Om du läser detta är du förmodligen någon som hanterar finansverksamheten inom ditt företag, och om så är fallet letar du förmodligen också efter ett sätt att ytterligare säkra denna process.
Bedrägerier och felaktigheter kostar organisationer tid och pengar och kan till och med skada deras anseende. Enligt National Crime Agency är bedrägerier i själva verket beräknas kosta brittiska organisationer 190 miljarder pund.
Avasts hotrapport Q1/2020 har visat att fakturabedrägerier ökar och de senaste uppgifterna avslöjar "att antalet bedrägerier med fakturor och återbetalningar har ökat med så mycket som 50% Bedragarna avleder äkta fakturor eller betalningsinstruktioner som skickas via e-post, ofta från en bekant leverantör eller entreprenör, och skickar kopior med ändrade bankuppgifter till ett konto som ägs av dem. Dessa e-postmeddelanden är ofta så välkonstruerade att det är svårt att se vad som är äkta och vad som inte är det. Och, häpnadsväckande nog, dessa bedrägerier står för 55% av alla pengar som förloras på grund av bedrägerierenligt Barclays.
Du kan läsa hela artikeln här.
Denna typ av bedrägeri kan förhindras med rätt betalningssäkerhetsåtgärder på plats: genom att identifiera misstänkta transaktioner och flagga okända betalningsmottagares konton.
Betalningsbedrägerier och operativ motståndskraft i skarp relief
Konsekvenserna av betalningsbedrägerier i kombination med behovet av att säkerställa motståndskraft mot ekonomiska påfrestningar har lett till ett ökat regulatoriskt fokus på operativ motståndskraft, särskilt inom corporate finance. Därför är det viktigt att organisationer optimerar sina interna kontrollmekanismer för att minska risken för ekonomiska förluster och förenkla arbetet med att uppnå regelefterlevnad.
Här på AccessPay hanterar vi miljontals betalningar åt våra kunder i form av överföringar mellan deras finansiella system och bankerna. Därför vet vi hur viktigt det är att minska riskerna så mycket som möjligt.
Vi vet också att automatisering av vanligtvis manuella processer innebär att vi avsevärt minskar risken för mänskliga fel. Men även när automatiserade processer finns på plats finns det fortfarande en risk för att misstänkta transaktioner inträffar.
Vår branschledande säkerhetsfunktion för betalningar, Upptäckhar utformats särskilt för att flagga för potentiella risker och kritiska fel som kanske inte är uppenbara för det mänskliga ögat - innan betalningsfiler behandlas.
Vad är misstänkta transaktioner?
Misstänkta transaktioner kan se ut på många olika sätt och är ibland nästan omöjliga att upptäcka. Naturligtvis har vissa företag lärt sig detta den hårda vägen och har bara märkt dessa fel efter att betalningarna har behandlats.
Under årens lopp har vi haft ett nära samarbete med våra kunder för att förstå de utmaningar de har ställts inför när de har försökt identifiera misstänkta transaktioner, ett arbete som har kulminerat i utvecklingen av ett verktyg som gör det möjligt för företag att undvika framtida fel och bedrägeriförsök.
Exempel på misstänkta transaktioner:
Identitetsstöld
I ett fall skickades ett bedrägligt e-postmeddelande till finansavdelningen på ett stort företag, där man utgav sig för att vara företagets VD och krävde att en viss leverantör skulle få betalt "snarast". Ekonomiteamet hade inga betalningskontroller på plats och betalade därför till slut leverantören. Företaget hade omedvetet betalat tusentals pund till ett bedrägligt konto, och pengarna var oåterkalleligen borta. Företaget drabbades av en enorm försämring av sin totala kassaposition till följd av detta.
Har du någonsin varit i en liknande situation? Det blir allt svårare att upptäcka bedrägliga e-postmeddelanden, och eftersom många företag är beroende av e-post som sin huvudsakliga kommunikationsform är det förståeligt att detta scenario inträffade.
En häpnadsväckande rapport från PWC visar att "46% av de undersökta organisationerna rapporterade att de utsatts för bedrägeri, korruption eller andra ekonomiska brott under de senaste 24 månaderna" och i deras "Global Economic Crime and Fraud Survey 2022" rapporterade respondenterna totala förluster på $42 miljarder USD, utöver skador på varumärke, anseende och marknadsandelar. [PWC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022]
Felaktig betalning på grund av mänskliga misstag
I ett annat aktuellt fall hanterade ett ekonomiteam en korrupt betalningsfil där ett leverantörskontonummer hade registrerats felaktigt. Filen innehöll slumpmässiga uppsättningar av kontonummer och tyvärr matchade ett av de slumpmässiga kontonumren ett riktigt konto utanför deras leverantörslista. Pengarna betalades ut och kunde återigen inte återfås.
I båda fallen var dessa små fel knappt märkbara för det mänskliga ögat och upptäcktes först efter det att betalningarna hade gjorts.
Med funktionen Detect på plats skulle dessa betalningar ha flaggats i AccessPay som hög risk innan de behandlades. Med hjälp av regeln "Creditor Unrecognised" (en av flera förinställda regler i verktyget) uppmanar funktionen Detect finansteamen att dubbelkontrollera betalningsuppgifterna innan de slutför en inlämning.
I båda fallen hade ett verktyg som Detect inneburit att situationer som denna enkelt hade kunnat undvikas, och i slutändan hade företagen inte bara sluppit kostnaden för felaktiga transaktioner, utan även den extra stress som det innebär att ha finanspersonal som arbetar i krisläge.
Hur fel och bedrägeribekämpning hanteras i AccessPay
Premiumfunktionen Detect utnyttjar kraften i vår automatiserings- och AI-motor för att flagga för eventuella problem som ser misstänkta ut i ett företags betalningsfiler.
Den använder en uppsättning fördefinierade regler som kan anpassas för att skapa en komplett profil för oregelbunden och regelbunden aktivitet för din organisation.
All oregelbunden aktivitet flaggas omedelbart med hjälp av ett trafikljussystem med rött, gult och grönt ljus för att indikera misstänkta transaktioner som behöver uppmärksammas innan de behandlas.
Exempel på regler som finns tillgängliga för Detect och som är helt anpassningsbara:
- Oredovisade fordringsägare
- Borgenärer som betalats mer än en gång inom samma fil: Hänvisning till duplicerad information
- Borgenärer betalade samma belopp mer än en gång inom samma fil: Liknande som ovan
- Tröskelvärden för totalt antal transaktioner: Detta kommer att flagga för potentiellt stora betalningar som ligger utanför förväntade eller normala betalningsbelopp
- Tröskelvärden för det totala transaktionsbeloppet
- Tröskelvärden för enskilda transaktionsbelopp
Med ständigt växande cyberhot vet företagen att riskreducering måste stå högst upp på agendan. Att använda ett verktyg som är utformat för att upptäcka problem och varna ekonomicheferna om oregelbunden aktivitet är nu ett nödvändigt steg för att förhindra betalningsbedrägerier och eliminera risker.
Eftersom Detect är en del av vår bredare Fraud & Error Prevention Suite, erbjuder vi även lösningar för Sanctions Screening och Confirmation of Payee.
Läs mer om den fullständiga Suite för förebyggande av bedrägerier och fel här.
Om du vill prata med någon i vårt team om hur Detect kan fungera för dig, lämna dina kontaktuppgifter så kommer någon i vårt team att kontakta dig.
AccessPay behöver den kontaktinformation som du lämnar till oss för att kontakta dig om våra produkter och tjänster. Du kan när som helst avregistrera dig från dessa meddelanden. För information om hur du kan avsluta din prenumeration, samt om vår sekretesspraxis och vårt åtagande att skydda din integritet, vänligen läs vår Integritetspolicy.