Finansiell omvandling frigjord

Avsnitt 1: Effektivisering av leverantörsreskontra med Charlotte Newman

Den 9 december var AccessPay värd för den första delen av sin Finansiell omvandling frigjord serie.

Med titeln Effektivisering av leverantörsreskontraDet virtuella evenemanget - som hölls på LinkedIn Live - var startskottet för den pågående serien med live-strömmar och i samarbete med Compleat Softwarediskuterade bästa praxis för moderna processer för leverantörsreskontra.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4: denna DvQZynEQ8e4 ljudfil var automatiskt transkriberad av Sonix med den de bästa algoritmerna för tal-till-text. Den här utskriften kan innehålla fel.

Tom Livock:
Hej, god morgon och varmt välkomna till det första avsnittet i vår nya serie, Finance Transformation Unlocked. Jag heter Tom Livock. Jag kommer från Access Pay. Vi bjuder in nyckelpersoner och företag från finans- och finansvärlden för att berätta om sina erfarenheter av att modernisera och automatisera sin finansverksamhet. Vi hoppas med dessa diskussioner kommer att vara ett värde för de organisationer som försöker förbättra dessa befintliga processer och öka sin effektivitet. Vi är värd för serien live på LinkedIn, och det inspelade innehållet kommer att finnas tillgängligt on demand via YouTube och som podcast för våra tittare och lyssnare. En länk kommer att delas via vår webbplats efter evenemanget. Och om du har några frågor kan du använda chattfunktionen till höger, så svarar vi på frågorna under tiden för detta allra första evenemang. Vi vill välkomna Charlotte Newman, försäljningschef från Compleat Software.

Charlotte Newman:
God morgon, Tom, tack för att jag fick vara här, jag är verkligen glad att vara här för att inleda den här serien.

Tom Livock:
Ja, jättebra. Tack, Charlotte. Compleat är en ny partner till AccessPay och specialiserar sig på att tillhandahålla lösningar för leverans- och röststyrning av leverantörsreskontra och inköp till betalning. Om AccessPay sitter mellan ett företags specifika kontorssystem och banken, så sitter Compleat framför deras ERP- eller backoffice-system och tillhandahåller en tjänst för godkännande av fakturor eller inköp. Vi har bjudit in Charlotte i dag för att dela med oss av bästa praxis för moderna processer för leverantörsreskontra, och under de närmaste 30 minuterna kommer vi att diskutera hur ekonomiteam och i synnerhet leverantörsreskontra anpassar sig till nya sätt att arbeta på distans och hur dessa kunder framtidssäkrar sina lösningar fram till 2020, särskilt med tanke på gårdagens nyheter från Boris. Så utan vidare, Charlotte, hur har leverantörsreskontra förändrats?

Charlotte Newman:
Jag tror att det vi har sett, särskilt under de senaste 18 månaderna eller så, är att vårt sätt att arbeta som företag i grunden har behövt förändras, och därför har AP-processen behövt förändras med det. Det har skett en enorm övergång till hybridarbete, särskilt efter gårdagskvällen. Detta är i hög grad vår nya normalitet nu, vilket innebär att den finansiella verksamheten har varit tvungen att förändras och anpassas för att den här funktionen ska kunna fortsätta att fungera framgångsrikt. Så den största förändringen och effekten har definitivt skett på det området.

Tom Livock:
Och vilka är de problem som finansverksamheten möter när det gäller distansarbete eller hybridarbete?

Charlotte Newman:
Traditionellt sett var AP-grupperna på kontoret tillsammans, på ett och samma ställe, eller en manuell process där man skrev ut fakturor, gick över till kollegor för att ställa frågor, lämnade fakturor på skrivbordet för underskrift, och hade en pratstund över en kopp te. Allt detta var mycket normalt. Och även om en sådan manuell process alltid har varit ganska tidskrävande, ser vi nu att den har blivit ännu mer ohållbar. Vi talar med många företag som övergår till att använda e-post som standardalternativ för att hantera sin fakturaprocess för att kontrollera finansiell analys, kodning och få saker godkända. Men problemet som vi ser med detta är bristen på insyn och kontroll. Du vet, det finns ingen granskning av var transaktionerna finns, vad som har hänt med dem hittills, vad mer som behöver hända med dem eller varför? Det gör att ekonomifunktionen är helt i mörker, men det ger inte heller någon insyn eller realtidsinformation till andra viktiga intressenter inom företaget. Jag tror därför att det största problemet är att det är en mycket osammanhängande process.

Tom Livock:
Bristande insyn, bristande kontroll, osammanhängande processer och det faktum att det är tidskrävande är ett verkligt problem för dessa ekonomigrupper. Men vad är den verkliga effekten för finansgrupperna?

Charlotte Newman:
Effekterna visar sig alltså på ett antal olika problem. Det kan handla om sena betalningar där fakturor inte ses och behandlas tillräckligt snabbt, vilket innebär att du kan få dubbla fakturor eftersom du har flera fakturor från dina leverantörer. Allt detta leder till saker som problematiska eller felaktiga periodiseringar i slutet av månaden eftersom finansavdelningen inte vet eller kan se exakt vad de arbetar med eftersom de inte har någon information i realtid. Du vet, inte ens e-postmeddelanden och liknande ger statusuppdateringar i realtid. Och jag tror att den största orsaken är bristen på insyn och att man spenderar för mycket pengar innan de har lagts ut, eftersom inköpen just görs. Så vad vi ser är att den första gången som finansavdelningen har insyn i vad som köps och var pengarna spenderas är när fakturan kommer in. På grund av denna typ av otroligt osammanhängande process finns det ingen verklig tillsyn och finansförvaltningen blir bara administrativ. De behöver bara bokföra fakturan och få den betald i det skedet. Finansteamen har egentligen mycket viktigare operativa uppgifter som de vill och behöver fokusera på. Och den här typen av process kan verkligen påverka deras tidsresurser för att göra det, men påverkar också kvaliteten på de data som de tillhandahåller som en del av den månatliga rapporteringen till den högsta ledningen. Finansförvaltningen måste alltså kunna få en korrekt bild vid varje tidpunkt av vad som händer, och det är otroligt svårt med den här typen av manuell, fragmenterad process.

Tom Livock:
Ja, som du säger är det en verklig utmaning, eller hur? Men jag antar att det också påverkar verksamheten i stort?

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Så i allt högre grad gör personalen sina inköp där de befinner sig och de får varorna levererade dit de befinner sig, du vet, kanske hemma eller på distans. Och problemet är att se till att fakturorna skickas till den plats där AP-teamet befinner sig i tid. Något som borde vara enkelt och lätt har alltså blivit mycket svårare. Vi ser också en ökning av inköp från leverantörer på nätet, ofta med kreditkort i stället för företagskonto, eftersom det är det som är bekant och enkelt för personalen. Och det slutar med att de bara tar upp dessa kostnader som utgifter i slutet av månaden. Allt detta leder till bristande tillsyn för finansavdelningen och ytterligare arbetsbörda för dem i slutet av månaden, men också till att budgetansvariga och avdelningschefer inte har någon verklig insyn i vad deras team spenderar med vilka leverantörer, du vet, har det funnits någon vederbörlig omsorg i valet av leverantör från början? Och hur påverkar det i slutändan teamets budget? Så även om de försöker vara otroligt noggranna med att spåra saker och ting i kalkylblad och så vidare, kommer det aldrig att vara i realtid eller tillräckligt exakt när det gäller att använda dessa data för att fatta välgrundade beslut. Och allt detta har en enorm inverkan på verksamheten i stort utanför finanssektorn.

Tom Livock:
Ja, det förstår jag verkligen. Så detta handlar inte bara om en finansiell fråga som Compleat tar itu med. Det handlar faktiskt om att hjälpa verksamheten i stort också. Ja, det är det. Och enligt din erfarenhet, vad är de viktigaste drivkrafterna för förändring när en av dina kunder eller en potentiell kund kommer till dig? Vad är de viktigaste drivkrafterna när de kommer till er?

Charlotte Newman:
Så jag tror att det finns tre gemensamma teman som vi kommer att tala om. Det första och fortfarande största som vi ser är önskan att eliminera manuella processer. Och det gäller allt från att knappa in fakturor, manuellt tilldela finansiell kodning till varje faktura som kommer in eller bokstavligen hantera, du vet, pappershögar som måste skrivas ut och sedan skannas igen och fakturor med fysiska signaturer på, du vet, vi talar dagligen med medlemmar av ekonomiteamen för tillfället som är mycket nära att nå slutet av sitt liv. De har inte tid att hantera det som de redan har, än mindre någon form av ökad efterfrågan ur ett app-perspektiv. Och de vill inte eller har inte råd att anställa ytterligare personal för att hantera problemet. Och i slutändan vet företagen att det inte är det mest kostnadseffektiva sättet att fortsätta. Du har begåvade och kvalificerade medarbetare som utför uppgifter som i slutändan skulle kunna automatiseras med hjälp av en programvara. Så önskan att på bästa sätt utnyttja befintliga personalresurser och minska eller ta bort de manuella delarna av deras arbetsbelastning är den främsta drivkraften som vi ser. Den andra, skulle jag vilja säga, är önskan och behovet av bättre insyn och kontroll. Jag har redan berört detta lite grann, men organisationer behöver ha insyn i beställningar och fakturor. Du vet, förståelsen för var en transaktion befinner sig, var den befinner sig och vem den befinner sig hos och varför. De måste också kunna få kunskap om vad som spenderas, vem det spenderas med, statusen, om dessa varor eller tjänster faktiskt har mottagits och hur fakturan har godkänts.

Charlotte Newman:
Och ur ett bredare affärsperspektiv, vet du hur den fakturan gick vidare till finansavdelningen för fyra betalningar? Jag skulle säga att den tredje handlar om att i slutändan minska kostnaderna. Så det är ingen överraskning att många företag har känt sig lite pressade under de senaste 18 månaderna eller så. När vi talar om kostnader är det en slags tvådelad strategi. Den första är kostnaden i form av personalens tid, vilket vi redan har nämnt, men också den bokstavliga kostnaden för vad som spenderas. Så att sänka eller minska företagens kostnader är naturligtvis ett vanligt historiskt mål. Men vi ser att företagen utsätts för allt större press på senare tid. Vi har problem med leveranskedjan. Det kan finnas personalproblem. Så det blir alltmer en prioriterad fråga för företagen. Och den stora frågan är vad vi kan göra för att minska kostnaderna. Så jag tror att dessa fokusområden påverkar många olika finansiella processer inom ett företag. Jag tittar naturligtvis på detta från ett leverantörsreskontraperspektiv, men jag skulle vara intresserad av att höra från er sida. Tom, när det gäller betalningar, vilka är de viktigaste drivkrafterna när du vet att ett företag tittar på AccessPay, är de ganska lika?

Tom Livock:
Ja. Du har helt rätt. Vi fokuserar alltså på ett antal olika betalningstyper. Men låt oss prata om kanske leverantörsreskontra för att hålla oss till temat. Anledningen till att ett företag kommer till AcessPay är att de för närvarande använder bankportaler eller nätbank. Och skälen till att de kommer till oss är den effektivitet som du redan har nämnt. Så en leverantörsgrupp kanske använder nätbank för att manuellt ladda upp en fil till sin bank. Det är naturligtvis en manuell process och det finns en effektivitetsbesparing i att kunna göra det, och vi talar om att AcessPay är nästa generations företagsbankverksamhet som kan automatisera denna process. Men bortsett från effektivitetsaspekten finns det två andra viktiga delar i detta, och den första är säkerheten. Företag ger alltså tillgång till sin bank. I praktiken är det banker som använder nätbank för att deras anställda ska kunna göra dessa betalningar. Vi litar förstås på våra anställda, men samtidigt kommer företagets säkerhetsteam att säga att ni inte längre kan använda internetbanken. Ni måste hitta ett annat sätt eftersom det inte är en säker betalningsmetod i vår tid. Därför kommer de att vända sig till AccessPay för att få den automatiseringen så att de inte längre behöver använda internetbank och bankportaler för att leverera filen automatiskt till banken. Det andra skälet är mänskliga fel. Detta är kanske inte lika vanligt som vissa andra saker, men det är bara nödvändigt att ändra värdet. Om det till exempel var en siffra fel eller om kontonumret med sorteringskod var något fel, eller om jag bara ändrade namnet på förmånstagaren så att det inte var rätt förmånstagare, kan filen avvisas av banken. Eller ännu värre, filen kan behandlas av banken och den har tio gånger högre värde än vad den borde ha, eller ännu högre. Det är oftast dessa tre områden som är anledningen till att ett företag vänder sig till oss.

Charlotte Newman:
Ja, jag tror att det är mycket likartat när det gäller finansiell verksamhet över hela linjen, drivkrafterna, önskan att bli av med manuella ingrepp och risken för mänskliga fel. Och den sidan av saken, liksom att bara, du vet, frigöra resurser och driva dessa effektivitetsvinster genom digitala metoder på bästa möjliga sätt.

Tom Livock:
Ja, absolut. Och det är idén att om det finns ett ERP-system, om det är Oracle, Sage eller Microsoft, så sitter Compleat på framsidan och kan hjälpa till med leverantörsreskontra och AccessPay sitter bakom ERP-systemet med leverantörsreskontrafilen som levereras till banken. Ja, det är det. Vad tycker du att företag har gjort eller försöker göra innan de hittar Compleat eller innan de kommer till dig? Vilka saker har de försökt göra för att lösa dessa problem?

Charlotte Newman:
Jag har nämnt det tidigare, men vi ser en hel del, du vet, e-post, molndiskar, Excel-kalkylblad, det är alla mycket vanliga verktyg som vi använder som företag. Men de är mycket en nödlösning eftersom de inte är utformade för att optimera processen för leverantörsreskontra. Så företagen har varit tvungna att anpassa sig till en potentiellt utspridd arbetsstyrka, och vi ser att affärsnivåerna börjar återvända inom många olika sektorer. Och företagen börjar i hög grad fundera på om vi vill behålla den här hybrid- och distansarbetsmodellen eller om vi behöver den, och då är de här nödlösningarna som de har infört inte nödvändigtvis hållbara på lång sikt. Digitala och automatiserade lösningar måste därför ses över och införas för att se till att dessa områden kan fortsätta att utvecklas och är hållbara i framtiden och inte blir en belastning för finanser eller andra viktiga interna resurser.

Tom Livock:
Och vilka är de bästa metoderna som du och ditt team skulle råda företaget att använda när de genomför ett projekt för att automatisera backoffice-funktioner, t.ex. leverantörsreskontra, ekonomi eller upphandling?

Charlotte Newman:
Så den bästa metoden är definitivt att övergå till digitala fakturor över hela linjen. Och jag vill verkligen uppmana alla som tittar eller lyssnar i dag att sluta skriva ut fakturor. Det är inte bara osynligt och dyrt, det är också dåligt för miljön. Vi vet att hållbarhet blir ett allt större fokus för många företag i alla branscher, och vi ser att över 80 procent av de leveranser som vi automatiserar insamling av fakturadata för här på Compleat redan utfärdar fakturor i ett digitalt PDF-format, så det borde inte finnas något behov av att skriva ut dem. Så det är lätt bästa praxis nummer ett. Jag säger att vi också rekommenderar starkt att inköpsorderprocesserna ses över, så vi föreslår att företagen ser till att ta fram inköpsorder även för sina indirekta utgifter. Det gäller alltså de dagliga behoven av kontorsmaterial, för det kan verkligen förändra spelreglerna för företaget. Så det är definitivt bästa praxis att anta digitala metoder för att, när det är möjligt, få saker godkända och spåra dessa godkännanden. Allt detta gör det dagliga livet lite enklare, men stöder också viktiga saker som revisioner. Med allt detta handlar det i slutändan bara om att hålla det enkelt ur vår synvinkel och börja med dessa digitala metoder. Jag tror att vi har talat om att Compleat sitter i ERP:s främre del och automatiserar inköp och leverantörsreskontra, och i slutet av detta måste vi naturligtvis få fakturorna betalda, och en lösning som AccessPay sitter på andra sidan av ERP. Så vad rekommenderar ni killar från en bästa praxis?

Tom Livock:
Så det går tillbaka till att använda bankportaler och det faktum att bankportaler var en enkel lösning eftersom ett företag skulle installera ett ERP-system, till exempel, och sedan försöka lista ut hur man ansluter till banken och antingen blir det för svårt eller för dyrt. Så standardalternativet är då OK. Så vi använder en manuell process och vi använder vårt leverantörsreskontra- eller kassateam för att göra dessa betalningar. Och det är verkligen inte möjligt i vår tid. Det är inte en acceptabel process av alla de skäl som vi har talat om. Så vår bästa praxis är att ta bort den manuella processen, den manuella processen med bankportaler och automatisera den så mycket som möjligt. Det som vi också brukar se tillsammans med betalningarna är att AccessPay också kan föra in information om kontoutdragen. Det är alltså uppgifter om kontoutdrag och företaget kan sedan använda dem för att stämma av de leverantörsreskontra som har gått ut. De kan sedan ta informationen om kontoutdragen till sitt ERP-system och sedan stämma av den. Och vi ser exakt samma processer där ett företag använder internetbank för att ladda ner informationen om kontoutdragen och sedan använder en manuell process med ett Excel-kalkylblad för att stämma av uppgifterna i ERP-systemet. Och återigen, det är helt enkelt inte det är inte, du vet, av alla skäl säkerhet, effektivitet, manuella fel. Samma sak gäller även på vägen tillbaka in, och även för våra leverantörsreskontra.

Charlotte Newman:
Ja, definitivt. Det är inte hållbart. Och jag tror att bästa praxis för alla finansiella omvandlingsprojekt är att titta på lösningar som är hållbara och skalbara även för växande företag.

Tom Livock:
Ja, absolut. Du nämnde att idén om att sluta skriva ut fakturor, det är nästan som om jag kan se det som en flagga som säger "sluta bara".

Charlotte Newman:
Absolut, snälla, snälla, snälla.

Tom Livock:
Ja. Och öka beställningarna, du vet, även öka beställningarna för indirekta utgifter. Och idén om att införa digitala metoder i stället för en ålderdomlig process med papper eller till och med e-post, som man tror är ett alternativ. Så hur hjälper du företag att uppnå dessa mål för bästa praxis med Compleat?

Charlotte Newman:
Så vi bygger upp ett projekt tillsammans med våra kunder som är mycket skräddarsytt för deras behov inom de viktigaste områdena i deras verksamhet. Men som jag sa, allt börjar med den digitala fakturadatainsamlingen. Så det är kärnan i allting inom denna P2P- och leverantörsreskontraprocess. Så företag kan börja med det. De behöver inte ta alla delar av lösningen på en gång. Om det känns lite skrämmande eller omöjligt att implementera något som är heltäckande, rekommenderar vi att man börjar med att fokusera på fakturahanteringsproblemet först, eftersom det vanligtvis står högst upp på dagordningen ändå, och allt annat kan följa genom en skiktad strategi för automatisering när den kärnan väl är på plats. Så, du vet, automatisering av leverantörsreskontra är inte nytt. Det finns många olika lösningar på marknaden som erbjuder delar av denna process. Och även om vi på Compleat kan erbjuda en helhetslösning, kan det finnas personer som tittar eller lyssnar idag och tänker, ja, vi har redan vissa delar av den här processen på plats, så kanske PO:s tas upp i deras ERP eller en annan tredjepartslösning som är branschspecifik till exempel, och Compleat kan faktiskt hantera det genom integration.

Charlotte Newman:
Så den sidan av saken behöver inte nödvändigtvis förändras. Men frågan från oss skulle då vara om det bara gäller fyra direkta utgifter, de beställningar som tas upp, hur är det med de indirekta utgifterna? Hur hanterar du online-leveranser som vanligtvis står utanför denna process? Vi rekommenderar att ni ser över detta eftersom det säkert finns vad vi skulle kalla för "maverick" eller "osynliga" utgifter som sker utanför denna process. Så från Compleat-perspektivet erbjuder vi medvetet en meny med olika funktioner och delar av vår programvara som gör det möjligt för företag att antingen ta allt från dag ett och göra en Big Bang-förändring om det är vad de behöver, eller att försöka lägga upp dessa automatiseringselement i lager under en fasad utbyggnad eller projekt. Så vårt mål är verkligen att stödja företag med deras specifika problemområden och fokusera på det som är viktigt och mest relevant för dem. Och det är definitivt det bästa sättet att uppnå det som behövs.

Tom Livock:
Så det låter som om jag skulle komma till Compleat och istället för att erbjuda en stor bankförändring kan ni erbjuda ett skräddarsytt tillvägagångssätt beroende på mina behov.

Charlotte Newman:
Ja, självklart.

Tom Livock:
Och hur gynnar ett sådant arbetssätt verkligen finansieringen av de punkter som vi tog upp tidigare?

Charlotte Newman:
Så jag tror att det viktigaste att tala om är att detta arbetssätt definitivt inte bara är till förmån för finanserna. Även om avkastningen på investeringen för finanserna kan vara mycket snabb och konkret ur ett resursperspektiv. Det påverkar och gynnar också operativa intressenter i hela företaget. Så vad jag vill tala om är faktiskt en fallstudie som nyligen genomförts med en av våra kunder. Deras kund heter White Horse Federation och är en multiakademisk stiftelse med 37 skolor med huvudkontor i Wiltshire. De var mycket angelägna om att arbeta med optimering av utgifter inom deras verksamhet. Men deras hinder för att genomföra denna aktivitet var att de inte kunde tillämpa bästa praxis när de identifierade prioriterade leverantörer och artiklar. Så deras prioritet hos oss var att implementera en lösning som gjorde det möjligt för dem att inte bara identifiera utan framför allt uppnå besparingar på det som de redan spenderade. Det sätt som vi gjorde det på var genom att all personal införde integrerade onlineinköp. Det är ett verktyg och en funktion som vi har i vår programvara. De återkopplade att eftersom lösningen vi levererade hade en enkel användarupplevelse och ett enkelt gränssnitt så var det inget hinder för slutanvändaren att ta till sig den, och de har nu infört den bland nästan trehundra anställda.

Charlotte Newman:
Det fungerar så att varje anställd får tillgång till ett bekvämare och snabbare inköpssätt genom att använda online-leverantörer som de redan känner till. Så, du vet, en Amazon-affär för ett år sedan, till exempel. För Whitehorse Federation effektiviserade det inte bara den administrativa funktionen ur ett ekonomiskt perspektiv, utan gav också alla slutanvändare tillgång till viktig information och möjlighet att fatta mer välgrundade beslut mot den tillgängliga budgeten när de tar upp eller godkänner inköpsförfrågningar. Och intressant nog visade en analys som Compleat nyligen genomförde att företag i genomsnitt kunde köpa 32 procent billigare från Amazon Business jämfört med befintliga leverantörer. Detta är bara ett exempel på den effekt som samarbete med online-leverantörer kan ha. Så deras viktigaste resultat var att de nu kunde spara pengar genom att använda Compleat och att leverantörsreskontrafunktionen som ett resultat av detta har sparat mycket tid och att de kunde fokusera på viktigare aktiviteter, så de uppnådde i hög grad de projektmål som de hade satt upp.

Tom Livock:
Det här låter verkligen intressant. Du nämnde, jag tror att du berörde det tidigare, att du såg att de tjugofem procent som du visar på den här bilden är relaterade till den manuella processen, de manuella förbättringarna, automatiseringen för att öka effektiviteten inom ekonomiteamet. Det är alltså i praktiken en FTE, en heltidsekvivalent kostnadsbesparing. Men du berörde det också där och sa att det också finns en förbättring på 32 procent. Dessutom, jag tror att det är utöver de tjugofem procenten. Om jag gick till någon som Amazon Business, om jag har förstått det rätt.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. När vi tittar på de 32 procent som vi har identifierat med Amazon-företag och till exempel på Compleat behandlar vi fakturor till ett värde av miljarder pund genom vårt verktyg för datafångst, och vi lägger in dessa data i vad vi kallar en datalakes. Vi kategoriserar leverantörer utifrån standardkategorier för upphandling och kan granska artiklar. Så den analys som vi gjorde med Amazon Business bestod i att titta på artiklar som företag redan köpte från andra leverantörer och identifiera om de kunde köpa dem billigare från en leverantör som Amazon Business, och det kunde de. Och jag tror att det viktigaste här också när vi talar om leverantörer på nätet är att denna förändring också handlar om leverantörskonsolidering. Om du använder ett inköpsverktyg eller ett digitalt inköpsverktyg kan du se exakt vem du köper med. Det kan hända att företag har 25 olika leverantörer när det gäller kontorsmaterial och att det inte finns någon enhetlighet i vad dessa varor kostar. Om du konsoliderar det och låter det gå via en leverantör som Amazon eller Lyrica kan du spara pengar genom att köpa samma saker som du redan köper.

Tom Livock:
Så de 25 procent som du nämnde på bilden är i princip vad du kan se som ett minimum, men besparingarna kan vara betydligt högre.

Charlotte Newman:
Det var allt. Så de 25 procenten är i praktiken ett riktmärke. Så vi kan, som jag sa, kategorisera leverantörerna och vi ger, du vet, standardexempel på ett riktmärke som visar att om du spenderar x y z, kan du försöka spara den här summan inom den här specifika kategorin genom att byta till online-leverantörer.

Tom Livock:
Bra. Så om vi talar om Whitehorse-scenariot, vad var anledningen till att de valde Compleat, varför kom de till er?

Charlotte Newman:
De kom till oss för att de behövde en helhetslösning, inte bara för leverantörsreskontra, utan även för den digitala inköpssidan. Så deras huvudfokus var att de ville kunna genomföra projekt för kostnadsoptimering. Och för att göra det behövde de en lösning som gjorde det möjligt för dem att få tillgång till alla dessa avancerade utgiftsdata genom fakturadatainsamlingen, men också för att upprätthålla bästa praxis hos alla sina slutanvändare. Därför är online-köpverktyget ett riktigt bra sätt att snabbt få användarna att bli entusiastiska och använda en ny programvara. Det är enkelt och okomplicerat. Det finns en mobilapplikation som följer med, så det är inte en stor, besvärlig process och genom att använda onlineköp och Compleat-lösningen kunde de göra det.

Tom Livock:
Så det låter som om du har en bra kund och en bra referens. Ja, vi har bara några minuter kvar, så vi kanske kan vända oss till publiken och fråga om det finns några frågor från publiken? Det är bra. Låt oss ta en titt. Det finns ett medieföretag i Manchester. Det ser ut som en fråga från Sarah, och de har ett Oracle ERP-system. Kan ni integrera med Oracle?

Charlotte Newman:
Ja, Sarah. Absolut, det kan vi. Så Compleat kan integreras med alla ERP- eller redovisningsprogram som används, antingen genom en befintlig vad vi skulle kalla en integration som är förbyggd eller så har vi API:er runt vår applikation, vilket gör det möjligt för oss att konfigurera dataflödet med alla redovisningsprogram eller ERP som används.

Tom Livock:
Bra. Frågan kommer från Peter i Doncaster. Han arbetar för ett litet tillverkningsföretag och frågar om Compleat är lämpligt för ett litet företag eftersom det låter som om vi har talat om en medelstor marknad. Vi nämnde också Oracle, som tenderar att vara en större del av marknaden, så är Compleat lämpligt för både små och stora företag?

Charlotte Newman:
Ja, tack. Tack för frågan, Peter. Och det är det absolut. Jag tror att det viktigaste med komplett lösning är en lösning som kan implementeras utifrån dina krav och din företagsstorlek. Oavsett om du är ett litet eller medelstort företag eller ett större företag. Och det är bara på grund av den här typen av pick mix-meny som jag redan har nämnt. Du behöver inte ta hela lösningen, du kan börja i liten skala, och när du börjar med den här typen av automatiseringsprojekt när du befinner dig i ett mindre företagsskede, om du vill växa, finns det ingen bättre tidpunkt för att titta på automatisering än vid den tidpunkten, för när du växer finns processerna redan på plats och du behöver inte anställa ytterligare personal. Men ja, det är absolut bra för små företag också.

Tom Livock:
Och en annan fråga kom just in om fallstudien, Whitehorse-fallstudien. Du nämnde Amazon-affären i LA, ja. Vilka online-leverantörer kan Compleat samarbeta med?

Charlotte Newman:
Ja, det är en bra fråga. Jag har nämnt Amazon Business och Lyrica, och vi har några andra befintliga integrationer med Commercial, YPO och Brown's Books som exempel, men något som vi är väldigt glada över och som är i beta för tillfället och kommer att släppas formellt 2022 är att vi faktiskt bygger ett Chrome-tillägg som gör det möjligt att underlätta online-köp i vår produkt med nästan alla online-återförsäljare. Så framöver kommer kunderna att kunna säga till oss: "Här är våra fem bästa online-leverantörer". Kan vi få integrationer byggda med dem? Och vi kommer att säga absolut, och vi kommer att fortsätta att bygga ut den här online-marknadsplatsen inom vår plattform.

Tom Livock:
Så det låter som om du har ett mycket flexibelt sätt att arbeta med inte bara de leverantörer som du redan har nämnt, utan många, många olika leverantörer, beroende på vad dina kunder vill ha.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Vi låter kunderna själva avgöra vad som är bäst för dem och vilka leverantörer de vill arbeta med.

Tom Livock:
Ja, jag är medveten. Vi är i tid. Så bara en sista fråga till mig, vad anser du? Om du tittar i din kristallkula till 2022 och ger dem tillkännagivandet om Plan B i går, hur ser 2022 ut för leverantörsskulder?

Charlotte Newman:
Jag tror att du har nämnt tillkännagivandet. Jag tror att vi kommer att få se mer av samma sak från, du vet, inköpta löner och leverantörsreskontra, en ökad efterfrågan på automatisering eftersom företagen har ett tydligare fokus på att effektivisera sina processer för att möjliggöra olika arbetssätt och även att de fokuserar på att få ut det mesta av sina budgetar och sin arbetskraft. Så jag tror att vi kommer att se mycket liknande teman när vi går in i 2022.

Tom Livock:
Bra. Tack. Tack, Charlotte. Tack så mycket för att du är med. Jag uppskattar verkligen ditt stöd och dina bidrag.

Charlotte Newman:
Tack, Tom.

Tom Livock:
Och tack till publiken för att ni kom hit. Länken kommer att tillhandahållas. Om du vill gå tillbaka till detta webbseminarium kan du klicka på länken. Om ni har några frågor är ni välkomna att kontakta mig eller Charlotte så återkommer vi med svaren. Så utan vidare, tack alla för att ni kom och ha en bra dag.

Charlotte Newman:
Tack, allihop.

Sonix är världens mest avancerade automatiserad transkription, översättning, och plattform för textning. Snabbt, korrekt, och överkomligt.

Konvertera automatiskt dina DvQZynEQ8e4-filer till text (txt-fil), Microsoft Word (docx-fil), och SubRip Undertext (srt-fil) i minuter.

Sonix har många funktioner som du kommer att älska, bland annat verktyg för samarbete, automatiserade undertexter, automatiserad översättning, dela utskrifter, och enkelt transkribera dina Zoom-möten. Prova Sonix gratis idag.

Vad är Finansiell omvandling frigjord?

Finansiell omvandling frigjord är AccessPays nya evenemangsserie som äger rum på LinkedIn Live.

Vi har uppstått ur bristen på finansiella och automationsbaserade virtuella evenemang och har som mål att regelbundet samarbeta med nyckelpersoner och företag inom finanssektorn och erbjuda både tankeledarskap och interaktivitet.

 

Vad gjorde Effektivisering av leverantörsreskontra Adress?

När vi nu närmar oss 2022 vill ekonomi- och leverantörsansvariga yrkesverksamma personer säkra sina organisationer för framtiden när de köper och betalar för varor.

Fjärrbokföring och inköpsprocesser är inte skalbara - så hur anpassar sig ekonomiteam till nya sätt att arbeta på distans?

Under den här sessionen diskuterade AccessPay och Compleat Software hur man kan behålla kontrollen och insynen i manuella processer med hjälp av onlineköp och automatisering.

Tillsammans täckte vi allt från insikt i leverantörsutgifter till större synlighet och kontroll för åtagna kostnader och periodiseringar.

 

Vem talade vid evenemanget?

Finansiell omvandling: Driving Efficiencies in Accounts Payable (Effektivisering av leverantörsreskontra) arrangerades gemensamt av två ledande personer från AccessPay och Compleat Software.

  • Tom Livock - Försäljningschef för företag på AccessPay

Tom är en av AccessPays veteraner och valdes ut till teamet på grund av sin erfarenhet av nystartade SaaS-företag. I kombination med hans framgångsrika försäljningsledarskap i mjukvaruföretag under de senaste nio åren finns det få i det finansiella landskapet som har en så rik förståelse för automatisering av bankverksamhet.

  • Charlotte Newman - Chef för partnerförsäljning på Compleat Software

Charlotte har arbetat på Compleat i över fyra år, först som affärsutvecklingschef och nu som chef för partnerförsäljning. Charlotte har en verklig passion för att föra ut AP Automation till företag och arbeta nära med likasinnade partners, men hon tycker också om att ta långa promenader på landet. Charlotte kan ofta hittas när hon lagar mat, bakar eller provsmakar gin och du hittar henne på LinkedIn. här.

 

AccessPays partnerskap med Compleat Software

Det Manchester-baserade FinTech-företaget har nyligen tillkännagav ett partnerskap med Compleat Software, som kombinerar bästa möjliga automatisering av leverantörsfakturor, onlineinköp och digital upphandling med en kontinuerlig minskning av manuella processer.

Compleat Software är ett globalt SaaS-företag som tillhandahåller ledande lösningar för AP-automatisering och P2P-lösningar "Purchase to Pay" som erbjuder nästa generations automatisering till en överkomlig kostnad för små och medelstora företag. 

Om du arbetar med ekonomi och leverantörsreskontra kan du se evenemanget på begäran via YouTube-länken ovan.