuali, riduce il rischio di pagamenti duplicati e in ritardo.
Miglioramenti operativi
- I dipendenti sono liberi di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto piuttosto che sull'inserimento manuale dei dati e sulla ricerca di fatture cartacee.
- Le fatture e il loro stato attuale possono essere monitorati in qualsiasi momento
- L'archiviazione elettronica delle fatture consente di risparmiare spazio in ufficio.
- L'integrazione con i sistemi finanziari esistenti è semplice e non richiede modifiche al sistema.
Vantaggio competitivo
- I clienti possono godere di un'esperienza migliorata, ad esempio accettando i pagamenti da qualsiasi luogo tramite un dispositivo mobile.
- Le informazioni sui modelli di pagamento consentono di prendere decisioni migliori e di elaborare strategie più informate.
- Una maggiore capacità di accedere ai mercati esteri offre ulteriori opportunità di crescita
Perché alcune PMI pensano di essere "troppo piccole" per adottare una soluzione di automazione dei pagamenti?
Quando i vantaggi dell'adozione di una soluzione per l'automazione dei pagamenti sono presentati in termini così netti, viene da chiedersi perché un'azienda dovrebbe giustificare le proprie dimensioni con il persistere di processi manuali obsoleti.
Prevedibilmente, una delle principali obiezioni all'adozione riguarda i costi. Molte PMI considerano la prospettiva di investire in una soluzione di automazione dei pagamenti troppo scoraggiante per giustificare la spesa iniziale. Anche la conoscenza, o la mancanza di conoscenza, di come gestire una soluzione una volta integrata è un problema.
Spesso le PMI si sorprendono nel constatare che le soluzioni di automazione dei pagamenti non solo sono più convenienti di quanto si pensasse, ma richiedono anche solo una competenza di base per garantire grandi risparmi e vantaggi strategici.
Le PMI che si considerano "troppo piccole" per adottare una soluzione di automazione dei pagamenti devono ricordare che negli affari tutto è relativo. Una PMI con 10 dipendenti deve affrontare le stesse sfide fondamentali di un'organizzazione molto più grande con oltre 300 dipendenti. Gli stipendi del personale e dei fornitori devono essere pagati puntualmente, i pagamenti dei clienti devono essere elaborati in modo efficiente, i rapporti bancari devono essere consolidati e le posizioni di cassa devono essere sempre visibili. Le dimensioni dell'azienda non fanno alcuna differenza per quanto riguarda la criticità di queste funzioni.
Anche se alcuni possono affermare in modo insincero il contrario, ci sono è una cosa troppo piccola. Una persona che lavora da casa realizzando festoni per matrimoni e feste di compleanno e servendo solo l'area locale può fare a meno di una piattaforma di automazione dei pagamenti. Quando un'attività di questo tipo passa dal salotto di casa a locali commerciali e inizia a dare lavoro ad altre persone, diventa una proposta interessante.
Le PMI che si trovano in questo tipo di situazione devono cercare fornitori di nicchia che offrano soluzioni che rispondano specificamente alle loro esigenze di pagamento e forniscano un "valore aggiunto" complessivo adatto al loro modello di business. I fornitori che hanno un'esperienza consolidata e una chiara comprensione delle esigenze delle PMI sono ovviamente un punto di partenza, ma la tendenza attuale è quella di creare soluzioni su misura per tutti i fornitori.
Quindi, se è vero che i lavoratori autonomi con sede a casa probabilmente non percepirebbero tutta la potenza di una piattaforma integrata di automazione dei pagamenti, la maggior parte delle aziende di dimensioni maggiori lo farebbe eccome. Per coloro che sono incerti o poco convinti, la strada verso la chiarezza inizia con una semplice e-mail o una telefonata.
Potrebbe essere la domanda più importante che avete fatto da molto tempo a questa parte...