20 oktober 2021

Stoppa mänskliga fel i betalningar, undvik missnöjd personal

Att skydda företagets betalningar från bedrägerier och stärka cybersäkerheten verkar enkelt nog.

Vi hoppas att vi inte ska svara på några tvivelaktiga e-postmeddelanden med nigerianska prinsar som bara är desperat att överföra 100 000 pund till ditt bankkonto.

I takt med att tekniken går framåt och nät- och mobilbankverksamhet blir normaliserad blir konsumenter och företag mer medvetna om säkerhet än någonsin tidigare.

Så det väcker frågan: varför läser vi fortfarande berättelser om betalningsmardrömmar?

Det visar sig att svaret ligger i mänskliga fel.

cybersäkerhet med fintech

Att sakna pengar är inte alltid skadligt... men det kan vara det

Vi säger inte att det inte finns tusentals potentiella hackare och bedragare som försöker stjäla dina bankuppgifter - cybersäkerhet är ett genuint problem.

Enbart år 2020 uppgick värdet av de årliga förlusterna av bedrägerier i samband med banktjänster på nätet i Storbritannien till totalt 1,5 miljarder euro. uppskattningsvis 159,7 miljoner pund.

Den tekniska utvecklingen är ett tveeggat svärd i detta avseende. I takt med att cybersäkerheten ökar och lösningar för bankbedrägerier blir allt vanligare, ökar också metoderna för brottslingar på nätet.

I slutet av september hade till exempel 2021 redan slagit rekord i antalet nolldagsattacker. - Särskilda exploateringar som är inriktade på svagheter i programvaran som antingen är okända för värden eller kända men ännu inte åtgärdade.

 

Mänskliga fel: Värre än du tror

Men illasinnade attacker är ofta det minsta problemet för ett företag när det gäller cybersäkerhet.

Det är sant att de flesta anställda numera åtminstone är medvetna om phishingmejl och vikten av tvåfaktorsautentisering (om du inte är det, Läs allt om det här).

Men trots detta visar siffrorna att det finns en mycket mer oroande, utbredd och svårare att fånga upp när det gäller bedrägeribekämpning: mänskliga fel.

Du kanske frågar dig själv: hur stort är problemet med mänskliga fel egentligen?

Inom andra sektorer, discipliner och olika fenomen är hotet från mänskliga fel kanske mer påtagligt. Tänk om, till exempel, Rösterna räknas fel i ett avgörande val.?

Mänskliga fel i betalningar är ett större problem än du tror. Enligt uppskattningar är det mänskliga felet ofta den största orsaken till så många som 95% av intrång i cybersäkerheten.

Det kan vara så enkelt som att du missar en decimalpunkt i din företagsbetalning, att du råkar skriva en extra nolla eller att du glömmer bort ditt arbetsflöde och skickar en betalning två gånger.

Det viktigaste att komma ihåg är att det är helt undvikbart om du har rätt processer på plats som stöds av rätt programvara.

Bristande hantering av betalningsbedrägerier kan orsaka onödig stress - och det gillar ingen.

 

Interna misstag kan orsaka kaos

Tänk dig att du är lärare. Du har barn att mata och räkningar att betala. Din son kanske fyller år i slutet av månaden och du längtar efter att få köpa den PlayStation 5 som han har bett om.

Det är lönedag. På väg till jobbet kontrollerar du din lön via internetbank. Till din förskräckelse... du har inte bara inte fått betalt, utan ditt konto är också sat. väg till övertrasseringen.

Vad? Ditt hjärta börjar slå. Du kollar igen. Siffrorna har inte ändrats.

Du tänker för dig själv: det här kan inte vara rätt. Tyvärr är det så.

Det är exakt vad som hände till lärare i Oakland School District i december 2017.

Skärmdump av tweet från Oakland Schools District efter att ett mänskligt fel ledde till ett problem med löneprocesser.

Lyckligtvis korrigerades misstaget ganska snabbt efter att det upptäcktes vid 9.30-tiden på morgonen. Men det hjälpte inte riktigt till att lugna lärarna, eftersom deras lönecheckar till slut blev omvända i stället för inbetalda.

Jag vet inte hur det är med dig, men att ta pengar från personalen när de förväntar sig en hel månadslön låter inte bra för den interna moralen.

Och tror du verkligen att den berörda personalen var fokuserad på undervisningen den dagen? Eller var de alltför oroliga för det betalningsfiasko som pågick bakom kulisserna? Jag antar det senare.

Det blev ännu värre i Oakland när det avslöjades att det pinsamma misstaget berodde på ett mänskligt misstag av en okänd anställd. Det kan ha rättats till, men personalens förtroende var helt borta.

Vi kan naturligtvis inte säga något säkert i denna situation, men betalningsfel och stress är en Den främsta orsaken till psykiska hälsoproblem och utbrändhet..

 

Vad kan man göra för att förebygga mänskliga fel vid betalningar?

Det finns många sätt att undvika mänskliga fel i företagsbetalningar inom AccessPay-plattformenEn sak som vi rekommenderar till alla våra kunder är att skilja på arbetsuppgifter.

Uppdelning av arbetsuppgifter är ett ytterligare steg i betalningshantering och innebär att betalningsfiler godkänns av fler än en person innan de slutförs.

Har du hört att två huvuden är bättre än ett? Uppdelning av arbetsuppgifter är ett säkert sätt att förhindra att ett misstag allvarligt irriterar din personal på grund av problem med löneadministrationen, vilket stärker cybersäkerheten redan innan lösningar för bankbedrägerier införs.

I exemplet med Oakland School District ovan är det viktigt att fler än en anställd granskar lönelista Dokumenten kunde ha förhindrat en enorm huvudvärk för de stackars lärarna och undvikit en hel del förlägenhet, ångest och dålig PR för de berörda skolorna.

I takt med att tekniken utvecklas blir det lättare för en person att ta på sig flera uppgifter. Men detta sparar inte alltid tid. Att hoppa över viktiga interna kontroller kan innebära att allvarliga försummelser faller på en potentiellt omedveten anställd, helt enkelt för att denne inte kontrollerade varje fil tillräckligt flitigt.

Oavsett företagets storlek kan alla företag dra nytta av det extra säkerhetslager som uppdelning av arbetsuppgifter innebär. Allt det handlar om är att införa lämpliga kontroller, tillhörande privilegier och godkännanden.

Det är en enkel idé, men den är viktig för att skydda dina företagsbetalningar från mänskliga fel och de kostsamma misstag som ingen vill ska hända.

 

Vill du veta mer?

Betalningsmardrömmar och cybersäkerhetsproblem som det som nämns ovan kan enkelt undvikas med en pålitlig betalningsprogramvara som AccessPay, eftersom företag i allt större utsträckning vänder sig till FinTech för en mängd olika lösningar. Men det händer ändå. Lita inte bara på oss.

Gå igenom vår sida om säkerhet och bedrägeribekämpning för att ta reda på mer om uppdelning av arbetsuppgifter i Detect-modulen.

Eller varför inte kolla in vårt senaste Platform Showcase? Där får du en närmare titt på hur AccessPays automatisering av betalnings- och kontanthantering kan effektivisera ditt arbetsflöde och öka säkerheten.

 

AccessPay-plattformen-utställningscase-CTA