21 de enero de 2019

¿Cuáles son los riesgos de confiar en las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo han sido la columna vertebral del mundo financiero desde la época en que los ordenadores de sobremesa se extendían por toda una sala de cubículos de oficina. Sin embargo, depender de las hojas de cálculo conlleva un nivel de riesgo, y en un mundo financiero que está adoptando soluciones de automatización para pagos y gestión del efectivoestán destinados a convertirse en una cosa del pasado.

¿Hojas de cálculo de confianza?

Las hojas de cálculo son tradicionalmente una piedra angular de la arquitectura financiera. AccessPay ha publicado un estudio en el que se analiza cómo dos grupos que históricamente dependen de las hojas de cálculo, los profesionales de la tesorería y las finanzas, aprovechan estos sistemas heredados en las operaciones diarias, titulado acertadamente Llamada al tiempo en la hoja de cálculo.

La investigación muestra que dos de las tareas para las que estos grupos siguen dependiendo de las hojas de cálculo son la compilación de datos del balance y la previsión, ambas clave para sus respectivas funciones laborales, lo que indica que las hojas de cálculo siguen desempeñando un papel en el mantenimiento de la salud financiera tanto en el día a día como a largo plazo.

Amenazas externas

No estamos viviendo en los 20th Siglo XXI. Antes era razonablemente seguro trazar el futuro financiero de una organización o cuadrar las cuentas a través de la humilde hoja de cálculo, pero esto puede ser bastante peligroso en una época en la que los ciberdelincuentes y los defraudadores encuentran nuevas formas de dañar los resultados de una empresa con cada nuevo día que pasa.

Muchos pueden ahora hackear, infectar o manipular las hojas de cálculo con impunidad. Esto se debe a que cada vez que surgen nuevas tecnologías de protección, los hackers suelen encontrar nuevos trucos para saltarse estas salvaguardas con técnicas cada vez más sofisticadas, lo que vuelve a poner en marcha el ciclo.

Mira los fríos datos. Cifras de un informe de KPMG citado por Reuters muestra que el impacto global de la ciberdelincuencia supera ya los $450.000 millones de dólares al año; es ahora el segundo riesgo más acuciante para el sector financiero, por lo que tiene sentido eliminar los programas que los exponen a este riesgo, como las hojas de cálculo.

Hay que tener en cuenta que si las hojas de cálculo son violadas y los delincuentes roban los datos de los clientes almacenados en ellas, esto podría afectar a la reputación de la empresa. A 2017 Ipsos informe muestra que casi la mitad (42%) de las organizaciones financieras creen que la ciberdelincuencia causada como resultado de sistemas o prácticas heredadas es uno de los principales riesgos para su reputación, lo que repercute en su capacidad para atraer a los clientes.

Hacer más y hacerlo con menos...

Anish Kapoor, director general de AccessPay, explica por qué las empresas necesitan ayuda con la tecnología dispar.

 

En riesgo desde dentro

A pesar de todas las sombras que rodean la periferia de una empresa, también hay riesgos que plantea el personal bien intencionado desde dentro. Uno de los mayores es el error humano.

Tomemos como ejemplo una de las tareas clave para las que se utilizan las hojas de cálculo, el registro de datos de pagos. Con un solo desliz de dedo, puedes equivocarte en un decimal. Supongamos que quieres pagar a un proveedor 100 libras, pero por un error humano acabas pagándole 1.000 libras. A su empresa le faltan ahora 900 libras, lo que pone en peligro la estabilidad de su flujo de caja. A medida que los casos de error humano se vayan sumando, también lo harán las pérdidas, y como pronto descubrirás, es muy fácil cometer errores con las hojas de cálculo.

Es difícil evitar los errores humanos. Según investigación citada por ForbesEn la actualidad, una de cada 100 celdas de una hoja de cálculo contiene un error. Y esto puede tener un impacto perjudicial en ese resultado final tan importante. De hecho, estimaciones sugieren que una de cada cinco grandes empresas puede sufrir pérdidas financieras debido a errores en las hojas de cálculo, lo que indica lo frecuente que se ha vuelto este problema.

Fuera de tiempo

Otro hecho innegable es que las hojas de cálculo requieren mucho trabajo. A pesar de todos los trucos, como las macros y las fórmulas, que se han ideado para reducir el tiempo dedicado a la elaboración de una hoja de cálculo maestra que recoja todos los datos financieros de los que dispone una empresa, esta tarea sigue ocupando una gran parte de la jornada del tesorero. Increíblemente, un artículo de El tesorero mundial revela, los equipos de tesorería desperdician casi 5.000 horas al año en la gestión de la tesorería mediante hojas de cálculo.

Piensa en todo lo que podría hacer un tesorero en ese tiempo; debe haber una forma más productiva de realizar estas tareas. Además, recuerde que el mundo financiero se mueve a la velocidad de la luz; para las grandes empresas que realizan grandes transacciones, el día se mueve a hipervelocidad. A menudo, cuando un tesorero ha cotejado la información en una hoja de cálculo, la mitad de los datos están desfasados, lo que le lleva a suministrar información empresarial inexacta que podría afectar a la toma de decisiones.

Automatizar el futuro

¿Cómo anular estos riesgos? Introducir la automatización.

Si se automatizan las tareas financieras clave, básicamente se está desplegando un software inteligente que aprovecha tecnologías como el aprendizaje automático, a menudo almacenado en la nube, para realizar dichas tareas. Esto elimina la pérdida de tiempo, liberando a los tesoreros y a los profesionales financieros de realizar estas tareas. Además, estas tecnologías suelen aprender sobre la marcha, adquiriendo los conocimientos necesarios para evitar errores y protegerse contra la ciberdelincuencia.

La investigación de AccessPay muestra que dos grandes necesidades de automatización son la previsión (profesionales financieros) y los pagos seguros (tesoreros). El informe también dirige nuestra mirada hacia una tendencia a la baja en lo que respecta a las hojas de cálculo. En una escala de uno (no dependiente de las hojas de cálculo) a diez (extremadamente dependiente), la puntuación media entre ambos grupos fue de seis. Dada su dependencia histórica de las hojas de cálculo, está claro que la influencia de esta tecnología heredada está disminuyendo debido a la aparición de soluciones de automatización.

Un ejemplo, Gestión de la tesorería. Desarrollada por AccessPay, la gestión de efectivo es una solución automatizada de visibilidad de efectivo global que los profesionales de la tesorería y las finanzas pueden utilizar para gestionar múltiples relaciones bancarias, cotejando los datos necesarios en una plataforma fácil de usar. Esto reduce el tiempo que el tesorero dedica a recopilar datos de distintos portales bancarios, junto con el riesgo asociado, al tiempo que le permite ver cómodamente los datos en tiempo real y configurarlos en formas tales como gráficos, proporcionando la información necesaria para fomentar una toma de decisiones dinámica.