Trasformazione finanziaria sbloccata

EP 1: Migliorare l'efficienza della contabilità fornitori con Charlotte Newman

Il 9 dicembre, AccessPay ha ospitato la puntata inaugurale del suo Trasformazione finanziaria sbloccata serie.

Titolo Migliorare l'efficienza della contabilità fornitoriL'evento virtuale - ospitato su LinkedIn Live - ha dato il via alla serie di live stream in corso e, in collaborazione con Software Compleat, ha discusso le migliori pratiche dei moderni processi di contabilità fornitori.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4: questo file audio DvQZynEQ8e4 è stato trascritto automaticamente da Sonix con il migliori algoritmi speech-to-text. Questa trascrizione può contenere errori.

Tom Livock:
Salve, buongiorno e un caloroso benvenuto a questa prima puntata della nostra nuova serie, Finance Transformation Unlocked. Mi chiamo Tom Livock. Sono di Access Pay. Stiamo invitando figure chiave e aziende del mondo della finanza e della tesoreria a raccontarci le loro esperienze di modernizzazione e automazione delle operazioni finanziarie. Speriamo che queste discussioni siano utili a quelle organizzazioni che cercano di migliorare i processi esistenti e di aumentare la loro efficienza. Ospiteremo la serie in diretta su LinkedIn e il contenuto registrato sarà disponibile su richiesta su YouTube e come podcast per i nostri spettatori e ascoltatori. Un link sarà condiviso sul nostro sito web dopo l'evento. Se avete domande, utilizzate la chat a destra e risponderemo alle domande di questo primo evento. Diamo il benvenuto a Charlotte Newman, responsabile delle vendite di Compleat Software.

Charlotte Newman:
Buongiorno, Tom, grazie per l'invito, sono davvero entusiasta di essere qui per dare il via a questa serie.

Tom Livock:
Sì, è fantastico. Grazie, Charlotte. Compleat è un nuovo partner di AccessPay, specializzato nella fornitura di soluzioni per l'automazione della contabilità fornitori e voce e per il purchase to pay. Se AccessPay si colloca tra un sistema di ufficio spec aziendale e la banca, Compleat si colloca di fronte al loro sistema ERP o di back office, fornendo un servizio di approvazione delle fatture o degli acquisti. Oggi abbiamo invitato Charlotte per condividere alcune best practice nei moderni processi di contabilità fornitori e, nei prossimi 30 minuti circa, discuteremo di come i team finanziari e in particolare la contabilità fornitori si stiano adattando ai nuovi modi di lavorare in remoto e di come i clienti stiano preparando le soluzioni per il futuro anche in vista del 2020, soprattutto con le notizie di ieri di Boris. Quindi, senza ulteriori indugi, Charlotte, come è cambiata la contabilità fornitori?

Charlotte Newman:
Credo che, soprattutto negli ultimi 18 mesi circa, abbiamo visto che il modo in cui lavoriamo come aziende ha dovuto cambiare radicalmente e, di conseguenza, anche il processo di AP ha dovuto cambiare. C'è stato un enorme spostamento verso il lavoro ibrido, in particolare dopo la scorsa notte. Questa è una sorta di nuova normalità, il che significa che le operazioni finanziarie hanno dovuto cambiare e adattarsi per consentire a questa funzione di continuare a funzionare con successo. Quindi il cambiamento più grande, sicuramente, e l'impatto è stato proprio in quest'area.

Tom Livock:
E quali sono i problemi che le operazioni finanziarie devono affrontare con il lavoro a distanza o ibrido?

Charlotte Newman:
Tradizionalmente, i team di AP si trovavano in ufficio insieme, in un unico luogo, oppure si trattava di un processo manuale che prevedeva la stampa delle fatture, l'avvicinamento ai colleghi per fare domande, la consegna delle fatture sulle scrivanie per la firma, una chiacchierata davanti a una tazza di tè. Tutto questo era molto normale. E sebbene un processo manuale di questo tipo abbia sempre richiesto molto tempo, oggi vediamo che è diventato ancora più insostenibile. Parliamo con molte aziende che passano all'uso dell'e-mail come opzione predefinita per la gestione del processo di fatturazione, per controllare l'analisi finanziaria, la codifica e l'approvazione. Ma il problema che riscontriamo è la mancanza di visibilità e di controllo. Non c'è un controllo su dove sono le transazioni, cosa è successo finora, cos'altro deve succedere o perché? Questo lascia la finanza all'oscuro di tutto, ma non fornisce nemmeno visibilità o informazioni in tempo reale ad altri attori chiave dell'azienda. Quindi, per impostazione predefinita, credo che il problema principale sia che si tratta di un processo molto scollegato.

Tom Livock:
Quindi la mancanza di visibilità, di controllo, di processi disarticolati e il fatto che richieda molto tempo sono un problema reale per i team finanziari. Ma qual è l'impatto reale per i team finanziari?

Charlotte Newman:
L'impatto si manifesta in una serie di problemi diversi. Potrebbe trattarsi di ritardi nei pagamenti, in cui le fatture non vengono viste ed elaborate abbastanza velocemente, oppure di fatture duplicate perché i fornitori le inseguono o le ricevono. E tutto ciò si ripercuote su aspetti come rateizzazioni di fine mese problematiche o imprecise, perché la finanza non sa o non può vedere esattamente con cosa sta lavorando perché non dispone di informazioni in tempo reale. Anche le note via e-mail e simili non forniscono aggiornamenti sullo stato in tempo reale. E credo che il problema principale sia la mancanza di visibilità delle spese eccessive prima che vengano impegnate, perché gli acquisti vengono appena effettuati. Quindi vediamo che la prima volta che la finanza ha una visione di ciò che viene acquistato e dove viene speso il denaro è quando arriva la fattura. A causa di questo processo incredibilmente disarticolato, manca una vera e propria supervisione e la finanza diventa solo un'amministrazione. Devono solo registrare la fattura e farla pagare in quella fase. E i team finanziari hanno compiti operativi molto più importanti su cui vorrebbero e dovrebbero concentrarsi. E questo tipo di processo può avere un impatto sulle loro risorse di tempo, ma anche sulla qualità dei dati che forniscono nell'ambito delle responsabilità di reporting mensile alla dirigenza. La finanza deve essere in grado di avere un'istantanea accurata in qualsiasi momento di ciò che sta accadendo, e questo è incredibilmente difficile con questo tipo di processo manuale frammentato.

Tom Livock:
Sì, come dice lei, è una vera sfida, vero? Ma presumo che ci sia un impatto anche sull'attività più ampia?

Charlotte Newman:
Sì, assolutamente. Sempre più spesso gli acquisti vengono effettuati dal personale dove si trova e gli articoli vengono consegnati a casa o a distanza. E poi il problema è assicurarsi che le fatture vengano inviate tempestivamente al team AP. Quindi qualcosa che dovrebbe essere semplice e facile è diventato molto più difficile. Inoltre, stiamo assistendo a un aumento degli acquisti da fornitori online, spesso con carta di credito anziché con conto aziendale, perché per i membri del personale è più facile e familiare. E finiscono per rivendicare questi costi come spese alla fine del mese. Tutto ciò si traduce in una mancanza di supervisione per la finanza e in un carico di lavoro aggiuntivo per loro, ma anche i responsabili del budget e i direttori di dipartimento non hanno una visione reale di ciò che viene speso dai loro team con quali fornitori, e se c'è stata una due diligence nella scelta di quel fornitore? E poi, in che modo ciò influisce sul budget del loro team? Quindi, anche se cercano di essere incredibilmente scrupolosi nel tracciare le cose su fogli di calcolo e così via, non saranno mai in tempo reale o abbastanza precisi quando si tratta di usare quei dati per prendere decisioni informate. E tutto questo ha un impatto enorme sull'azienda in senso lato, al di fuori della finanza.

Tom Livock:
Sì, lo capisco bene. Quindi non si tratta solo di un problema finanziario che Compleat sta affrontando. Si tratta di aiutare anche l'azienda nel suo complesso. Sì. E, secondo la sua esperienza, quali sono i fattori chiave che spingono i dipendenti a lavorare in azienda? In base alla sua esperienza, quali sono i principali fattori di cambiamento quando un cliente o un potenziale cliente si rivolge a lei? Quali sono i fattori chiave che cercano quando si rivolgono a voi?

Charlotte Newman:
Credo quindi che ci siano tre temi comuni di cui parleremo. Il primo, il più importante, è il desiderio di eliminare i processi manuali. E questo a partire dalla digitazione delle fatture, dall'assegnazione manuale della codifica finanziaria a ogni fattura che arriva o dalla gestione di pile di carta da stampare e scansionare di nuovo e di fatture con firme fisiche, come dire, parliamo quotidianamente con i membri dei team finanziari che stanno raggiungendo la fine della loro vita. Non hanno tempo per gestire quello che già hanno, per non parlare di qualsiasi tipo di aumento della domanda dal punto di vista delle app. E non vogliono o non possono permettersi di assumere altre risorse umane per gestire il problema. In definitiva, le aziende sanno che non è il modo più conveniente per continuare. Ci sono membri del team qualificati e di talento che svolgono compiti che in ultima analisi un software potrebbe automatizzare. Quindi il desiderio di utilizzare al meglio le risorse umane esistenti e di ridurre o eliminare gli elementi manuali del loro carico di lavoro è il primo fattore che vediamo. Il secondo, direi, è il desiderio e la necessità di avere maggiore visibilità e controllo. Ne ho già parlato un po', ma le aziende hanno bisogno di avere visibilità su ordini e fatture. Capire dove si trova una transazione, dove si trova e sapere con chi si trova e perché. Inoltre, devono essere in grado di sapere cosa viene speso, con chi viene speso, lo stato di avanzamento, se i beni o i servizi sono stati effettivamente ricevuti e come è stata approvata la fattura.

Charlotte Newman:
E poi, da un punto di vista aziendale più ampio, sapete come quella fattura sia passata al finanziamento per quattro pagamenti? Direi che il terzo riguarda la riduzione dei costi. Non è quindi una sorpresa che molte aziende abbiano sentito la pressione negli ultimi 18 mesi o giù di lì. Quando parliamo di costi, l'approccio è duplice. Il primo è il costo del tempo delle persone, di cui abbiamo già parlato, ma anche il costo letterale della spesa. Ridurre i costi aziendali è un obiettivo storico comune. Ma negli ultimi tempi le aziende sono sempre più sotto pressione. Abbiamo problemi di catena di approvvigionamento. Potenzialmente ci sono problemi di personale. Quindi il problema diventa sempre più importante per le aziende. E la domanda principale è: cosa possiamo fare per ridurre i costi? Penso quindi che queste aree di interesse confluiscano in molti processi finanziari diversi all'interno di un'azienda. Ovviamente io guardo a questo aspetto dal punto di vista della contabilità fornitori, ma sarei curioso di conoscere il vostro punto di vista. Tom, per quanto riguarda i pagamenti, quali sono i fattori chiave quando un'azienda guarda ad AccessPay, sono abbastanza simili?

Tom Livock:
Sì, ha assolutamente ragione. Ci concentriamo su diversi tipi di pagamento. Ma per restare in tema, parliamo forse della contabilità fornitori. Il motivo per cui un'azienda potrebbe rivolgersi ad AcessPay è che attualmente utilizza i portali bancari o l'online banking. Il motivo per cui si rivolgono a noi è l'efficienza di cui avete già parlato. Per esempio, un team che si occupa di contabilità, potrebbe utilizzare l'online banking per caricare manualmente un file nella propria banca. Ovviamente si tratta di un processo manuale e la possibilità di farlo comporta un risparmio in termini di efficienza, mentre noi parliamo di AcessPay come della prossima generazione di corporate banking in grado di automatizzare questo processo. Ma a parte l'aspetto dell'efficienza, ci sono altri due elementi chiave, il primo dei quali è la sicurezza. Le aziende forniscono l'accesso alla propria banca. In pratica, sono banche che utilizzano l'online banking per i loro dipendenti per effettuare i pagamenti. Naturalmente noi ci fidiamo dei nostri dipendenti, ma allo stesso tempo il team di sicurezza dell'azienda dirà: "Non potete più usare l'online banking. Dovete trovare un altro mezzo perché non è un metodo sicuro per effettuare un pagamento al giorno d'oggi. Quindi si rivolgeranno ad AccessPay per l'automazione, in modo da eliminare la necessità dell'online banking e dei portali bancari per consegnare automaticamente il file alla banca. L'altra ragione è l'errore umano. Forse non è così comune come altre cose, ma è sufficiente modificare il valore. Ad esempio, se c'è una cifra sbagliata o se il numero di conto con codice di ordinamento è leggermente errato, o se cambio il nome del beneficiario, in modo che non sia il beneficiario corretto, il file potrebbe essere rifiutato dalla banca. O peggio ancora, il file potrebbe essere elaborato dalla banca e avere un valore 10 volte superiore a quello che dovrebbe avere, o anche di più. Queste sono le tre aree in cui un'azienda si rivolge a noi.

Charlotte Newman:
Sì, credo che sia molto simile in termini di operazioni finanziarie in generale, di motivazioni, di desiderio di eliminare l'intervento manuale e il potenziale di errore umano. E questo aspetto, oltre a liberare risorse e a promuovere l'efficienza attraverso pratiche digitali il più possibile efficaci.

Tom Livock:
Sì, assolutamente. L'idea è che se c'è un sistema ERP, come Oracle, Sage o Microsoft, Compleat si colloca all'estremità anteriore del sistema per aiutare a gestire la contabilità fornitori e AccessPay si colloca dietro l'ERP per consegnare il file della contabilità fornitori alla banca. Sì. Quali sono le cose che le aziende hanno fatto o cercato di fare prima di trovare la soluzione completa o prima di venire da voi? Quali sono le cose che hanno cercato di fare per risolvere questi problemi?

Charlotte Newman:
L'ho già accennato prima, ma vediamo un sacco di e-mail, unità cloud, fogli di calcolo Excel, sono tutti strumenti molto comuni che usiamo come aziende. Ma si tratta di strumenti di ripiego, in quanto non sono progettati per ottimizzare il processo di contabilità fornitori. Le aziende hanno quindi dovuto adattarsi a una forza lavoro potenzialmente dispersa e stiamo assistendo a un ritorno dei livelli di attività in molti settori diversi. Le aziende stanno iniziando a pensare che se vogliamo mantenere questo modello di lavoro ibrido e a distanza, o se ne abbiamo bisogno, allora questi ripieghi che hanno implementato non sono necessariamente praticabili a lungo termine. È quindi necessario rivedere e implementare soluzioni digitali e automatizzate per garantire che queste aree possano continuare a evolversi e siano sostenibili in futuro, senza che ciò rappresenti una perdita di risorse finanziarie o di altre risorse interne fondamentali.

Tom Livock:
E quali sono le best practice che lei e il suo team consigliereste a questa azienda nel corso di un progetto di automazione delle funzioni di back office, come la contabilità fornitori, la finanza o gli approvvigionamenti?

Charlotte Newman:
Quindi, la best practice numero uno è il passaggio alle fatture digitali su tutta la linea. E invito chiunque stia guardando o ascoltando oggi a smettere di stampare le fatture, perché non solo è invisibile e costoso, ma fa male all'ambiente. Sappiamo che la sostenibilità è sempre più al centro dell'attenzione di molte aziende in tutti i settori e vediamo che oltre l'80% delle forniture per cui automatizziamo l'acquisizione dei dati delle fatture qui a Compleat sta già emettendo fatture in formato digitale PDF, quindi non dovrebbe essere assolutamente necessario stamparle. Questa è la migliore pratica numero uno. Raccomandiamo inoltre di rivedere i processi degli ordini d'acquisto e suggeriamo alle aziende di cercare di emettere ordini d'acquisto anche per le spese indirette. Per esempio, il fabbisogno giornaliero di forniture per ufficio, perché può davvero cambiare le carte in tavola per l'azienda. Quindi, le migliori pratiche sono quelle di adottare metodi digitali per ottenere, ove possibile, l'approvazione e la tracciabilità delle approvazioni. Tutto questo rende la vita quotidiana un po' più semplice, ma è anche di supporto per cose importanti come le revisioni contabili. Quindi, in ultima analisi, si tratta solo di mantenere le cose semplici dal nostro punto di vista e di iniziare con queste pratiche digitali. Abbiamo già detto che Compleat si colloca nella parte anteriore dell'ERP, automatizzando il processo di acquisto e di pagamento, mentre in coda, ovviamente, dobbiamo far pagare le fatture e una soluzione come AccessPay si colloca dall'altra parte dell'ERP. Quindi, cosa consigliate dal punto di vista delle best practice?

Tom Livock:
Si torna quindi all'uso dei portali bancari e al fatto che i portali bancari erano una soluzione semplice perché un'azienda installava un sistema ERP, ad esempio, e poi cercava di capire come collegarsi alla banca e questo diventava troppo difficile o troppo costoso. Quindi la soluzione predefinita è OK. Quindi useremo un processo manuale e utilizzeremo il nostro team di contabilità fornitori o di tesoreria per effettuare i pagamenti. E questo non è proprio il caso, al giorno d'oggi. Non è un processo accettabile per tutti i motivi di cui abbiamo parlato. La nostra migliore pratica sarebbe quindi quella di eliminare il processo manuale con i portali bancari e di automatizzarlo il più possibile. Inoltre, ciò che tendiamo a vedere insieme ai pagamenti in uscita è che AccessPay è anche in grado di portare le informazioni sull'estratto conto. I dati dell'estratto conto bancario possono quindi essere utilizzati dall'azienda per riconciliare i conti da pagare che sono usciti dalla porta. Possono quindi inserire le informazioni sugli estratti conto nel loro sistema ERP e riconciliarle. E vediamo esattamente gli stessi processi in cui un'azienda utilizza l'online banking per scaricare le informazioni sugli estratti conto e poi utilizza un processo manuale con un foglio di calcolo Excel per riconciliare i dati nell'ERP. E anche in questo caso non è così, per tutte le ragioni di sicurezza, efficienza, errori manuali. Lo stesso vale anche per il ritorno, così come per il modo in cui la nostra contabilità è stata pagata.

Charlotte Newman:
Sì, decisamente. Non è sostenibile. E credo che le migliori pratiche di qualsiasi progetto di trasformazione finanziaria debbano prevedere soluzioni sostenibili per il futuro e scalabili anche per le aziende in crescita.

Tom Livock:
Sì, assolutamente. Hai detto che l'idea di smettere di stampare le fatture è quasi come se fosse uno striscione che sventola la bandiera: "Basta".

Charlotte Newman:
Assolutamente, per favore, per favore.

Tom Livock:
Sì. E aumentare gli ordini di acquisto, anche per le spese indirette. E l'idea di adottare pratiche digitali piuttosto che un processo arcaico con la carta o addirittura l'e-mail, pensando che l'e-mail sia un'alternativa. Come aiutate le aziende a raggiungere questi obiettivi di best practice con Compleat?

Charlotte Newman:
Perciò costruiamo con i nostri clienti un progetto molto personalizzato in base alle loro esigenze nelle aree chiave di interesse della loro attività. Ma, come ho detto, tutto inizia con l'acquisizione digitale dei dati delle fatture. È il fulcro di tutto il processo P2P e di contabilità fornitori. Le aziende possono quindi iniziare da lì. Non hanno bisogno di adottare tutti gli elementi della soluzione in un'unica soluzione. Se l'implementazione di qualcosa di completo sembra un po' scoraggiante o irraggiungibile, consigliamo di iniziare a concentrarsi sul problema della gestione delle fatture, che di solito è il primo dell'ordine del giorno, e tutto il resto può seguire attraverso un approccio stratificato all'automazione, una volta che questo nucleo è stato realizzato. L'automazione della contabilità fornitori non è una novità. Ci sono molte soluzioni diverse sul mercato che offrono elementi di questo processo. Sebbene Compleat sia in grado di offrire una soluzione completa, chi sta guardando o ascoltando oggi potrebbe pensare: "Beh, abbiamo già alcuni elementi di questo processo in atto, quindi forse gli ordini di pagamento vengono emessi all'interno del loro ERP o di un'altra soluzione di terze parti specifica per il settore, e in realtà Compleat può gestirli attraverso l'integrazione".

Charlotte Newman:
Quindi questo aspetto non deve necessariamente cambiare. Ma la domanda che ci poniamo è: se questo vale solo per le quattro spese dirette, per gli ordini che vengono raccolti, che dire delle spese indirette? Come gestite le forniture online che di solito non rientrano in questo processo? Raccomandiamo di esaminare questo aspetto, perché è inevitabile che si verifichino spese che noi definiremmo "irregolari" o "invisibili" al di fuori di questo processo. Quindi, dal punto di vista di Compleat, offriamo deliberatamente un menu di funzioni ed elementi del nostro software che consente alle aziende di prendere tutto fin dal primo giorno e di effettuare una sorta di cambiamento "Big Bang", se questo è ciò di cui hanno bisogno, oppure di cercare di stratificare gli elementi di automazione in una fase di implementazione o di progetti. Il nostro obiettivo è quindi quello di supportare le aziende nelle loro specifiche aree di sofferenza e di concentrarci su ciò che è importante e più rilevante per loro. E questo è sicuramente il modo migliore per ottenere ciò che è necessario.

Tom Livock:
Quindi sembra che se venissi da Compleat, invece di offrire un grande cambio di banca, potreste offrire un approccio personalizzato in base alle mie esigenze.

Charlotte Newman:
Sì, certo.

Tom Livock:
E in che modo l'adozione di questo modo di lavorare può davvero favorire il finanziamento dei punti che abbiamo sollevato in precedenza?

Charlotte Newman:
Quindi credo che la cosa fondamentale da dire sia che questo modo di lavorare non è sicuramente solo a vantaggio delle finanze. Anche se, come sapete, il ritorno sull'investimento per la finanza può essere molto rapido e tangibile dal punto di vista delle risorse. Ma ha anche un impatto e dei vantaggi per gli stakeholder operativi di tutta l'azienda. Vorrei quindi parlare di un recente caso di studio con uno dei nostri clienti. Si tratta di un cliente chiamato White Horse Federation, un trust multi accademico di 37 scuole con sede nel Wiltshire. Erano molto interessati a lavorare sull'ottimizzazione della spesa all'interno della loro azienda. Ma il loro ostacolo nell'intraprendere questa attività era rappresentato dalla mancanza di capacità di applicare le best practice nell'identificazione dei fornitori e degli articoli preferiti. La loro priorità con noi era quindi l'implementazione di una soluzione che permettesse loro non solo di identificare, ma soprattutto di ottenere risparmi su ciò che stavano già spendendo. Il modo in cui lo abbiamo fatto con loro è stato l'adozione dell'acquisto online integrato da parte di tutto il personale. È uno strumento e una funzione che abbiamo all'interno del nostro software. E ci hanno riferito che, poiché la soluzione da noi fornita aveva un'esperienza utente e un'interfaccia semplici, l'adozione da parte dell'utente finale non è stata un ostacolo per loro, e ora l'hanno estesa a quasi trecento membri del personale.

Charlotte Newman:
E il modo in cui funziona è che ogni membro del personale ha accesso a una pratica di acquisto più conveniente e più rapida, utilizzando fornitori online che già conosceva. Un anno fa, ad esempio, un'attività su Amazon. Per la Whitehorse Federation, quindi, non solo ha snellito la funzione amministrativa dal punto di vista finanziario, ma ha permesso a tutti i suoi utenti finali di accedere a informazioni essenziali e di prendere decisioni più informate rispetto al budget disponibile, al momento di presentare o approvare le richieste di acquisto. È interessante notare che una recente analisi condotta da Compleat ha dimostrato che le aziende possono acquistare in media il 32% in meno da Amazon rispetto ai fornitori esistenti. Questo è solo un esempio dell'impatto che può avere la collaborazione con i fornitori online. Il risultato principale è stato il fatto di poter risparmiare in modo tangibile grazie all'utilizzo di Compleat e la funzione di contabilità fornitori ha permesso di risparmiare una quantità enorme di tempo e di concentrarsi su attività più importanti, raggiungendo così gli obiettivi del progetto che si erano prefissati.

Tom Livock:
Sembra davvero interessante. Lei ha accennato, credo che ne abbia parlato prima, che il venticinque per cento che mostra in questa diapositiva è legato al processo manuale, ai miglioramenti manuali, all'automazione per migliorare l'efficienza all'interno del team finanziario. Quindi di fatto un FTE, un risparmio di costi equivalenti a tempo pieno. Ma ne ha parlato anche lei, dicendo che c'è stato un miglioramento del 32%. Inoltre, credo che questo si aggiunga al venticinque per cento. Se mi rivolgo a qualcuno come Amazon, se ho capito bene.

Charlotte Newman:
Sì, assolutamente. Se consideriamo quel 32% che abbiamo identificato con le aziende Amazon, per esempio, in Compleat elaboriamo fatture per un valore di miliardi di sterline attraverso il nostro strumento di acquisizione dati e inseriamo questi dati in quello che chiamiamo data lake. E classifichiamo i fornitori in base alle categorie standard di approvvigionamento e possiamo esaminare gli articoli. L'analisi che abbiamo fatto con Amazon business consisteva quindi nell'esaminare gli articoli che le aziende già acquistavano da altri fornitori e nell'individuare se potevano acquistarli a un prezzo inferiore da un fornitore come Amazon business, e così è stato. E credo che l'aspetto chiave anche in questo caso, quando si parla di fornitori online, sia il consolidamento dei fornitori. L'utilizzo di uno strumento di acquisto o di uno strumento di approvvigionamento digitale consente di vedere esattamente con chi si sta acquistando. Può capitare che le aziende abbiano 25 fornitori diversi per quanto riguarda le forniture per ufficio e che non ci sia coerenza nel costo di questi articoli. In realtà, se si consolida il tutto e lo si affida a un fornitore come Amazon o Lyrica, si possono ottenere risparmi semplicemente acquistando le stesse cose che si stanno già acquistando.

Tom Livock:
Quindi, il 25% citato nella diapositiva è fondamentalmente quello che si potrebbe vedere come minimo e il risparmio complessivo potrebbe essere significativamente più alto.

Charlotte Newman:
Tutto qui. Quindi il 25% è di fatto un benchmark. Così possiamo, come ho detto, classificare i fornitori e fornire esempi standard di benchmark: se state spendendo x y z, potreste cercare di risparmiare questo importo in questa particolare categoria passando a fornitori online.

Tom Livock:
Ottimo. Quindi, se nello scenario di Whitehorse di cui stiamo parlando, qual è stato il motivo per cui hanno scelto Compleat, perché sono venuti da voi?

Charlotte Newman:
Si sono rivolti a noi perché avevano bisogno di una soluzione end-to-end, non solo per la contabilità fornitori, ma che permettesse di gestire il lato digitale degli acquisti. La loro area di interesse principale era il fatto che volevano essere in grado di intraprendere progetti di ottimizzazione dei costi. Per farlo, avevano bisogno di una soluzione che permettesse loro di accedere a tutti quei dati di spesa avanzati attraverso l'acquisizione dei dati delle fatture, ma anche di applicare le best practice a tutti i loro utenti finali. Ecco perché lo strumento di acquisto online è un modo davvero eccezionale per far sì che gli utenti si entusiasmino e utilizzino rapidamente un nuovo software. È semplice e diretto. C'è un'applicazione mobile in dotazione, quindi non è un processo enorme e macchinoso e l'utilizzo dell'acquisto online e della soluzione Compleat ha permesso loro di farlo.

Tom Livock:
Quindi, sì, sembra che abbiate un ottimo cliente e un'ottima referenza. Abbiamo ancora pochi minuti, quindi potremmo rivolgerci al pubblico e chiedere se ci sono domande da parte del pubblico? Perfetto. Diamo un'occhiata. C'è una società di media con sede a Manchester. Sembra una domanda di Sarah, e hanno un sistema ERP Oracle. Potete integrarlo con Oracle?

Charlotte Newman:
Sì, Sarah. Assolutamente sì. Compleat può integrarsi con qualsiasi software ERP o di contabilità in uso, sia attraverso un'integrazione esistente, che chiameremmo "out of the box", pre-costruita, sia con le API che circondano la nostra applicazione e che ci permettono di configurare l'alimentazione dei dati con qualsiasi software di contabilità o ERP in uso.

Tom Livock:
Ottimo. E la domanda di Peter di Doncaster. Lavora per una piccola azienda manifatturiera e chiede se Compleat è adatto a una piccola impresa, perché sembra che abbiamo parlato di un mercato potenzialmente medio. E abbiamo anche menzionato Oracle, che tende a essere un settore più grande del mercato, quindi Compleat è adatto sia a una piccola impresa che a un'impresa più grande?

Charlotte Newman:
Sì, grazie. Grazie per la domanda, Peter. E lo è assolutamente. Credo che l'aspetto fondamentale che offre la soluzione completa sia quello di poter essere implementata in base alle vostre esigenze e alle dimensioni della vostra azienda. Sia che si tratti di una PMI che di una grande azienda. E questo grazie al menu di scelta che ho già menzionato. Non è necessario prendere l'intera soluzione, si può iniziare da piccoli e anche iniziare con questo tipo di progetti di automazione quando si è in una fase di business più piccola, se si sta cercando di crescere, non c'è momento migliore per guardare all'automazione che in quel momento, perché quando si cresce, quei processi sono già in atto e non si fa affidamento sull'assunzione di personale aggiuntivo. Ma sì, assolutamente ottimo anche per le piccole imprese.

Tom Livock:
È appena arrivata un'altra domanda sul caso di studio, il caso di Whitehorse. Lei ha menzionato l'attività di Amazon a Los Angeles, sì. Con quali fornitori online può lavorare Compleat?

Charlotte Newman:
Sì, è un'ottima domanda. Ho citato Amazon Business e Lyrica, e abbiamo altre integrazioni esistenti con aziende del calibro di Commercial, YPO e Brown's Books, ma una cosa di cui siamo davvero entusiasti, che al momento è in fase beta e sarà rilasciata formalmente nel 2022, è che stiamo costruendo un'estensione per Chrome che consente di facilitare gli acquisti online all'interno del nostro prodotto con quasi tutti i rivenditori online. Così, in futuro, i clienti potranno dirci: ecco i nostri cinque principali fornitori online. Possiamo creare delle integrazioni con loro? E noi diremo: assolutamente sì, e continueremo a sviluppare questo mercato online all'interno della nostra piattaforma.

Tom Livock:
Sembra quindi che abbiate un modo molto flessibile di lavorare non solo con i fornitori che avete già citato, ma con molti, molti fornitori diversi, a seconda di ciò che i vostri clienti desiderano.

Charlotte Newman:
Sì, assolutamente. Consentire ai clienti di stabilire cosa è meglio per loro e per i fornitori con cui vogliono lavorare.

Tom Livock:
Sì, sono cosciente. Siamo in orario. Un'ultima domanda: qual è il suo punto di vista? Guardando nella sua sfera di cristallo fino al 2022 e tenendo conto dell'annuncio di ieri sul Piano B, come si prospetta il 2022 per i debiti?

Charlotte Newman:
Penso che, insomma, lei abbia citato l'annuncio. Penso che assisteremo a un aumento della domanda di automazione, come nel caso degli acquisti e dei debiti, in quanto le aziende si concentrano maggiormente sulla semplificazione dei processi per consentire diversi stili di lavoro e anche sulla ricerca di ottenere il massimo dai loro budget e dalla loro forza lavoro. Penso quindi che vedremo temi molto simili mentre ci avviamo verso il 2022.

Tom Livock:
Ottimo. Grazie. Grazie, Charlotte. Grazie mille per esservi uniti a noi. Apprezzo molto il vostro sostegno e il vostro contributo.

Charlotte Newman:
Grazie, Tom.

Tom Livock:
E grazie al pubblico per essersi unito a noi. Vi verrà fornito il link. Se volete tornare a questo webinar, cliccate sul link. E se avete domande, rivolgetevi a me o a Charlotte e vi risponderemo. Quindi, senza ulteriori indugi, vi ringrazio per esservi uniti a noi e vi auguro una buona giornata.

Charlotte Newman:
Grazie a tutti.

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Che cosa è Trasformazione finanziaria sbloccata?

Trasformazione finanziaria sbloccata è la nuova serie di eventi di AccessPay che si svolge su LinkedIn Live.

Nati dalla carenza di eventi virtuali basati sulla finanza e sull'automazione, ci proponiamo di collaborare regolarmente con figure chiave e aziende del settore finanziario, offrendo sia leadership di pensiero che aspetti di interattività.

 

Cosa ha fatto Migliorare l'efficienza della contabilità fornitori Indirizzo?

Con l'avvicinarsi del 2022, i professionisti del settore finanziario e della contabilità fornitori stanno cercando di rendere le loro organizzazioni all'altezza del futuro per quanto riguarda l'acquisto e il pagamento dei beni.

I processi di contabilità e acquisto in remoto non sono scalabili: come si stanno adattando i team finanziari alle nuove modalità di lavoro in remoto?

In questa sessione, AccessPay e Compleat Software hanno discusso come mantenere il controllo e la visibilità dei processi manuali utilizzando l'acquisto online e l'automazione.

Insieme, ci siamo occupati di tutto, dalla fornitura di informazioni sulla spesa dei fornitori a una maggiore visibilità e controllo dei costi impegnati e delle rateizzazioni.

 

Chi ha parlato all'evento?

Finance Transformation Unlocked: Driving Efficiencies in Accounts Payable è stato co-presentato da due figure senior di AccessPay e Compleat Software.

  • Tom Livock - Responsabile vendite imprese di AccessPay

Tom, uno dei veterani di AccessPay, è stato scelto per unirsi al team grazie alla sua esperienza nelle start-up SaaS. Insieme alla sua leadership di successo nelle vendite di società di software negli ultimi 9 anni, ci sono pochi nel panorama finanziario con una conoscenza così approfondita dell'automazione delle operazioni bancarie.

  • Charlotte Newman - Responsabile vendite partner di Compleat Software

Charlotte lavora in Compleat da oltre 4 anni, iniziando come Business Development Manager e ora è responsabile delle vendite ai partner. Charlotte ha una vera passione nel portare l'automazione AP alle aziende e nel lavorare a stretto contatto con partner affini, ma ama anche fare lunghe passeggiate in campagna. Charlotte si trova spesso a cucinare, cucinare o degustare gin e può essere trovata su LinkedIn. qui.

 

Partnership di AccessPay con Compleat Software

L'azienda FinTech di Manchester ha recentemente ha annunciato una partnership con Compleat Softwareche combina la migliore automazione delle fatture dei fornitori, l'acquisto online e l'approvvigionamento digitale con una costante riduzione dei processi manuali.

Software Compleat è un'azienda SaaS globale che fornisce soluzioni all'avanguardia di AP Automation e P2P "purchase to pay" che offrono l'automazione di nuova generazione a un costo accessibile per il mercato delle PMI. 

Se siete professionisti della finanza e della contabilità, guardate subito l'evento on-demand tramite il link YouTube qui sopra.