La FCA y otros reguladores están tomando medidas drásticas sobre los controles de las empresas en torno al efectivo en respuesta a los recientes fallos en los procesos de gestión de riesgos que han salido a la luz durante la pandemia del COVID-19.
El desplome del gasto de los consumidores en el último trimestre ha provocado un importante descenso de los ingresos de muchas empresas, lo que hace temer que más de una empresa pueda quebrar en un futuro próximo.
Teniendo en cuenta este peor escenario, la FCA ha intervenido con una nueva normativa para garantizar que los clientes estén adecuadamente protegidos, exigiendo a las empresas que separen los fondos de sus clientes de sus propios fondos. Esta separación del dinero de los clientes tiene por objeto evitar que las empresas en dificultades lo utilicen indebidamente para cubrir sus necesidades de tesorería.
La FCA se ha centrado especialmente en las instituciones de pago (IP) y los emisores de dinero electrónico (EMI), cuya actividad consiste en manejar el dinero de los clientes.
Como toda regulación, el esquema de la FCA es largo y complejo, por lo que lo hemos simplificado a las cuatro cosas clave que debe hacer para garantizar el cumplimiento del nuevo enfoque de la FCA.
(Descargo de responsabilidad: esto no es un consejo legal y recomendamos consultar a un abogado para asegurar la regulación en su propia empresa. Este blog pretende simplemente proporcionar puntos clave e ideas para los próximos pasos).
1. Salvaguardar
¿Qué significa esto? Las normas de la FCA establecen que las IP y las IME deben mantener el dinero de los clientes separado de su propio efectivo operativo. También deben ser capaces de demostrar que los fondos de los clientes están debidamente identificados y separados de los fondos del negocio.
¿Qué puede hacer? Debe tener cuentas bancarias separadas para el dinero de los clientes y los fondos de la empresa, y hacer un seguimiento de las mismas en su ERP, contabilidad o sistema de back-office. Se debe realizar una conciliación diaria de "Dinero de los clientes" y "Restringido", frente a "Fondos propios" y "Cuentas de la empresa", y guardarla como prueba para demostrar que se garantiza la correcta separación y protección de los fondos de los clientes.
2. Gestión del riesgo prudencial
¿Qué significa esto? Las normas de la FCA establecen que una empresa debe asegurarse de que la cantidad que refleja en su "conciliación interna del dinero de los clientes" como su "recurso de dinero de los clientes" es igual al saldo agregado de sus "cuentas bancarias de clientes". Una empresa debe mantener sus registros para poder calcular rápidamente la cantidad total de dinero de los clientes que debería tener para cada cliente.
¿Qué puede hacer? Deben realizarse y revisarse conciliaciones bancarias diarias que abarquen todas las cuentas bancarias de dinero de los clientes, con pruebas que demuestren que se realizaron las revisiones. Dicha conciliación debe referirse al valor del dinero de la cuenta del cliente por cliente, tal como se indica en el sistema principal de registro de la empresa.
En el caso de los clientes con fondos en varias cuentas bancarias, los totales de cada cuenta deben agregarse en un solo número, que puede cotejarse con el valor mantenido en el sistema de registro de la empresa.
3. Delitos financieros y gobernanza y supervisión
¿Qué significa esto? La FCA recuerda a los altos cargos de las empresas que se espera que supervisen -y demuestren que conocen- la situación financiera de la empresa y los principales movimientos de entrada y salida de fondos.
¿Qué se puede hacer? Las empresas deben tomar medidas para eliminar los puntos ciegos de sus procesos en los que pueden producirse errores, en particular, la transferencia manual de datos de pagos y finanzas entre los sistemas de back-office y los bancos. Al automatizar el movimiento de datos hacia y desde sus bancos y al tener esos datos en un tablero de control ejecutivo, la empresa puede eliminar el riesgo de errores inocentes , minimizar las oportunidades para que los delincuentes cometan fraude y mostrar evidencia de la revisión de las actividades operativas.
4. Gestión de registros e informes
¿Qué significa esto? Por último, las normas de la FCA establecen que las empresas deben conocer el número exacto y el valor de los pagos realizados a través de cada canal de pago y moneda. También deben mantener un registro del método de autorización utilizado al ejecutar estos pagos. Además, en el caso de los Participantes Bancarios Indirectos, las empresas deben proporcionar sus Informes de Liquidez Intradía según el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea (BCBS).
¿Qué puede hacer? Garantizar que todos los pagos sean autorizados por los altos cargos, y que se conserven pruebas de dicha autorización. Además, es necesario realizar un control de auditoría adicional de los pagos procesados en comparación con los pagos autorizados. Una alternativa es automatizar todo el proceso de pagos y aprobación e incorporar esta pista de auditoría en el proceso automatizado.
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