Automaatio on levinnyt kaikkialla Yhdistyneessä kuningaskunnassa kaikkiin kaupallisen toiminnan osa-alueisiin. Teollisuuden ja puhelinkeskusten kaltaisilla aloilla automaatio on yhtä yleistä kuin kahvinkeittimet ja kopiokoneet. Jopa aloilla, joilla automaatio ei ole niin yleistä, se on yleensä käytössä jossain määrin, sillä se vapauttaa työntekijät arkisista, toistuvista ja vähäarvoisista tehtävistä.
Yritysten kirjanpito- ja kassanhallintaosastojen osalta, joilla automaation on todettu tuottavan huomattavia etuja, automaatio kohtaa kuitenkin edelleen jonkin verran vastustusta. Suuri osa vastarinnasta tulee pk-yrityksistä, jotka uskovat, että niiden koko estää niitä hyödyntämästä maksuinfrastruktuuriensa digitalisoinnin kaikkia mahdollisuuksia.
Tässä artikkelissa selitämme, miksi tämä uskomus on suurimmassa osassa tapauksia täysin väärässä.
Mitä pienemmät tulot, sitä kapeampi virhemarginaali.
Koska pk-yrityksillä on yleensä vähemmän käytettävissä olevaa pääomaa ja siten vähemmän virhemahdollisuuksia kuin suurilla yrityksillä, niiden on hallinnoitava kassavirtojaan erityisen huolellisesti. Tehoton laskujen käsittely ja manuaaliset ostoreskontraprosessit aiheuttavat kuitenkin monissa pk-yrityksissä rahanmenetyksiä, usein kuukausittain.
Manuaalisessa tietojen syöttämisessä tapahtuvista inhimillisistä virheistä johtuvat tappiot voivat kasaantua, ja virheelliset laskut tai pitkät hyväksymisprosessit merkitsevät sitä, että laskut maksetaan usein myöhässä tai niitä ei makseta lainkaan. Seurauksena ovat vahingoittuneet toimittajasuhteet, varhaismaksualennusten menettäminen ja jopa viivästysmaksujen kertyminen.
Tätä paperityön ja tietojen hektisen syöttämisen pyörremyrskyä pönkittää tietysti se valtava määrä aikaa, joka tarvitaan jonkinlaisen järjestyksen säilyttämiseen. Työntekijät voivat tuhlata tunteja viikossa laskujen arkistointiin, niiden ja ostotilausten numeroiden yhteensovittamiseen, maksujen jahtaamiseen ja johdon varmistamiseen asianmukaisten allekirjoitusten saamiseksi. Tuntia, jotka voitaisiin käyttää todelliseen, lisäarvoa tuottavaan toimintaan.
Tämä arvokkaan ajan kuluminen yhdessä myöhästymismaksujen ja saamatta jääneiden alennusten aiheuttamien konkreettisten kustannusten kanssa aiheuttaa sellaisen rahallisen arvon, että monet pk-yritysten johtajat vapisevat kuultuaan siitä.
Maksujen automatisoinnin edut pk-yrityksille
Maksujen automatisoinnista pk-yrityksille koituvat hyödyt ovat samat kuin suuremmille organisaatioille, ja ne voidaan jakaa karkeasti ottaen kolmeen ryhmään:
Kustannussäästöt
- Käsittelyn nopeutuminen tarkoittaa, että laskujen ennakkomaksualennuksia on mahdollista hyödyntää.
- Mahdollisuus päästä käsiksi maksumalleihin ja raportteihin tarkoittaa, että kustannustehokkaimmat toimittajat voidaan tunnistaa ja neuvotella parempia sopimuksia.
- Manuaalisissa prosesseissa väistämättömien inhimillisten virheiden poistaminen vähentää päällekkäisten ja myöhästyneiden maksujen riskiä.
Toiminnalliset parannukset
- Työntekijät voivat keskittyä lisäarvoa tuottaviin toimintoihin manuaalisen tietojen syöttämisen ja paperilaskujen jahtaamisen sijaan.
- Laskuja ja niiden nykytilaa voidaan seurata milloin tahansa.
- Toimistotilaa voidaan säästää tallentamalla laskut sähköisesti.
- Integrointi olemassa oleviin taloushallinnon järjestelmiin on yksinkertaista, eikä järjestelmämuutoksia tarvita.
Kilpailuetu
- Asiakkaille voidaan tarjota parannettu kokemus, esimerkiksi hyväksymällä maksuja mistä tahansa paikasta mobiililaitteella.
- Maksutottumusten ymmärtäminen mahdollistaa paremman päätöksenteon ja tietoon perustuvan strategian laatimisen.
- Parantunut kyky päästä ulkomaisille markkinoille tarjoaa lisämahdollisuuksia kasvulle.
Miksi jotkut pk-yritykset pitävät itseään "liian pieninä" ottaakseen käyttöön maksujen automatisointiratkaisun?
Kun maksujen automatisointiratkaisun käyttöönoton edut esitetään näin selkeästi, herää kysymys, miksi mikään yritys perustelisi kokonsa vuoksi vanhentuneiden, manuaalisten prosessien jatkamista.
Ennakoitavissa oli, että keskeinen käyttöönottoa vastustava tekijä ovat kustannukset. Monet pk-yritykset pitävät maksujen automatisointiratkaisuun investoimista liian pelottavana, jotta alkuperäiset kustannukset olisivat perusteltuja. Tietämys tai sen puute siitä, miten integroitua ratkaisua hallitaan, on myös huolenaihe.
Pk-yritykset yllättyvät usein siitä, että maksujen automatisointiratkaisut ovat edullisempia kuin he ehkä olivatkaan tajunneet ja että ne vaativat vain perusosaamista, jotta ne voivat varmistaa suuret säästöt ja strategiset hyödyt.
Pk-yritysten, jotka pitävät itseään "liian pieninä" ottaakseen käyttöön maksujen automatisointiratkaisun, on muistettava, että liiketoiminnassa kaikki on suhteellista. Pk-yritys, jolla on 10 työntekijää, kohtaa samat keskeiset haasteet kuin paljon suurempi organisaatio, jolla on yli 300 työntekijää. Henkilöstön ja toimittajien palkat on edelleen maksettava ajallaan, asiakasmaksut on edelleen käsiteltävä tehokkaasti, pankkisuhteet on edelleen vakiinnutettava ja kassatilanteen on oltava aina näkyvissä. Yrityksen koko ei juurikaan vaikuta siihen, miten tärkeää on saada nämä toiminnot kuntoon.
Vaikka jotkut saattavat epärehellisesti väittää muuta, on olemassa on liian pieni. Henkilö, joka työskentelee kotoa käsin valmistamalla lippalakkeja häihin ja syntymäpäiväjuhliin ja palvelee vain paikallista aluetta, voi pärjätä ilman maksujen automatisointialustaa. Kun tällainen yritys siirtyy olohuoneesta liiketiloihin ja alkaa työllistää muita, siitä tulee houkutteleva ehdotus.
Tällaisessa tilanteessa olevien pk-yritysten on etsittävä erikoistuneita palveluntarjoajia, jotka tarjoavat ratkaisuja, jotka vastaavat erityisesti niiden maksutarpeisiin ja tuottavat niiden liiketoimintamalliin sopivaa lisäarvoa. Lähtökohtana ovat tietenkin palveluntarjoajat, joilla on kokemusta ja selkeä ymmärrys pk-yritysten tarpeista, mutta suuntaus on nykyään se, että kaikki palveluntarjoajat suunnittelevat räätälöityjä ratkaisuja.
Vaikka onkin totta, että kotona asuvat itsenäiset ammatinharjoittajat eivät todennäköisesti tuntisi integroidun maksujen automatisointialustan täyttä tehoa, useimmat tätä suuremmat yritykset tuntisivat sen erittäin hyvin. Epävarmojen tai epätietoisten tie selvyyteen alkaa yksinkertaisella sähköpostiviestillä tai puhelinsoitolla.
Se voi olla tärkein kysely, jonka olet tehnyt pitkään aikaan...