27 de febrero de 2020

Cómo la optimización del back-office puede aumentar la productividad en Finanzas y Tesorería

Los equipos de finanzas y tesorería de las empresas se han visto históricamente infrautilizados por los avances tecnológicos.

Fue la llegada del ordenador lo que realmente cambió las reglas del juego. Y aunque las máquinas han evolucionado para ser más rápidas, ágiles y ricas en funciones, algunos retos fundamentales siguen sin resolverse en el ámbito de la tesorería y las finanzas. Hasta ahora.

Actualmente, los equipos de finanzas y tesorería resistentes a la tecnología gestionan el capital a través de varios sistemas. Lo que significa que:

  • Dependen en exceso de hojas de cálculo
  • Debe manejar una matriz de códigos de paso,
  • Sólo pueden adquirir una visibilidad completa del efectivo en determinados momentos del día (si es que lo hacen)
  • Utilizar una infraestructura de pagos fragmentada y perder horas cada semana en tareas repetitivas de transferencia de datos.

In this piece, we’re going to look at some of the essential tools that treasury and finance rely on, and how technological innovation is allowing these tools to connect – not just to each other – but to the banks as well. Plus, how these long-standing gaps are being filled to ultimately help unlock the true potential of modern finance & treasury functions.

Puntos de fricción comunes de la tecnología financiera

Existen numerosos sistemas utilizados en Finanzas y Tesorería que simplifican y agilizan los procesos basados en datos.

Por ejemplo, tanto Sistemas de gestión de la tesorería y Soluciones ERP (es decir, Oracle, SAP) realizan tareas financieras cruciales que, de otro modo, requerirían importantes recursos manuales para obtener la misma información.

Aunque estos tipos de sistemas comparten características que mejoran las capacidades de los departamentos, también comparten un problema común:

Estos sistemas están aislados del resto de la infraestructura financiera de la organización y no se asimilan a la tecnología utilizada por los bancos.

Introduzca el integrador

Sean cuales sean las herramientas de su pila tecnológica financiera, lo más probable es que se haya invertido mucho en su implementación para que se ajusten a esa pila lo máximo posible.

Esta inversión exige que la tecnología ofrezca todo su potencial, pero el 99,999% del software que existe es tan bueno como lo que se invierte en él

y para ello debe integrarse plenamente en la infraestructura financiera general.

Paso en el Plataforma de integración financiera.

El beneficio más inmediato de una plataforma de integración financiera para los tesoreros es racionalización de los procesos.

Los equipos que aprovechan una plataforma de integración financiera son capaces de conectar las herramientas de ERP / TMS a los bancos para reducir los tiempos de procesamiento de los pagos, automatizar las recuperaciones de extractos y construir flujos de trabajo financieros para recuperar el control sobre los datos financieros de su organización.

Conectar los diferentes sistemas de back-office de este modo permite a los equipos: a) comunicarse con los datos de forma más eficaz y b) seguir procesos coherentes en los diferentes sistemas.

Mientras tanto, los que utilizan TMS pueden transformar los mensajes de los extractos de sus bancos en archivos preparados para TMS antes de enviarlos de vuelta al TMS y a otros sistemas de back-office para su conciliación. Además de aportar mejoras operativas a TMS y ERP, las plataformas de integración también aumentan la seguridad al eliminar los riesgos de fraude y error asociados a la extracción manual de archivos.

Por lo tanto, si su objetivo es reforzar la seguridad de los pagos, reducir los tiempos de procesamiento y el riesgo de fraude, mejorar los informes financieros y el acceso a la liquidez, o centralizar las operaciones, una plataforma de integración que conecte su TMS o ERP con sus bancos es la puerta de entrada para lograr ese objetivo.

Otros sistemas de back office

Además del ERP y el TMS, los sistemas de nómina y CRM también realizan tareas vitales dentro del inventario del tesorero contemporáneo.

Las principales plataformas de integración de nóminas conectan a las empresas con cualquier sistema de pago o banco de todo el mundo, lo que permite una gran flexibilidad a la hora de procesar las nóminas y garantiza que los trabajadores cobren correctamente y a tiempo, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren o de la entidad bancaria con la que trabajen.

Las Plataformas de Integración de Nómina también protegen al personal al permitir a los usuarios la capacidad de automatizar los pagos a través de múltiples esquemas de pago y bancos, al tiempo que restringen el acceso a los datos sensibles de la nómina y enmascaran los detalles de los beneficiarios. Al integrar un sistema de nóminas con una plataforma de integración, se elimina el riesgo de manipulación de archivos y de posibles fraudes, ya que se elimina la necesidad de introducir manualmente los datos de las nóminas en un portal bancario o una aplicación de pagos.

Las empresas también pueden gestionar el flujo de trabajo y las aprobaciones de forma centralizada mediante la creación de fuentes de información de los sistemas de nóminas y proveedores conectados.

Asimismo, las plataformas de integración de CRM ofrecen una serie de funciones que aumentan el potencial de la herramienta. Los usuarios pueden centralizar el procesamiento de pagos y cobros, la visibilidad del efectivo, los análisis y los informes en una sola plataforma. Se reducen los tiempos de procesamiento de los pagos y la conciliación, se pueden utilizar flujos de trabajo y alertas para controlar el acceso y las acciones de los usuarios, y se erradican los riesgos asociados a la extracción y el procesamiento manual de los archivos de pagos y cobros.

Una operación financiera y de tesorería segura y escalable comienza con la conectividad bancaria

La banca es notoriamente compleja. La previsión, la ejecución de los pagos, la gestión de la tesorería y la liquidez y la presentación de informes reglamentarios requieren el uso de varios bancos, equipos separados, procesos fragmentados y sistemas diferentes. Las organizaciones que han realizado una inversión importante en sistemas ERP, TMS, CRM y de nóminas a menudo se encuentran con que los datos y procesos que necesitan para operar con eficacia no son accesibles porque los sistemas no se conectan directamente a los bancos. Las plataformas de integración facilitan la integración de los sistemas de back-office con las redes bancarias y ofrecen un modelo operativo financiero verdaderamente seguro y escalable.