FCA og andre tilsynsmyndigheder strammer op på virksomhedernes kontrol med kontanter som reaktion på de seneste fejl i risikostyringsprocesserne, som er kommet frem i lyset under COVID-19-pandemien.
Sammenbruddet i forbrugsudgifterne i det seneste kvartal har ført til et betydeligt fald i indkomsten for mange virksomheder, hvilket har ført til bekymring for, at mere end én virksomhed kan gå konkurs i den nærmeste fremtid.
Med dette værst tænkelige scenarie i tankerne er Finanstilsynet gået ind med nye regler for at sikre, at kunderne er tilstrækkeligt beskyttet ved at kræve, at virksomhederne adskiller deres kunders midler fra deres egne midler. Denne adskillelse af kundernes penge skal beskytte dem mod at blive brugt uretmæssigt af kriseramte virksomheder til at dække deres operationelle likviditetsbehov.
FCA har især fokuseret på betalingsinstitutter og udstedere af e-penge, hvis forretning består i at håndtere kundepenge.
Som enhver anden regulering er FCA's beskrivelse lang og kompleks, så vi har forenklet den til de fire vigtigste ting, du skal gøre for at sikre overholdelse af den nye FCA-tilgang.
(Ansvarsfraskrivelse: Dette er ikke juridisk rådgivning, og vi anbefaler, at du konsulterer en advokat for at sikre, at reglerne er i orden i dit eget firma. Denne blog er blot beregnet til at give dig vigtige erfaringer og ideer til næste skridt).
1. Beskyttelse af
Hvad betyder det? FCA-reglerne fastsætter, at PI'er og EMI'er skal holde kundernes penge adskilt fra deres egne driftskasser. De skal også kunne dokumentere, at klienternes midler er identificeret og adskilt fra virksomhedens midler på passende vis.
Hvad kan du gøre? Du bør have separate bankkonti til kundepenge og forretningsmidler og spore disse i dit ERP-, regnskabs- eller backoffice-system. Der bør foretages en daglig afstemning af "Kundepenge" og "Restricted" i forhold til "Egne midler" og "Firmakonti" og opbevares som bevis for, at du sikrer korrekt adskillelse og beskyttelse af kundemidler.
2. Forsigtighedsbaseret risikostyring
Hvad betyder det? Ifølge FCA-reglerne skal et firma sikre, at det beløb, som det afspejler i sin "interne afstemning af kundepenge" som sin "kundepengeressource", er lig med den samlede saldo på dets "kundebankkonti". Et firma skal føre sine optegnelser, så det hurtigt kan beregne det samlede beløb af kundepenge, som det bør have for hver enkelt kunde.
Hvad kan du gøre? Der skal foretages og gennemgås daglige bankafstemninger for alle bankkonti med kundepenge, og der skal foreligge dokumentation for, at disse afstemninger har fundet sted. Enhver sådan afstemning bør vedrøre værdien af klientkontoenes penge pr. klient, som beskrevet i firmaets centrale registreringssystem.
I tilfælde af kunder med midler på flere bankkonti skal summen for hver konto sammenfattes til ét tal, som kan krydstjekkes med værdien i virksomhedens registreringssystem.
3. Finansiel kriminalitet og styring og tilsyn
Hvad betyder det? FCA minder ledende medarbejdere i virksomheder om, at de forventes at have tilsyn med - og dokumentere, at de kender - virksomhedens finansielle stilling og de vigtigste ind- og udgående bevægelser af midler.
Hvad kan du gøre? Virksomhederne bør tage skridt til at fjerne blinde pletter i deres processer, hvor der kan opstå fejl - især den manuelle overførsel af betalings- og finansdata mellem backoffice-systemer og banker. Ved at automatisere overførslen af data til og fra deres banker og ved at have disse data på et dashboard for ledelsen kan virksomheden eliminere risikoen for uskyldige fejl, minimere mulighederne for kriminelle for at begå svig og vise beviser for gennemgang af operationelle aktiviteter.
4. Forvaltning af optegnelser og rapportering
Hvad betyder det? Endelig fremgår det af FCA-reglerne, at virksomhederne skal kende det nøjagtige antal og værdien af betalinger, der er foretaget via hver enkelt betalingskanal og valuta. De skal også registrere den autorisationsmetode, der er anvendt ved udførelsen af disse betalinger. For indirekte bankdeltagere skal firmaerne desuden fremlægge deres Intraday Liquidity Reports i henhold til Basel Committee on Banking Supervision (BCBS).
Hvad kan du gøre? Sørg for, at alle betalinger godkendes af ledende medarbejdere, og at der opbevares beviser for en sådan godkendelse. Desuden er det nødvendigt med en yderligere revisionskontrol af de gennemførte betalinger i forhold til de godkendte betalinger. Et alternativ er at automatisere hele betalings- og godkendelsesprocessen og at indbygge dette revisionsspor i den automatiserede proces.
Hvordan kan AccessPay hjælpe?
Hvis din virksomhed forsøger at opfylde disse FCA-krav, er AccessPay her for at hjælpe ved at automatisere overførslen af data fra dine back-office-systemer til dine banker.
Med vores brancheførende platform, der integrerer din ERP med alle dine bankkonti i hele verden, har du mulighed for nemt at identificere og adskille dine egne midler fra dine kunders midler i din ERP for at sikre effektiv beskyttelse og forsigtig risikostyring.
Du får også indsigt i realtid i din aktuelle kontantposition, automatiserer processer med risiko for svindel og fejl og får detaljerede revisionsspor af hele processen, hvilket giver dig den rapportering og overvågning, du har brug for for at opfylde FCA-kravene.
Ved at automatisere leveringen af data fra din bank til dit ERP-system ved hjælp af AccessPay får du tillid til nøjagtigheden af din rapportering, uanset om det er til dine interessenter, din bestyrelse eller til Finanstilsynet.
Er du klar til at tage det næste skridt i retning af overholdelse?
Hvis du mener, at vi kan hjælpe dine interne finansprocesser, så kontakt os for at aftale en konsultation eller ring til os på +44 020 3282 752.