Det är vanligt att organisationer i alla former och storlekar använder sig av olika finansiella metoder för att hantera kontanter och hålla verksamheten igång på ett smidigt sätt. En av de viktigaste av dessa är avstämning, som kan vara värdefull både för att hantera den dagliga ekonomin och för att hantera kassan - VARFÖR? Det är vad AccessPay kommer att fråga i hela denna artikel.
Vad är försoning?
Vi måste börja med en definition. Inom ekonomi, avstämning är processen att matcha interna bokföringsposter (t.ex. fakturor för leverantörsreskontra) med bankutdrag.
Syftet med detta är att se till att alla betalningar som förväntades göras (och som du har en intern bokföringspost för), har faktiskt betalats ut. Detta hjälper organisationer att upptäcka diskrepanser, så att de kan identifiera var huvudboken och kontoutdraget inte stämmer överens. Detta visar var de behöver undersöka betalningar som kan ha gjorts felaktigt eller bedrägligt.
Interna huvudböcker finns i huvudboken och i programvaror för backoffice, oftast System för resursplanering (ERP). Det bör noteras att ERP ofta matar huvudboken. Kontoutdragen laddas sedan in i ERP, så att varje radpost (och därmed varje transaktion) i kontoutdraget kan matchas tillbaka till huvudboken. Hur fungerar då allt detta?
Hur fungerar det?
För att besvara denna fråga måste vi titta på vilken information som finns i huvudböcker och kontoutdrag. I huvudböcker anges betalningsvaluta och betalningsbelopp, samt om det är en inbetalning eller en utbetalning. Det kan finnas extra detaljer som ett fakturanummer och eventuellt också en referens.
Även kontoutdragen innehåller samma grundläggande uppgifter. Transaktionens valuta och belopp samt om det rör sig om en inbetalning eller utbetalning. Det kommer också att ha en egen referens. Det är värt att notera att vid automatisk avstämning (mer om det senare) kan ditt ekonomiteam koppla fakturans/bokföringens referensuppgifter till kontoutdraget, vilket gör det lättare att upptäcka eventuella avvikelser.
Avstämningsprocessen har historiskt sett varit manuell. Organisationens ekonomiteam analyserar uppgifterna i både huvudboken och kontoutdraget, rad för rad med blotta ögat, för att se om alla uppgifter stämmer överens. Det måste finnas ett bättre och effektivare sätt att göra avstämningar, eller hur?
Spotlight på automatisk avstämning
Många organisationer har nu infört automatisk avstämning för att effektivisera processen och skapa effektivitetsvinster. Vid automatisk avstämning använder ett ERP-system en fördefinierad uppsättning kriterier för att automatiskt matcha samman kontoutdrag och huvudbok. Detta innebär att ekonomiteamen inte behöver matcha allting manuellt, utan endast ingriper när det finns undantag som måste undersökas.
Här är en inspelning av ett webbseminarium om hur du ställer in automatiserade betalningar inom din organisation.
De fördefinierade kriterierna som används för automatisk avstämning omfattar de vanliga misstänkta kriterierna, t.ex. belopp. Men referensdata kan också användas. Om t.ex. en leverantör skickar dig en betalning för en faktura kan banken först ange sin egen referens, och sedan kan fakturanumret anges någonstans längre ner i fältet. Denna logik måste byggas in i ditt ERP för att möjliggöra automatisk avstämning.
Intradag vs. dagsslut
Hur ofta görs då en avstämning? Vanligtvis sker det antingen i slutet av dagen och/eller inom dagen (vilket betyder "inom dagen"). I slutet av dagen bedöms vilka betalningar som har utförts. och bekräftas på kontot av din bank. Detta är den endast typ som används för att driva avstämningen i ERP, och det är den som är viktig för finans, eftersom den identifierar vilka specifik förväntade transaktioner har genomförts och inte genomförts.
Intraday ger inte samma detaljnivå som end-of-day. Intradagsavstämningen, som oftast används för finansförvaltningen, visar att en förväntad betalning inte har mottagits, men inte nödvändigtvis att den inte har mottagits. som transaktionen är enastående. Intraday är i hög grad en process på hög nivå, som används av grupper för finansförvaltning för att visa hur mycket de måste investera/hur mycket de behöver låna dagligen.
Användning för intraday
Ja, avstämning vid dagens slut (manuell eller automatiserad) används som standard för ekonomi. Men olika delar av din ekonomifunktion kan också dra nytta av intradagavstämningar. Till exempel, likviditetsförvaltning. Team kan använda den för att ta reda på om förväntade betalningar har mottagits före dagens slut, vilket ger mer exakt information om tillgängliga medel för investeringar och mer detaljer för kassaprocessen.
Intraday är användbart för finansgrupper också. Det kan användas för att ge dem en förvarning, så att de kan börja undersöka eventuella uteblivna betalningar idag, i stället för imorgon, vilket de skulle behöva göra om de hade fått reda på det först i slutet av dagen. I det här scenariot skulle det vara möjligt för ditt ekonomiteam att antingen få de uteblivna betalningarna betalda samma dag eller börja jaga den kund som är skyldig dig pengar.
Det finns en sak som vi måste nämna. Intraday är endast genomförbart om du automatiserar avstämningsprocessen. Finansteamen är tillräckligt upptagna. Att be dem göra avstämningar i slutet av dagen och manuell avstämning av intradagskurser skulle ge dem för mycket arbete. Om du däremot automatiserar intradagsavstämningen och bara ger dem alla undantag att undersöka blir det mycket lättare att hantera och ger ett verkligt värde.
Namnge fördelarna
Det finns flera fördelar som en avstämning kan ge din organisation. Det handlar bland annat om...
- Enkel hantering av undantag
Med hjälp av processen kan du enkelt identifiera, utreda och hantera undantagsbetalningar. Annars skulle du inte ha något sätt att veta vilka betalningar som har inte och skadar kassaflödet.
- Upptäckt av bedrägerier
Avstämningen är också ett annat verktyg i organisationens arsenal för förebyggande av bedrägerier. Detta beror på att du kan se vilka betalningar som förväntades betalas och vad som faktiskt hände, så om en betalning saknas kan det vara ett tecken på bedrägeri. Siffrorna visar att kostnaden för bedrägerier enbart för den privata sektorn i Storbritannien uppgick till 140 miljarder pund 2017, så det är viktigt att ha lösningar på detta problem redo.
- Identifiering av trender
Den kan också användas för att identifiera trender, vilket gör att du kan förbättra processerna i framtiden. Du kan till exempel använda avstämning för att upptäcka trender i när folk betalar din organisation. Säg att en gäldenär alltid betalar sent. Du kan identifiera detta och redogöra för det i stället för att förlita dig på interna kontonummer. På så sätt kan du säga att vi inte förväntar oss att dessa medel kommer in i dag eftersom gäldenären kommer att betala några dagar för sent, vilket ger dig en mer exakt kassaflödesprognos så att du inte blir överbelastad.
Att ta itu med utmaningarna
Avstämningsprocessen har också sin beskärda del av utmaningar som du måste ta itu med, t.ex....
- Inmatning av data
En av de största utmaningarna är att få in data i dina system. Tänk på det. Ofta måste du gå in på internetbanken, ladda ner kontoutdraget och sedan ladda upp det i ditt ERP-system. Varje nätbank har ett annat format - så du måste också anpassa och standardisera filerna innan du laddar upp dem. Detta är riskabelt i sig självt, eftersom det ger en en lömskt anställd med möjlighet att ändra uttalandet (t.ex. genom att lägga till eller stryka en rad), så att den som begår bedrägeri kan dölja sina egna spår.
- Krav på antal anställda
Om du gör avstämningen manuellt finns det också en personalfråga. Ditt team måste matcha huvudböcker och kontoutdrag, rad för rad, och det faktum att kontoutdragen kanske inte är i bästa format gör detta ännu svårare, så hela processen är mycket arbetsintensiv.
- Benägen att göra fel
Alla manuella processer är känsliga för mänskliga fel, och avstämningar är inte annorlunda. Möjligheten till fel finns i hela processen, från nedladdningar, uppladdningar och standardisering av filer till matchning, och konsekvenserna kan bli allvarliga. Det finns bevis för att visa att mänskliga fel kostar företag i både Storbritannien och USA omkring 315 pund per anställd varje år.
Arbeta med AccessPay
Du kan samarbeta med AccessPay för att ta itu med dessa utmaningar så att din organisation kan få ut det mesta av avstämningen. Vi kan automatisera processen för att hämta utlåtandet och leverera det till ditt ERP, samt omvandla utlåtandet och standardisera alla utdata längs vägen. Detta innebär att omvandlingen inte behöver göras i ditt ERP, vilket skapar effektivitetsvinster.
Att använda AccessPay för omvandling och automatiserad leverans ger ytterligare en fördel när det gäller avstämning. Du kan öka dina matchningsprocent (när du använder automatisk avstämning), eftersom du genom standardisering använder en enda regel för alla banker (du kommer fortfarande att ha flera matchningsregler, men inte per bank) för att styra matchningarna. Detta ökar effektiviteten och noggrannheten, vilket leder till att dina matchningar i huvudbok/redovisning ökar.
Utnyttja kontanthantering
AccessPays automatiserade funktion för att hämta ut kontoutdrag gör det också möjligt för dig att använda avstämningen för att effektivt hantering av likvida medel. I ERP-system visas informationen konto för konto och transaktion för transaktion. Men med AccessPay ger vi dig inte bara all nödvändig information (t.ex. MT940), vi visar den också i vårt lättnavigerade och användarvänliga gränssnitt så att du kan se och undersöka uppgifterna i lugn och ro.
Den extra fördelen är att inte bara ditt ekonomiprogram kan se all nödvändig information om kontoutdragen i användargränssnittet, utan även ditt finansteam. De kan se alla konsoliderade saldon för din organisation via vårt Kontanthantering De kan använda våra förstklassiga analysverktyg för att hjälpa dig att få ut det mesta av dina pengar.
Kontakta oss idag för att få veta mer om Cash Management.