27 février 2020

Comment l'optimisation de votre back-office peut stimuler la productivité dans Finance & Treasury

Les équipes chargées de la finance d'entreprise et de la trésorerie ont historiquement été mal desservies par les avancées technologiques.

C'est l'avènement de l'ordinateur qui a véritablement changé la donne. Et bien que les machines aient évolué pour devenir plus rapides, plus agiles et plus riches en fonctionnalités, certains défis fondamentaux restent largement ignorés dans le domaine de la trésorerie et des finances. Jusqu'à aujourd'hui.

À l'heure actuelle, les équipes financières et de trésorerie, réfractaires à la technologie, gèrent le capital à travers différents systèmes. Ce qui signifie qu'elles :

  • sont trop dépendants de feuilles de calcul
  • Doit gérer un tableau de codes de passe,
  • ne sont en mesure d'acquérir une visibilité complète de la trésorerie qu'à certains moments de la journée (voire pas du tout)
  • Utiliser une infrastructure de paiement fragmentée, et perdre des heures chaque semaine sur des tâches répétitives de transfert de données.

Dans cet article, nous allons examiner certains des outils essentiels sur lesquels s'appuient la trésorerie et la finance, et comment l'innovation technologique permet à ces outils de se connecter, non seulement entre eux, mais aussi avec les banques. De plus, nous verrons comment ces lacunes de longue date sont comblées pour permettre de libérer le véritable potentiel des fonctions de finance et de trésorerie modernes.

Points de friction courants de la technologie financière

De nombreux systèmes utilisés dans le domaine des finances et de la trésorerie simplifient et accélèrent les processus fondés sur les données.

Par exemple, les deux Systèmes de gestion de la trésorerie et Solutions ERP (c'est-à-dire Oracle, SAP) effectuent des tâches financières cruciales qui, autrement, nécessiteraient d'importantes ressources manuelles pour obtenir les mêmes informations.

Bien que ces types de systèmes partagent des caractéristiques qui améliorent les capacités des départements, ils partagent également un problème commun :

Ces systèmes sont isolés du reste de l'infrastructure financière de l'organisation et ne s'assimilent pas à la technologie utilisée par les banques.

Entrez l'intégrateur

Quels que soient les outils qui font partie de votre pile technologique financière, il y a de fortes chances que des investissements considérables aient été consentis pour les mettre en œuvre afin qu'ils s'intègrent le mieux possible dans cette pile.

Un tel investissement exige que la technologie soit exploitée au maximum de son potentiel, mais 99,999% des logiciels existants sont aussi bons que ce que vous y investissez.

et pour cela, elle doit s'intégrer pleinement dans l'infrastructure financière globale.

Étape dans le Plateforme d'intégration financière.

L'avantage le plus immédiat d'une plateforme d'intégration financière pour les trésoriers est le suivant la rationalisation des processus.

Les équipes qui tirent parti d'une plateforme d'intégration financière sont en mesure de connecter les outils ERP / TMS aux banques afin de réduire les délais de traitement des paiements, d'automatiser la récupération des relevés et de créer des flux financiers pour reprendre le contrôle des données financières de leur organisation.

En connectant ainsi différents systèmes de back-office, les équipes peuvent : a) communiquer plus efficacement avec les données et b) suivre des processus cohérents entre les différents systèmes.

Pendant ce temps, ceux qui utilisent le TMS peuvent transformer les messages de relevé de leurs banques en fichiers prêts pour le TMS avant de les renvoyer vers le TMS et d'autres systèmes de back-office pour la réconciliation. En plus d'apporter des améliorations opérationnelles au TMS et à l'ERP, les plateformes d'intégration renforcent également la sécurité en éliminant les risques de fraude et d'erreur associés à l'extraction manuelle des fichiers.

Ainsi, que votre objectif soit de renforcer la sécurité des paiements, de réduire les délais de traitement et les risques de fraude, d'améliorer le reporting financier et l'accès aux liquidités, ou de centraliser les opérations, une plateforme d'intégration qui connecte votre TMS ou ERP à vos banques est la passerelle pour atteindre cet objectif.

Autres systèmes de back-office

Outre l'ERP et le TMS, les systèmes de paie et de CRM remplissent également des tâches essentielles dans l'inventaire du trésorier contemporain.

Les principales plateformes d'intégration de la paie relient les entreprises à n'importe quel système de paiement ou banque dans le monde, ce qui permet une certaine souplesse dans le traitement de la paie et garantit que les employés sont payés correctement et à temps, où qu'ils se trouvent dans le monde et quelle que soit leur banque.

Les plates-formes d'intégration de la paie protègent également le personnel en donnant aux utilisateurs la possibilité d'automatiser les paiements par le biais de plusieurs systèmes de paiement et banques, tout en limitant l'accès aux données sensibles de la paie et en masquant les détails du bénéficiaire. En intégrant un système de paie à une plateforme d'intégration, le risque de falsification des fichiers et de fraude potentielle est éliminé, car il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données de paie dans un portail bancaire ou une application de paiement.

Les entreprises peuvent également gérer le flux de travail et les approbations de manière centralisée en mettant en place des flux à partir de systèmes de paie et de fournisseurs connectés.

De même, les plates-formes d'intégration de la gestion de la relation client (CRM) offrent un éventail de fonctionnalités qui renforcent le potentiel de l'outil. Les utilisateurs peuvent centraliser le traitement des paiements et des encaissements, la visibilité de la trésorerie, les analyses et les rapports sur une seule plateforme. Les temps de traitement des paiements et des rapprochements sont réduits, les flux de travail et les alertes peuvent être utilisés pour contrôler l'accès et les actions des utilisateurs, et les risques associés à l'extraction et au traitement manuels des paiements et des fichiers d'encaissement sont éradiqués.

Une opération de financement et de trésorerie sécurisée et évolutive commence par la connectivité bancaire.

Le secteur bancaire est notoirement complexe. Les prévisions, l'exécution des paiements, la gestion de la trésorerie et des liquidités et les rapports réglementaires nécessitent tous l'utilisation de plusieurs banques, d'équipes distinctes, de processus fragmentés et de systèmes différents. Les organisations qui ont réalisé d'importants investissements dans des systèmes ERP, TMS, CRM et de paie constatent souvent que les données et les processus dont elles ont besoin pour fonctionner efficacement ne sont pas accessibles parce que les systèmes ne sont pas directement connectés aux banques. Les plates-formes d'intégration facilitent l'intégration des systèmes de back-office aux réseaux bancaires et offrent un modèle opérationnel financier véritablement sécurisé et évolutif.