È fondamentale per la vostra organizzazione gestire i pagamenti in modo efficiente, in modo che le vostre operazioni funzionino come un orologio. Molte aziende scelgono di inviare pagamenti in batch perché più veloci, ma questo crea il rischio di errori umani e frodi. Per risolvere questo problema è stato sviluppato uno strumento: il controllo del modulo.
Controllo del modulo 101
In poche parole, i controlli di modulo vengono eseguiti per assicurarsi che i pagamenti non vengano effettuati in modo errato o fraudolento. Vengono utilizzati per convalidare i numeri di conto e i codici di smistamento, in genere confermando che possono essere abbinati tra loro secondo i criteri stabiliti dall'istituto finanziario che li ha emessi.
In teoria, se il numero di conto e il codice di selezione sono convalidati da un controllo del modulo, devono appartenere al pagatore/ beneficiario che li ha forniti, il che significa che la transazione è stata effettuata legittimamente. C'è una distinzione da fare. I controlli modulari dicono solo che esiste un conto bancario. Non verificano che i dati appartengano all'ordinante/al beneficiario, cioè che sia il proprietario del conto bancario.
Ecco come funziona
Abbiamo capito la teoria, ma per capire il controllo del modulo dobbiamo vedere come funziona in pratica. Questo strumento convalida i dati bancari applicando un algoritmo matematico al numero di conto e/o al codice di selezione, verificando i risultati rispetto a una serie di criteri predefiniti per assicurarsi che siano legittimi. Vale la pena di notare che gli istituti finanziari hanno le loro regole e i loro codici per i controlli di tipo modulistico: solo Bacs ne ha più di 60 per il controllo di tipo modulistico degli addebiti diretti e degli accrediti diretti.
Per saperne di più sugli schemi di pagamento del Regno Unito come Bacs, consultate il nostro sito Guida ai pagamenti per principianti.
Quali sono i vantaggi?
Questo ci porta alla seconda domanda che questo blog vuole affrontare. Perché il controllo del modulo è importante? Fondamentalmente, offre diversi vantaggi che facilitano l'elaborazione dei pagamenti in modo sicuro ed efficiente.
Forse la cosa più ovvia è che vi aiuta a evitare i pagamenti non corretti (e le relative commissioni, che variano da banca a banca), evidenziando automaticamente e in anticipo le coordinate bancarie non valide. I pagamenti non corretti potrebbero destabilizzare il vostro flusso di cassa (un flusso di cassa insufficiente è citato come motivo per 82% dei fallimenti delle piccole imprese), quindi i controlli modulari vi offrono i mezzi per proteggere questi flussi di entrate vitali.
Un altro vantaggio del controllo modulare è la possibilità di programmare i pagamenti, che offre un certo grado di affidabilità. I pagamenti programmati sono particolarmente apprezzati dalle organizzazioni che raccolgono regolarmente fondi tramite addebito diretto, ad esempio le aziende che si basano su abbonamenti come le palestre.
Inoltre, se si raccolgono addebiti diretti senza carta, i controlli di modulo sono ora obbligatori. Il sistema di riscossione senza carta (AUDDIS) richiede l'uso di controlli di modulo per convalidare i dati bancari nel punto vendita. Come nota a margine, il passaggio alla modalità paperless è stato dimostrato di risparmiare fino a 1 miliardo di sterline solo per il settore finanziario del Regno Unito, quindi l'adozione di raccolte senza carta potrebbe far lievitare le vostre casse.
Protezione dei dati
Il controllo del modulo presenta un vantaggio di cui non abbiamo ancora parlato. Aiuta a contrastare l'errore umano, in quanto convalida tutti i dati bancari inseriti nei sistemi dal personale. È fin troppo facile commettere errori, quindi l'errore umano è un grosso problema per molte organizzazioni. Uno dei rischi dell'uso dei fogli di calcolo - uno strumento spesso utilizzato per l'invio di pagamenti - è che 1 cella su 100 presenta un errore. Inoltre, i dati mostrano che il 25% delle violazioni di dati sono causate da errori umani, quindi il controllo del modulo serve anche come strumento contro le frodi.
In nome della conformità
I controlli di modulo sono importanti anche per la conformità. La norma da prendere in considerazione è il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE. Tale regolamento impone di proteggere i dati personali dei clienti, come ad esempio i dati bancari. In caso contrario, potreste incorrere in multe pari al 4% del vostro fatturato globale totale o a 20 milioni di euro, a seconda del valore più alto. Ciò significa che i controlli modulari possono aiutarvi a evitare costi significativi, in quanto prevengono il tipo di errore umano che potrebbe portare al furto di dati.
Per saperne di più sul GDPR, consultate questo pratico documento. Guida AccessPay.
Perché AccessPay
Come parte di la nostra piattaformaAccessPay offre il miglior software di controllo dei moduli di cui avete bisogno per elaborare i pagamenti in modo efficiente. Se durante il controllo dei file di pagamento individua un errore, ad esempio un codice di selezione o un numero di conto non valido, emette un avviso. È possibile fare clic sull'avviso per vedere qual è il problema e il nostro software vi informerà anche che il controllo del modulo non è andato a buon fine, in modo che possiate prendere provvedimenti.
Una caratteristica rende il nostro software di controllo del modulo prezioso per le organizzazioni che devono elaborare i pagamenti in modo tempestivo. Quando il controllo del modulo identifica pagamenti problematici, appare un pulsante "sopprimi e procedi". Facendo clic su di esso, è possibile sopprimere la transazione - le altre del file continueranno ad essere eseguite mentre si indaga sul problema, limitando le interruzioni dei processi di pagamento. È anche possibile lasciare una nota per informare i colleghi del problema.