EP 1: Effizienzsteigerung in der Kreditorenbuchhaltung mit Charlotte Newman

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Tom Livock:
Hallo, guten Morgen und ein herzliches Willkommen zu dieser ersten Folge unserer neuen Serie "Finance Transformation Unlocked". Mein Name ist Tom Livock. Ich bin von Access Pay. Wir laden Schlüsselfiguren und Unternehmen aus der Welt der Finanzen und des Treasury ein, uns von ihren Erfahrungen bei der Modernisierung und Automatisierung ihrer Finanzvorgänge zu berichten. Wir hoffen, dass diese Diskussionen für Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse verbessern und ihre Effizienz steigern wollen, von Nutzen sein werden. Wir veranstalten die Reihe live auf LinkedIn, und die aufgezeichneten Inhalte werden auf Abruf über YouTube und als Podcast für unsere Zuschauer und Zuhörer verfügbar sein. Ein Link wird nach der Veranstaltung auf unserer Website veröffentlicht. Und wenn Sie Fragen haben, nutzen Sie bitte die Chat-Funktion auf der rechten Seite, und wir werden die Fragen während dieser ersten Veranstaltung beantworten. Wir möchten Charlotte Newman, die Vertriebsleiterin von Compleat Software, willkommen heißen.

Charlotte Newman:
Guten Morgen, Tom, danke für die Einladung, ich freue mich sehr, hier zu sein und diese Reihe zu eröffnen.

Tom Livock:
Ja, toll. Danke, Charlotte. Compleat ist ein neuer Partner von AccessPay und hat sich auf die Bereitstellung von Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und des Rechnungseingangs spezialisiert. Wenn AccessPay zwischen einem Unternehmensspezialsystem und der Bank sitzt, dann sitzt Compleat vor ihrem ERP- oder Backoffice-System und bietet einen Rechnungs- oder Kaufgenehmigungsdienst. In den nächsten 30 Minuten werden wir darüber sprechen, wie sich Finanzteams und insbesondere die Kreditorenbuchhaltung an neue Formen der Remote-Arbeit anpassen und wie diese Kunden ihre Lösungen bis 2020 zukunftssicher machen, vor allem im Hinblick auf die gestrige Nachricht von Boris. Also ohne Umschweife, Charlotte, wie hat sich die Kreditorenbuchhaltung verändert?

Charlotte Newman:
Ich denke, was wir vor allem in den letzten 18 Monaten gesehen haben, ist, dass sich die Art und Weise, wie wir als Unternehmen arbeiten, grundlegend ändern musste, und damit musste sich auch der AP-Prozess ändern. Es gab diese enorme Verschiebung hin zum hybriden Arbeiten und insbesondere nach der letzten Nacht. Das ist jetzt so etwas wie unsere neue Normalität, was bedeutet, dass sich die Finanzvorgänge ändern und anpassen mussten, damit diese Funktion weiterhin erfolgreich arbeiten kann. Die größte Veränderung und Auswirkung liegt also definitiv in diesem Bereich.

Tom Livock:
Und vor welchen Problemen stehen die Finanzunternehmen bei der Fernarbeit oder der Hybridarbeit?

Charlotte Newman:
Traditionell waren die Kreditorenbuchhaltungsteams gemeinsam im Büro, an einem Ort, oder sie druckten manuell Rechnungen aus, gingen zu den Kollegen, um Fragen zu stellen, legten Rechnungen zur Unterschrift auf den Schreibtisch und unterhielten sich bei einer Tasse Tee. All das war ganz normal. Und obwohl ein solcher manueller Prozess schon immer sehr zeitaufwendig war, sehen wir jetzt, dass er noch unhaltbarer geworden ist. Wir sprechen mit vielen Unternehmen, die dazu übergehen, ihre Rechnungen standardmäßig per E-Mail zu versenden, um Finanzanalysen und Kodierungen zu prüfen und Genehmigungen einzuholen. Das Problem, das wir dabei sehen, ist der Mangel an Transparenz und Kontrolle. Es gibt keine Kontrolle darüber, wo sich die Transaktionen befinden, was bisher mit ihnen geschehen ist, was noch mit ihnen geschehen muss oder warum. Das lässt die Finanzabteilung im Dunkeln tappen, bietet aber auch anderen wichtigen Interessengruppen im Unternehmen keine Transparenz oder Echtzeitinformationen. Ich glaube, das größte Problem ist, dass es sich um einen sehr unzusammenhängenden Prozess handelt.

Tom Livock:
Die mangelnde Transparenz, die fehlende Kontrolle, die unzusammenhängenden Prozesse und der hohe Zeitaufwand sind also ein echtes Problem für diese Finanzteams. Aber wie wirkt sich das in der Praxis auf die Finanzteams aus?

Charlotte Newman:
Die Auswirkungen manifestieren sich also in einer Reihe verschiedener Probleme. Es könnte sich um verspätete Zahlungen handeln, bei denen Rechnungen nicht schnell genug gesehen und bearbeitet werden, so dass Sie möglicherweise doppelte Rechnungen erhalten, weil Sie Nachforschungen anstellen oder Rechnungen von Ihren Zulieferern erhalten haben. All dies führt zu problematischen oder ungenauen Abgrenzungen am Monatsende, weil die Finanzabteilung nicht weiß oder nicht genau sehen kann, womit sie arbeitet, weil sie keine Echtzeitinformationen hat. Selbst E-Mail-Notizen und dergleichen liefern keine Statusaktualisierungen in Echtzeit. Und ich glaube, das größte Problem ist die fehlende Übersicht über die Ausgaben, bevor sie getätigt werden, denn die Käufe werden gerade erst getätigt. Wir sehen also, dass die Finanzabteilung zum ersten Mal einen Überblick darüber hat, was gekauft wird und wofür das Geld ausgegeben wird, wenn die Rechnung eingeht. Aufgrund dieses unglaublich unzusammenhängenden Prozesses fehlt es an echter Übersicht, und die Finanzabteilung wird zur reinen Verwaltung. Sie müssen einfach nur die Rechnung buchen und sie in diesem Stadium bezahlen. Die Finanzteams haben jedoch weitaus wichtigere operative Aufgaben, auf die sie sich konzentrieren wollen und müssen. Und diese Art von Prozess kann sich nicht nur auf ihre Zeitressourcen auswirken, sondern auch auf die Qualität der Daten, die sie im Rahmen der monatlichen Berichterstattung an die Geschäftsleitung liefern. Die Finanzabteilung muss also in der Lage sein, zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über den Stand der Dinge zu haben, und das ist mit diesem manuellen, fragmentierten Prozess unglaublich schwierig.

Tom Livock:
Ja, wie Sie sagen, ist das eine echte Herausforderung, nicht wahr? Aber ich nehme an, dass es auch Auswirkungen auf das weitere Geschäft hat?

Charlotte Newman:
Ja, absolut. In zunehmendem Maße werden Einkäufe von den Mitarbeitern dort getätigt, wo sie sich befinden, und sie bekommen diese Artikel dorthin geliefert, wo sie sich befinden, d. h. möglicherweise von zu Hause aus oder von unterwegs. Und dann geht es darum, sicherzustellen, dass die Rechnungen rechtzeitig dorthin geschickt werden, wo das Rechnungsprüfungsteam ist. Etwas, das einfach und leicht sein sollte, ist also sehr viel schwieriger geworden. Wir stellen auch fest, dass immer mehr Einkäufe bei Online-Lieferanten getätigt werden, oft per Kreditkarte und nicht über das Firmenkonto, weil das für die Mitarbeiter so vertraut und einfach ist. Und am Ende werden diese Kosten am Ende des Monats einfach als Spesen geltend gemacht. All das führt dazu, dass die Finanzabteilung keine Kontrolle mehr hat und zusätzlichen Arbeitsaufwand hat, aber auch die Budgetverantwortlichen und Abteilungsleiter haben keinen wirklichen Überblick darüber, was ihre Teams bei welchen Lieferanten ausgeben, und ob bei der Auswahl des Lieferanten überhaupt eine sorgfältige Prüfung stattgefunden hat. Und wie wirkt sich das letztendlich auf das Budget ihres Teams aus? Selbst wenn sie versuchen, die Dinge in Tabellenkalkulationen und so weiter sehr gründlich zu verfolgen, wird das nie in Echtzeit oder genau genug sein, um diese Daten für fundierte Entscheidungen zu nutzen. Und all das hat enorme Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen außerhalb der Finanzabteilung.

Tom Livock:
Ja, das verstehe ich wirklich. Es geht also nicht nur um ein Finanzproblem, mit dem sich Compleat befasst. Es geht auch darum, dem Unternehmen insgesamt zu helfen. Ja. Was sind Ihrer Erfahrung nach die wichtigsten Faktoren für Veränderungen, wenn einer Ihrer Kunden oder ein potenzieller Kunde zu Ihnen kommt? Wonach suchen die Hauptakteure, wenn sie zu Ihnen kommen?

Charlotte Newman:
Ich denke, es gibt drei gemeinsame Themen, über die wir sprechen werden. Das erste und nach wie vor größte Thema ist der Wunsch, manuelle Prozesse zu eliminieren. Sei es das Eingeben von Rechnungen, das manuelle Zuordnen von Finanzcodes zu jeder Rechnung, die bei uns eingeht, oder der buchstäbliche Umgang mit Papierstapeln, die ausgedruckt und dann wieder eingescannt werden müssen, und Rechnungen mit physischen Unterschriften. Sie haben keine Zeit mehr, sich um das zu kümmern, was sie bereits haben, ganz zu schweigen von einem Anstieg der Nachfrage aus der Perspektive einer App. Und sie wollen oder können es sich nicht leisten, zusätzliches Personal einzustellen, um das Problem zu bewältigen. Und letztendlich wissen die Unternehmen, dass dies nicht der kostengünstigste Weg ist, um weiterzumachen. Sie haben talentierte und qualifizierte Teammitglieder, die Aufgaben übernehmen, die letztlich durch eine Software automatisiert werden könnten. Der Wunsch, die vorhandenen Humanressourcen bestmöglich zu nutzen und die manuellen Elemente ihrer Arbeitslast zu reduzieren oder zu beseitigen, ist also der wichtigste Treiber, den wir sehen. Der zweite, würde ich sagen, ist der Wunsch und das Bedürfnis nach besserer Transparenz und Kontrolle. Ich habe das schon ein wenig angesprochen, aber die Unternehmen brauchen einen Überblick über Bestellungen und Rechnungen. Sie müssen wissen, wo sich eine Transaktion befindet, bei wem sie gelandet ist und mit wem und warum. Und sie müssen auch in der Lage sein, zu erfahren, was ausgegeben wird, für wen es ausgegeben wird, wie der Status ist, ob diese Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten wurden und wie die Rechnung genehmigt wurde.

Charlotte Newman:
Und dann, aus einer breiteren Unternehmensperspektive, wissen Sie, wie diese Rechnung vier Zahlungen an die Finanzabteilung weitergeleitet hat? Ich würde sagen, dass es bei der dritten Zahlung letztlich um die Senkung der Kosten geht. Es ist also keine Überraschung, dass viele Unternehmen in den letzten 18 Monaten den Druck ein wenig zu spüren bekommen haben. Wenn wir über Kosten sprechen, verfolgen wir einen zweigleisigen Ansatz. Zum einen geht es um die Kosten für die Zeit der Mitarbeiter, die wir bereits erwähnt haben, aber auch um die buchstäblichen Kosten für das, was ausgegeben wird. Die Senkung oder Reduzierung der Geschäftskosten ist natürlich ein allgemeines historisches Ziel. Aber wir sehen die Unternehmen in letzter Zeit immer mehr unter Druck. Wir haben Probleme mit der Lieferkette. Möglicherweise gibt es Probleme mit dem Personal. Das Thema steht also zunehmend auf der Tagesordnung der Unternehmen. Und die große Frage lautet: Was können wir tun, um die Kosten zu senken? Ich denke also, dass diese Schwerpunktbereiche in viele verschiedene Finanzprozesse innerhalb eines Unternehmens einfließen. Und natürlich betrachte ich das Ganze aus der Perspektive der Kreditorenbuchhaltung, aber mich würde interessieren, was Sie dazu sagen. Tom, wenn es um Zahlungen geht, was sind die wichtigsten Faktoren, wenn Sie wissen, dass ein Unternehmen AccessPay in Betracht zieht, sind sie ziemlich ähnlich?

Tom Livock:
Ja, da haben Sie völlig recht. Wir konzentrieren uns also auf eine Reihe von verschiedenen Zahlungsarten. Aber lassen Sie uns vielleicht über die Kreditorenbuchhaltung sprechen, um beim Thema zu bleiben. Der Grund, warum ein Unternehmen zu AcessPay kommt, ist, dass sie derzeit Bankportale oder Online-Banking benutzen. Und der Grund, warum sie zu uns kommen, ist die Effizienz, die Sie bereits erwähnt haben. Ein Kreditorenbuchhaltungsteam nutzt vielleicht Online-Banking, um eine Datei manuell in ihre Bank hochzuladen. Das ist natürlich ein manueller Prozess, und es gibt eine Effizienzsteigerung, wenn man das machen kann, und wir sprechen davon, dass AcessPay die nächste Generation des Firmenkundengeschäfts ist, die diesen Prozess automatisieren kann. Abgesehen von der Effizienz gibt es aber noch zwei weitere Schlüsselelemente, und das erste ist die Sicherheit. Die Unternehmen bieten also Zugang zu ihrer Bank. Im Endeffekt sind es Banken, die ihren Mitarbeitern Online-Banking anbieten, um diese Zahlungen zu tätigen. Und natürlich vertrauen wir unseren Mitarbeitern, aber gleichzeitig wird das Sicherheitsteam des Unternehmens sagen, dass Sie das Online-Banking nicht mehr nutzen können. Sie müssen einen anderen Weg finden, denn das ist heutzutage keine sichere Methode, um Zahlungen zu tätigen. Also wenden sie sich an AccessPay, um die Automatisierung zu erreichen, damit Online-Banking und Bankportale nicht mehr erforderlich sind, um die Datei automatisch an die Bank zu übermitteln. Der andere Grund ist menschliches Versagen. Dies ist vielleicht nicht so häufig wie andere Dinge, aber es muss nur eine Änderung des Wertes vorgenommen werden. Wenn zum Beispiel eine Ziffer falsch ist oder die Kontonummer der Bankleitzahl leicht falsch ist, oder wenn ich den Namen des Begünstigten ändere, so dass es nicht mehr der richtige Begünstigte ist, dann kann die Datei von der Bank abgelehnt werden. Oder, noch schlimmer, die Datei wird von der Bank bearbeitet und hat den zehnfachen Wert, den sie haben sollte, oder sogar noch mehr. Das sind in der Regel die drei Bereiche, die der Grund dafür sind, dass sich ein Unternehmen an uns wendet.

Charlotte Newman:
Ja, ich denke, es ist sehr ähnlich, wenn man sich die Finanzoperationen im Allgemeinen ansieht, die Art der Treiber, der Wunsch, manuelle Eingriffe und das Potenzial für menschliche Fehler loszuwerden. Und diese Seite der Dinge, wie auch die Freisetzung von Ressourcen und die Steigerung der Effizienz durch digitale Praktiken so gut wie möglich.

Tom Livock:
Ja, absolut. Und die Idee ist, dass Compleat bei jedem ERP-System, sei es Oracle, Sage oder Microsoft, am vorderen Ende des Systems sitzt und bei der Kreditorenbuchhaltung helfen kann und AccessPay hinter dem ERP-System sitzt und die Kreditorenbuchhaltungsdatei an die Bank liefert. Ja, genau. Was haben Unternehmen Ihrer Meinung nach getan oder versucht zu tun, bevor sie Compleat gefunden haben oder bevor sie zu Ihnen kommen? Was haben sie versucht zu tun, um diese Probleme zu lösen?

Charlotte Newman:
Ich habe es vorhin schon erwähnt, aber wir sehen eine Menge, Sie wissen schon, E-Mail, Cloud-Laufwerke, Excel-Tabellen, das sind alles sehr gebräuchliche Tools, die wir als Unternehmen nutzen. Aber sie sind nur ein Notbehelf, da sie nicht dazu gedacht sind, den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu optimieren. Die Unternehmen mussten sich also auf eine verstreute Belegschaft einstellen, und wir sehen, dass das Geschäftsniveau in vielen verschiedenen Sektoren allmählich wieder ansteigt. Und die Unternehmen fangen an zu überlegen, ob wir dieses hybride und dezentrale Arbeitsmodell beibehalten wollen oder ob wir es brauchen, dann sind die von ihnen implementierten Notlösungen nicht unbedingt langfristig tragfähig. Digitale und automatisierte Lösungen müssen also überprüft und implementiert werden, um sicherzustellen, dass sich diese Bereiche weiterentwickeln können und zukunftsfähig sind und nicht die Finanzen oder andere wichtige interne Ressourcen belasten.

Tom Livock:
Und zu welchen bewährten Verfahren würden Sie und Ihr Team diesem Unternehmen raten, wenn es ein Projekt zur Automatisierung von Back-Office-Funktionen wie Kreditorenbuchhaltung, Finanzen oder Beschaffung durchführt?

Charlotte Newman:
Die beste Praxis ist also definitiv die Umstellung auf digitale Rechnungen in allen Bereichen. Und ich würde jedem, der heute zuschaut oder zuhört, dringend raten, keine Rechnungen mehr auszudrucken, denn das ist nicht nur unsichtbar und kostspielig, sondern auch schlecht für die Umwelt. Wir wissen, dass Nachhaltigkeit für viele Unternehmen in allen Branchen immer wichtiger wird, und wir sehen, dass über 80 Prozent der Lieferanten, für die wir hier bei Compleat die Rechnungsdatenerfassung automatisieren, ihre Rechnungen bereits in einem digitalen PDF-Format ausstellen, so dass es absolut nicht nötig sein sollte, diese auszudrucken. Das ist also ganz klar die Best Practice Nummer eins. Wir empfehlen auch dringend, die Bestellprozesse zu überprüfen, d. h. wir schlagen vor, dass Unternehmen auch für ihre indirekten Ausgaben Bestellungen aufgeben. Also für den täglichen Bedarf an Büromaterialien, denn das kann für ein Unternehmen wirklich den Ausschlag geben. Es ist also auf jeden Fall empfehlenswert, digitale Methoden einzuführen, wo immer es möglich ist, Dinge genehmigen zu lassen und diese Genehmigungen zu verfolgen. All das erleichtert das tägliche Leben ein wenig, unterstützt aber auch bei wichtigen Dingen wie Audits. Letztendlich geht es also darum, die Dinge aus unserer Sicht einfach zu halten und mit diesen digitalen Verfahren zu beginnen. Und ich glaube, wir haben darüber gesprochen, dass Compleat am vorderen Ende des ERP-Systems sitzt und den Einkauf und die Kreditorenbuchhaltung automatisiert, und am hinteren Ende müssen wir natürlich die Rechnungen bezahlen, und eine Lösung wie AccessPay sitzt auf der anderen Seite des ERP-Systems. Was empfehlen Sie also aus Sicht der Best Practice?

Tom Livock:
Es geht also zurück auf die Verwendung von Bankportalen und die Tatsache, dass Bankportale eine einfache Lösung waren, weil ein Unternehmen zum Beispiel ein ERP-System installieren und dann versuchen würde, eine Verbindung zur Bank herzustellen, was entweder zu schwierig oder zu kostspielig ist. Die Vorgabe lautet dann also: OK. Wir werden also einen manuellen Prozess anwenden und unsere Kreditorenbuchhaltung oder unser Treasury-Team damit beauftragen, diese Zahlungen vorzunehmen. Und das ist in der heutigen Zeit einfach nicht mehr zeitgemäß. Aus all den genannten Gründen ist das kein akzeptabler Prozess. Unsere beste Vorgehensweise wäre also, diesen manuellen Prozess mit Bankportalen zu beseitigen und so weit wie möglich zu automatisieren. Außerdem ist AccessPay in der Regel in der Lage, zusammen mit den Zahlungen auch die Kontoauszugsdaten einzubringen. Das sind also die Daten der Kontoauszüge, die das Unternehmen dann zum Abgleich der ausgehenden Verbindlichkeiten verwenden kann. Sie können dann die Kontoauszugsdaten in ihr ERP-System übernehmen und diese abgleichen. Und wir sehen genau die gleichen Prozesse, bei denen ein Unternehmen Online-Banking nutzt, um die Auszugsdaten herunterzuladen, und dann einen manuellen Prozess mit einer Excel-Tabelle anwendet, um die Daten im ERP-System abzugleichen. Und auch hier gilt, dass dies aus Gründen der Sicherheit, der Effizienz und des manuellen Fehlers einfach nicht möglich ist. Das Gleiche gilt auch für den Rückweg und die Art und Weise, wie unsere Kreditorenbuchhaltung funktioniert.

Charlotte Newman:
Ja, auf jeden Fall. Das ist nicht nachhaltig. Und ich denke, dass bei jedem Projekt zur finanziellen Umstrukturierung nach Lösungen gesucht werden muss, die nachhaltig sind und auch für wachsende Unternehmen skalierbar sind.

Tom Livock:
Ja, absolut. Sie erwähnten, dass die Idee, keine Rechnungen mehr zu drucken, fast wie ein Banner wirkt, auf dem steht: Hört einfach auf.

Charlotte Newman:
Auf jeden Fall, bitte, bitte.

Tom Livock:
Ja. Und die Bestellungen erhöhen, wissen Sie, sogar die Bestellungen für indirekte Ausgaben erhöhen. Und diese Idee der Einführung digitaler Verfahren anstelle eines archaischen Prozesses mit Papier oder sogar der E-Mail, weil man denkt, dass E-Mail eine Alternative ist. Wie helfen Sie Unternehmen, diese Best-Practice-Ziele mit Compleat zu erreichen?

Charlotte Newman:
Wir werden also gemeinsam mit unseren Kunden ein Projekt entwickeln, das genau auf ihre Anforderungen in den wichtigsten Bereichen ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Aber wie ich schon sagte, alles beginnt mit der digitalen Rechnungsdatenerfassung. Das ist also das Herzstück des gesamten P2P- und Kreditorenprozesses. Die Unternehmen können also einfach damit beginnen. Sie brauchen nicht jedes Element der Lösung auf einmal zu übernehmen. Wenn die Implementierung einer durchgängigen Lösung ein wenig beängstigend oder unerreichbar erscheint, empfehlen wir, sich zunächst auf das Problem der Rechnungsverwaltung zu konzentrieren, da dies in der Regel ohnehin ganz oben auf der Tagesordnung steht, und alles andere kann durch einen mehrschichtigen Ansatz zur Automatisierung folgen, sobald dieser Kern vorhanden ist. Sie wissen also, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die Automatisierung der Lohnbuchhaltung nichts Neues ist. Es gibt viele verschiedene Lösungen auf dem Markt, die Elemente dieses Prozesses anbieten. Und während wir bei Compleat eine End-to-End-Lösung anbieten können, gibt es vielleicht Leute, die heute zuschauen oder zuhören und sich denken, na ja, wir haben bereits einige Elemente dieses Prozesses im Einsatz, also vielleicht werden Bestellungen in ihrem ERP-System oder einer anderen Lösung eines Drittanbieters, die z. B. branchenspezifisch ist, ausgelöst, und Compleat kann das durch die Integration tatsächlich übernehmen.

Charlotte Newman:
Diese Seite der Dinge muss sich also nicht unbedingt ändern. Aber die Frage von uns wäre dann, wenn das nur für vier direkte Ausgaben gilt, diese Bestellungen, die ausgelöst werden, was ist mit den indirekten Ausgaben? Wie verwalten Sie Online-Lieferungen, die normalerweise nicht in diesen Prozess einbezogen sind? Wir empfehlen, dies zu überprüfen, denn es gibt zwangsläufig Ausgaben, die wir als unsichtbare Ausgaben bezeichnen würden, die außerhalb dieses Prozesses anfallen. Aus der Compleat-Perspektive bieten wir bewusst eine Auswahl an Funktionen und Elementen unserer Software an, die es den Unternehmen ermöglicht, entweder alles vom ersten Tag an zu übernehmen und eine Art Big Bang zu vollziehen, wenn sie das brauchen, oder diese Automatisierungselemente über eine schrittweise Einführung oder Projekte zu schichten. Unser Ziel ist es also, Unternehmen in ihren spezifischen Problembereichen zu unterstützen und uns auf das zu konzentrieren, was für sie wichtig und am relevantesten ist. Und das ist definitiv der beste Weg, um das zu erreichen, was nötig ist.

Tom Livock:
Wenn ich mich also an Compleat wende, können Sie mir statt eines großen Bankwechsels einen maßgeschneiderten Ansatz anbieten, der auf meine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Charlotte Newman:
Ja, ja, natürlich.

Tom Livock:
Und welchen Nutzen hat diese Arbeitsweise für die Finanzierung der bereits angesprochenen Punkte?

Charlotte Newman:
Ich denke, das Wichtigste ist, dass diese Arbeitsweise definitiv nicht nur für die Finanzen von Vorteil ist. Auch wenn sich die Investition für die Finanzabteilung aus der Sicht der Ressourcen sehr schnell und spürbar auszahlen kann. Sie wirkt sich auch auf die operativen Stakeholder im gesamten Unternehmen aus und kommt ihnen zugute. Ich möchte daher über eine aktuelle Fallstudie mit einem unserer Kunden sprechen. Es handelt sich um einen Kunden namens White Horse Federation, einen Multi-Akademie-Trust mit 37 Schulen und Sitz in Wiltshire. Sie waren sehr daran interessiert, die Ausgaben in ihrem Unternehmen zu optimieren. Das Hindernis, das sie davon abhielt, war jedoch, dass sie nicht in der Lage waren, Best Practices bei der Identifizierung bevorzugter Lieferanten und Artikel durchzusetzen. Ihre Priorität bei uns lag also in der Implementierung einer Lösung, die es ihnen nicht nur ermöglichte, ihre Ausgaben zu ermitteln, sondern vor allem auch Einsparungen bei den bereits getätigten Ausgaben zu erzielen. Das haben wir durch die Einführung des integrierten Online-Einkaufs durch alle Mitarbeiter erreicht. Es handelt sich dabei um ein Tool und eine Funktion, die wir in unserer Software haben. Und sie haben uns zurückgemeldet, dass die Lösung, die wir geliefert haben, eine einfache Benutzererfahrung und -schnittstelle hatte, so dass die Akzeptanz durch die Endbenutzer kein Hindernis für sie war, und sie haben es jetzt bei fast dreihundert Mitarbeitern eingeführt.

Charlotte Newman:
Und das funktioniert so, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu einer bequemeren und schnelleren Einkaufspraxis hat, indem er Online-Anbieter nutzt, mit denen er bereits vertraut war. Ein Amazon-Geschäft vor einem Jahr zum Beispiel. Für die Whitehorse Federation hat es nicht nur die Verwaltungsfunktion aus finanzieller Sicht gestrafft, sondern auch allen Endnutzern den Zugang zu wichtigen Informationen ermöglicht und sie in die Lage versetzt, fundiertere Entscheidungen im Hinblick auf das verfügbare Budget zu treffen, wenn sie Kaufanträge stellen oder genehmigen. Interessanterweise hat eine kürzlich von Compleat durchgeführte Analyse gezeigt, dass Unternehmen bei Amazon Business im Durchschnitt 32 Prozent günstiger einkaufen können als bei bestehenden Lieferanten. Das ist nur ein Beispiel für die Auswirkungen, die die Zusammenarbeit mit Online-Lieferanten haben kann. Die wichtigste Erkenntnis war also, dass sie durch die Nutzung von Compleat spürbar Geld einsparen konnten, und die Kreditorenbuchhaltung hat dadurch eine Menge Zeit gespart, so dass sie sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren konnten, so dass die gesteckten Projektziele erreicht wurden.

Tom Livock:
Das klingt also wirklich interessant. Sie haben bereits erwähnt, dass die 25 %, die Sie auf dieser Folie zeigen, mit dem manuellen Prozess, den manuellen Verbesserungen und der Automatisierung zur Steigerung der Effizienz im Finanzteam zusammenhängen. Es handelt sich also um ein Vollzeitäquivalent (FTE), eine Kosteneinsparung. Aber Sie haben es auch angesprochen und gesagt, dass es effektiv auch eine zweiunddreißigprozentige Verbesserung gibt. Ich denke, das ist zusätzlich zu den fünfundzwanzig Prozent. Wenn ich zu jemandem wie Amazon Business gehe, wenn ich das richtig verstanden habe.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Wenn wir uns also die 32 Prozent ansehen, die wir bei Amazon-Unternehmen identifiziert haben, dann verarbeiten wir bei Compleat über unser Datenerfassungstool Rechnungen im Wert von mehreren Milliarden Pfund, und wir legen diese Daten in einem so genannten Data Lake ab. Wir kategorisieren die Lieferanten anhand von Standardkategorien für die Beschaffung und können die Artikel überprüfen. Bei der Analyse, die wir mit Amazon Business durchgeführt haben, ging es also darum, Artikel zu untersuchen, die Unternehmen bereits von anderen Lieferanten bezogen haben, und festzustellen, ob sie diese Artikel bei einem Lieferanten wie Amazon Business billiger einkaufen könnten - und das konnten sie. Und ich denke, das Wichtigste bei Online-Lieferanten ist, dass es bei diesem Schritt auch um die Konsolidierung der Lieferanten geht. Wenn Sie also ein Einkaufstool oder ein digitales Beschaffungstool verwenden, können Sie genau sehen, bei wem Sie einkaufen. Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen 25 verschiedene Lieferanten für Büromaterialien hat, und die Kosten für diese Artikel sind nicht einheitlich. Wenn man das konsolidiert und über einen Lieferanten wie Amazon Business oder Lyrica abwickelt, lassen sich Einsparungen erzielen, indem man einfach die gleichen Produkte kauft, die man bereits hat.

Tom Livock:
Die 25 Prozent, die Sie auf der Folie erwähnt haben, sind also das, was Sie als Minimum sehen würden, und die Einsparungen könnten insgesamt deutlich höher sein.

Charlotte Newman:
Das war's. Die 25 Prozent sind also quasi ein Benchmark. Wir können also, wie gesagt, die Lieferanten kategorisieren und Standardbeispiele für eine Benchmark liefern: Wenn Sie x y z ausgeben, könnten Sie diesen Betrag in dieser bestimmten Kategorie einsparen, indem Sie zu Online-Lieferanten wechseln.

Tom Livock:
Großartig. Wenn das Whitehorse-Szenario, über das wir hier sprechen, der Grund war, warum sie sich für Compleat entschieden haben, warum sind sie zu Ihnen gekommen?

Charlotte Newman:
Sie kamen also zu uns, weil sie eine End-to-End-Lösung brauchten, nicht nur für die Kreditorenbuchhaltung, sondern auch für die digitale Beschaffungsseite. Ihr Hauptaugenmerk lag also auf der Tatsache, dass sie in der Lage sein wollten, Projekte zur Kostenoptimierung durchzuführen. Dazu brauchten sie eine Lösung, die es ihnen ermöglichte, über die Rechnungsdatenerfassung Zugang zu all diesen fortschrittlichen Ausgabendaten zu erhalten, aber auch Best Practices bei all ihren Endnutzern durchzusetzen. Deshalb ist das Online-Einkaufstool eine wirklich gute Möglichkeit, die Benutzer sehr schnell für eine neue Software zu begeistern und zu nutzen. Es ist einfach und überschaubar. Es wird eine mobile Anwendung mitgeliefert, so dass es sich nicht um einen riesigen, umständlichen Prozess handelt, und die Nutzung des Online-Einkaufs und der Compleat-Lösung ermöglichte ihnen dies.

Tom Livock:
Ja, es klingt, als hätten Sie einen großartigen Kunden und eine großartige Referenz. Ja, wir haben nur noch ein paar Minuten, vielleicht sollten wir uns also an das Publikum wenden und fragen, ob es Fragen aus dem Publikum gibt? Sehr gut. Schauen wir einfach mal. Da ist also ein Medienunternehmen aus Manchester. Sieht aus wie eine Frage von Sarah, und sie haben ein Oracle ERP-System. Können Sie es mit Oracle integrieren?

Charlotte Newman:
Ja, Sarah. Das können wir auf jeden Fall. Compleat kann also mit jeder ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden, die verwendet wird, entweder durch eine bestehende, wie wir es nennen würden, vorgefertigte Integration oder wir haben APIs um unsere Anwendung herum, die es uns ermöglichen, diesen Datenfeed mit jeder Buchhaltungssoftware oder ERP zu konfigurieren, die verwendet wird.

Tom Livock:
Sehr gut. Und die Frage von Peter aus Doncaster. Er arbeitet für ein kleines Fertigungsunternehmen und möchte wissen, ob Compleat für kleine Unternehmen geeignet ist, denn es klingt so, als ob wir über ein mittleres Marktsegment gesprochen hätten. Und wir haben auch Oracle erwähnt, das eher ein größerer Marktsektor ist, ist Compleat also sowohl für kleine als auch für größere Unternehmen geeignet?

Charlotte Newman:
Ja, ich danke Ihnen. Vielen Dank für die Frage, Peter. Und das ist es auch. Ich denke, das Wichtigste an der Komplettlösung ist, dass sie auf der Grundlage Ihrer Anforderungen und Ihrer Unternehmensgröße implementiert werden kann. Egal, ob es sich um ein KMU oder ein größeres Unternehmen handelt. Und das liegt einfach an dem bereits erwähnten Auswahlmenü. Sie müssen nicht die gesamte Lösung nehmen, Sie können klein anfangen und auch mit dieser Art von Automatisierungsprojekten beginnen, wenn Sie sich in einer kleineren Unternehmensphase befinden, wenn Sie wachsen wollen, gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um sich mit Automatisierung zu befassen als zu diesem Zeitpunkt, denn wenn Sie wachsen, sind diese Prozesse bereits vorhanden und Sie sind nicht darauf angewiesen, zusätzliches Personal einzustellen. Aber ja, das ist auch für kleine Unternehmen absolut großartig.

Tom Livock:
Und noch eine Frage zur Fallstudie, der Whitehorse-Fallstudie, ist gerade reingekommen. Sie erwähnten das Amazon-Geschäft in LA, ja. Mit welchen Online-Anbietern kann Compleat zusammenarbeiten?

Charlotte Newman:
Ja, das ist eine gute Frage. Ich habe Amazon Business und Lyrica erwähnt, und wir haben einige andere bestehende Integrationen mit Unternehmen wie Commercial, YPO und Brown's Books als Beispiele, aber etwas, von dem wir wirklich begeistert sind und das sich im Moment in der Beta-Phase befindet und 2022 offiziell veröffentlicht wird, ist, dass wir eine Chrome-Erweiterung entwickeln, die es ermöglicht, Online-Einkäufe mit fast jedem Online-Händler innerhalb unseres Produkts zu erleichtern. In Zukunft werden Kunden also in der Lage sein, uns zu sagen: "Hier sind unsere fünf wichtigsten Online-Anbieter. Können wir die Integrationen mit ihnen herstellen? Und wir werden sagen: Natürlich, und wir werden diesen Online-Marktplatz innerhalb unserer Plattform weiter ausbauen.

Tom Livock:
Es klingt also so, als könnten Sie nicht nur mit den bereits erwähnten Lieferanten, sondern mit vielen, vielen verschiedenen Lieferanten sehr flexibel zusammenarbeiten, je nachdem, was Ihre Kunden wünschen.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Die Kunden können selbst entscheiden, was das Beste für sie ist und mit welchen Anbietern sie zusammenarbeiten wollen.

Tom Livock:
Ja, ich bin bei Bewusstsein. Wir sind pünktlich. Nur noch eine letzte Frage an mich: Wie sieht es Ihrer Meinung nach aus? Wenn Sie in Ihrer Kristallkugel bis ins Jahr 2022 blicken und ihnen die gestrige Ankündigung über Plan B geben, wie sieht dann das Jahr 2022 für die Verbindlichkeiten aus?

Charlotte Newman:
Ich denke, Sie haben die Ankündigung bereits erwähnt. Ich denke, dass wir mehr davon sehen werden, Sie wissen schon, gekaufte Löhne und Verbindlichkeiten, eine steigende Nachfrage nach Automatisierung, da Unternehmen einen klareren Fokus auf die Rationalisierung ihrer Prozesse haben, um verschiedene Arbeitsstile zu ermöglichen, und auch, dass der Hauptfokus darauf liegt, das Beste aus ihren Budgets und ihren Arbeitskräften zu machen. Ich denke also, dass wir auf dem Weg ins Jahr 2022 sehr ähnliche Themen sehen werden.

Tom Livock:
Sehr gut. Danke, Charlotte. Danke, Charlotte. Vielen Dank, dass Sie dabei sind. Ich schätze Ihre Unterstützung und Ihren Beitrag sehr.

Charlotte Newman:
Vielen Dank, Tom.

Tom Livock:
Und vielen Dank an das Publikum für die Teilnahme. Der Link wird zur Verfügung gestellt. Wenn Sie zu diesem Webinar zurückkehren möchten, dann klicken Sie bitte auf den Link. Und wenn Sie Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte an mich oder Charlotte, und wir werden Ihnen die Antworten geben. Ich danke Ihnen allen für Ihre Teilnahme und wünsche Ihnen einen schönen Tag.

Charlotte Newman:
Vielen Dank an alle.

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