Für Organisationen aller Formen und Größen ist es üblich, verschiedene Finanzpraktiken anzuwenden, um Barmittel zu verwalten und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Eine der wichtigsten dieser Praktiken ist die Abstimmung, die sowohl für die Verwaltung der täglichen Finanzen als auch für das Bargeldmanagement von Nutzen sein kann - WARUM? Das ist es, was AccessPay in diesem Artikel fragen wird.
Was ist Versöhnung?
Wir müssen mit einer Definition beginnen. Im Finanzwesen, Versöhnung ist der Prozess des Abgleichs von internen Buchungen (z. B. Kreditorenrechnungen) mit Bankauszügen.
Damit soll sichergestellt werden, dass alle Zahlungen, die erwartet wurden (und für die Sie einen internen Buchungssatz haben), eigentlich bezahlt wurden. Dies hilft den Organisationen, Diskrepanzen zu erkennen, so dass sie feststellen können, wo das Hauptbuch und der Auszug nicht übereinstimmen. Dies zeigt, wo sie Zahlungen untersuchen müssen, die irrtümlich oder in betrügerischer Absicht getätigt worden sein könnten.
Interne Bücher befinden sich sowohl im Hauptbuch als auch in der Back-Office-Software, in der Regel Systeme zur Unternehmensressourcenplanung (ERP). Es ist anzumerken, dass das ERP häufig das Hauptbuch speist. Die Kontoauszüge werden dann in das ERP geladen, so dass jeder Zeileneintrag (und damit jede Transaktion) im Auszug mit dem Hauptbuch abgeglichen werden kann. Wie funktioniert das Ganze also?
Wie funktioniert das?
Um diese Frage zu beantworten, müssen wir uns ansehen, welche Informationen Hauptbücher und Kontoauszüge enthalten. In den Hauptbüchern werden die Währung und der Betrag der Zahlung angegeben, sowie ob es sich um eine Ein- oder Auszahlung handelt. Es kann zusätzliche Details wie eine Rechnungsnummer und möglicherweise auch eine Referenz geben.
Auch die Kontoauszüge enthalten die gleichen grundlegenden Angaben. Die Währung und der Betrag der Transaktion sowie die Angabe, ob es sich um eine Einzahlung oder eine Auszahlung handelt. Die Transaktion hat auch eine eigene Referenz. Es ist erwähnenswert, dass Ihr Finanzteam bei der automatischen Abstimmung (mehr dazu später) die Referenzdaten der Rechnung/des Kontos mit dem Kontoauszug verknüpfen kann, wodurch es einfacher wird, etwaige Diskrepanzen zu erkennen.
Der Abstimmungsprozess ist traditionell ein manueller Prozess. Das Finanzteam eines Unternehmens analysiert die Angaben im Hauptbuch und im Kontoauszug Zeile für Zeile mit bloßem Auge, um zu sehen, ob alle Angaben übereinstimmen. Es muss doch einen besseren, effizienteren Weg geben, um die Abstimmung durchzuführen, oder?
Spotlight auf die automatische Abstimmung
Viele Unternehmen haben inzwischen die automatische Abstimmung eingeführt, um den Prozess zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Bei der automatischen Abstimmung verwendet ein ERP-System einen vordefinierten Satz von Kriterien, um den Auszug und das Hauptbuch automatisch abzugleichen. Das bedeutet, dass die Finanzteams nicht alles manuell abgleichen müssen, sondern nur dann eingreifen, wenn es Ausnahmen gibt, die untersucht werden müssen.
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Zu den vordefinierten Kriterien für den automatischen Abgleich gehören die üblichen Verdächtigen, z. B. der Betrag. Es können aber auch Referenzdaten verwendet werden. Wenn Ihnen zum Beispiel ein Lieferant eine Zahlung für eine Rechnung schickt, könnte die Bank zuerst ihre eigene Referenz angeben, und dann könnte die Rechnungsnummer irgendwo weiter unten im Feld aufgeführt sein. Diese Logik muss in Ihr ERP-System integriert werden, um einen automatischen Abgleich zu ermöglichen.
Intraday vs. Tagesende
Wie oft wird der Abgleich durchgeführt? In der Regel entweder am Tagesende und/oder untertägig (d. h. "innerhalb des Tages"). Am Tagesende wird bewertet, welche Zahlungen ausgeführt wurden und von Ihrer Bank auf dem Konto bestätigt. Dies ist die nur Typ, der für die ERP-Abstimmung verwendet wird, und der für die Finanzabteilung wichtig ist, da er identifiziert, welche spezifisch erwartete Transaktionen abgeschlossen wurden und nicht abgeschlossen wurden.
Die Intraday-Abstimmung bietet nicht dieselbe Detailgenauigkeit wie die End-of-Day-Abstimmung. Die Intraday-Abstimmung wird meist für Treasury-Zwecke verwendet und zeigt Ihnen, dass eine erwartete Zahlung nicht eingegangen ist, aber nicht unbedingt die Transaktion ist hervorragend. Intraday ist ein Prozess auf hohem Niveau, der von Treasury-Teams um zu zeigen, wie viel sie investieren müssen/wie viel sie täglich leihen müssen.
Verwendungszwecke für Intraday
Ja. Die Abstimmung am Tagesende (manuell oder automatisiert) ist der Standard im Finanzwesen. Doch auch verschiedene Mitglieder Ihrer Finanzfunktion können von der Intraday-Abstimmung profitieren. Zum Beispiel, Treasury-Operationen Teams können damit herausfinden, ob erwartete Zahlungen vor Ende des Tages eingegangen sind, was eine genauere Aussage über die verfügbaren Mittel für Investitionen und mehr Details für den Treasury-Prozess ermöglicht.
Intraday ist nützlich für Finanzteams auch. So können Sie Ihr Finanzteam vorwarnen, damit es schon heute damit beginnen kann, etwaigen Zahlungsausfällen nachzugehen, und nicht erst morgen, wenn es erst am Ende des Tages davon erfahren hätte. In diesem Szenario wäre es möglich, dass Ihr Finanzteam die ausstehenden Beträge noch am selben Tag begleicht oder den Kunden, der Ihnen Geld schuldet, zu verfolgen beginnt.
Eine Sache müssen wir noch erwähnen. Intraday ist nur machbar, wenn Sie den Abstimmungsprozess automatisieren. Die Finanzteams sind schon genug beschäftigt. Von ihnen zu verlangen, dass sie am Ende des Tages und Eine manuelle Intraday-Abstimmung würde zu viel Arbeit bedeuten. Wenn Sie jedoch den Intraday-Teil automatisieren und ihnen nur die zu untersuchenden Ausnahmen geben, ist dies viel einfacher zu handhaben und bietet einen echten Mehrwert.
Benennung der Vorteile
Die Versöhnung bietet Ihrer Organisation zahlreiche Vorteile. Dazu gehören...
- Einfache Verwaltung von Ausnahmen
Das Verfahren ermöglicht es Ihnen, Ausnahmezahlungen problemlos zu erkennen, zu untersuchen und zu verwalten. Andernfalls hätten Sie keine Möglichkeit zu erkennen, welche Zahlungen haben nicht gemacht worden, was den Cashflow beeinträchtigt.
- Aufdeckung von Betrug
Die Abstimmung dient auch als ein weiteres Instrument im Rahmen der Arsenal zur Betrugsbekämpfung. Sie können nämlich sehen, welche Zahlungen erwartet wurden und welche tatsächlich erfolgt sind; wenn also eine Zahlung fehlt, könnte dies ein Hinweis auf Betrug sein. Die Zahlen zeigen dass die Kosten des Betrugs allein für den britischen Privatsektor im Jahr 2017 140 Milliarden Pfund betrugen, so dass es wichtig ist, Lösungen für dieses Problem parat zu haben.
- Identifizierung von Trends
Sie kann auch zur Ermittlung von Trends verwendet werden, so dass Sie Ihre Prozesse in Zukunft verbessern können. Sie könnten zum Beispiel die Abstimmung einsetzen, um Trends bei den Zahlungsfristen Ihrer Organisation zu erkennen. Angenommen, ein Schuldner zahlt immer zu spät. Sie könnten dies erkennen und berücksichtigen, anstatt sich auf interne Kontodaten zu verlassen. Auf diese Weise können Sie sagen, dass Sie diese Gelder heute nicht mehr erwarten, da der Schuldner mit einigen Tagen Verspätung zahlen wird, und erhalten eine genauere Cashflow-Prognose, damit Sie nicht überzogen werden.
Bewältigung der Herausforderungen
Der Abstimmungsprozess bringt auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die Sie bewältigen müssen, wie z. B....
- Dateneingabe
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Daten in Ihre Systeme zu bekommen. Denken Sie darüber nach. Oft müssen Sie ins Online-Banking gehen, den Kontoauszug herunterladen und ihn dann in Ihr ERP-System hochladen. Jede einzelne Online-Bank hat ein anderes Format - also müssen Sie die Dateien vor dem Hochladen auch noch abgleichen und standardisieren. Dies ist an sich schon riskant, da dies eine hinterhältiger Mitarbeiter mit der Möglichkeit, die Erklärung zu ändern (z. B. durch Einfügen oder Streichen einer Zeile), so dass jemand, der einen Betrug begeht, seine eigenen Spuren verwischen kann.
- Erforderlicher Personalbestand
In Fällen, in denen Sie die Abstimmung manuell vornehmen, kommt noch das Problem des Personalbestands hinzu. Ihr Team müsste die Hauptbücher und die Kontoauszüge Zeile für Zeile abgleichen, und die Tatsache, dass die Kontoauszüge möglicherweise nicht das beste Format haben, macht dies noch schwieriger, so dass der gesamte Prozess sehr arbeitsintensiv ist.
- Anfällig für Fehler
Jeder manuelle Prozess ist anfällig für menschliche Fehler, und das gilt auch für den Abgleich. Während des gesamten Prozesses, vom Herunter- und Hochladen über die Standardisierung von Dateien bis hin zum Abgleich, können Fehler auftreten, die schwerwiegende Folgen haben können. Es gibt Beweismittel zum Nachweis dass menschliches Versagen die Unternehmen im Vereinigten Königreich und in den USA jedes Jahr rund 315 Pfund pro Mitarbeiter kostet.
Arbeiten mit AccessPay
Sie können mit AccessPay zusammenarbeiten, um diese Herausforderungen zu meistern, damit Ihr Unternehmen den Abgleich optimal nutzen kann. Wir können den Prozess des Abrufs von Kontoauszügen automatisieren und in Ihr ERP-System einspeisen sowie den Kontoauszug umwandeln und alle Ausgaben auf diesem Weg standardisieren. Das bedeutet, dass die Umwandlung nicht in Ihrem ERP durchgeführt werden muss, was zu Effizienzsteigerungen führt.
Die Verwendung von AccessPay für die Umwandlung und automatische Zustellung bietet einen weiteren Vorteil, was den Abgleich betrifft. Sie können den Prozentsatz Ihrer Abgleiche erhöhen (wenn Sie den automatischen Abgleich verwenden), da Sie durch die Standardisierung eine einzige Regel für alle Banken verwenden (Sie werden immer noch mehrere Abgleichsregeln haben, aber nicht mehr pro Bank), um die Abgleiche zu steuern. Dies steigert die Effizienz und die Genauigkeit und führt zu einer höheren Übereinstimmung zwischen Ledger und Kontoauszug.
Cash Management nutzen
Die automatisierte Abruffunktion von AccessPay ermöglicht Ihnen auch die Nutzung der Versöhnung für effektive Kassenführung. In ERPs werden die Informationen auf der Basis von einzelnen Konten und Transaktionen angezeigt. Mit AccessPay jedoch übermitteln wir Ihnen nicht nur alle notwendigen Informationen (z. B. MT940s), sondern wir zeigen sie auch in unserer leicht zu navigierenden und benutzerfreundlichen Oberfläche an, damit Sie die Daten in aller Ruhe ansehen und abfragen können.
Der zusätzliche Vorteil besteht darin, dass nicht nur Ihr Finanzteam alle erforderlichen Auszugsinformationen auf der Benutzeroberfläche sehen kann, sondern auch Ihr Treasury-Team. Sie können alle konsolidierten Salden für Ihr Unternehmen über unser Kassenführung Lösung - sowie alle Faktoren, die zu diesen Salden beitragen - so dass sie unsere erstklassigen Analysetools nutzen können, um Ihnen zu helfen, das Beste aus Ihren Barmitteln zu machen.
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