Hur man blir en Bacs-godkänd byrå

Företag över hela världen är beroende av automatiserade Bacs-betalningar, men för många återstår en viktig fråga: hur blir man en Bacs-godkänd byrå?

Enkelt uttryckt är en Bacs Approved Bureau en Bacs-användare som kan lämna betalningsinstruktioner för sina kunders räkning. Vi är här för att förklara vad du behöver veta.

Varför använder företag byråer?

Det finns flera anledningar till att organisationer vill använda en Bacs Approved Bureau (BAB) för att hantera sina betalningar.

De kanske till exempel bara hanterar ett litet antal Bacs-transaktioner varje månad. Alternativt kanske de inte har infrastrukturen eller tiden att ägna en hel avdelning åt Bacs-betalningar.

I båda dessa situationer är det uppenbart attraktivt att använda en Bacs-godkänd byrå. Företagen kan fortsätta att ägna sina ansträngningar åt det som verkligen betyder något för dem, samtidigt som de låter en del av det praktiska arbetet skötas av en verifierad och pålitlig tredje part.

Varför bli en Bacs-godkänd byrå?

Att bli BAB kan ge stora möjligheter för bokförings- och löneföretag, som i huvudsak kan erbjuda sina kunder "Bureau as a service".

Detta är ett fantastiskt sätt att öka dina intäkter och förbättra kundlojaliteten.

Låt oss säga att du äger en redovisningsbyrå med cirka 200 kunder, varav 40 är ganska stora. Med en byrå har du möjlighet att behandla deras löner och ta ut en månadsavgift för detta - låt oss säga 40 pund.

Tänk dig att ditt företag gör detta för 40 kunder, vilket ger dig 19 200 pund extra varje år. Svårt att säga emot.

Genom att bli en BAB finns det alltså gott om möjligheter att öka kundkretsen och lägga till ytterligare en intäktsström för ditt företag.

Vad är processen för ackreditering av Bacs Bureau?

Bacs måste godkänna alla organisationer som vill bli en byrå och skicka in autogiro, direktkrediter eller Faster Payments-transaktioner för en tredje parts räkning.

När organisationen väl är godkänd kallas den för en Bacs Godkänd byrå. här är vad det handlar om:

1. Ansök till din sponsorbank

Det första du ska göra är att kontakta din bank. De kommer att beskriva villkoren för att bli BAB innan de ger dig ett första ansökningsformulär. De kommer sedan att ge dig ett Bureau User Number (BUN).

När du har fått din BUN skickar din bank dina uppgifter vidare till Commercial Bureau Support Group inom Bacs.

2. Kontakt med Bacs

Varje potentiell BAB granskas genom en grundlig inspektionsprocess.

Bacs kommer att kontakta dig för att diskutera nästa steg och skicka ett frågeformulär som du ska fylla i. Dessutom måste du skriva under ett avtal om ackreditering av Bacs Bureau Accreditation Agreement.

3. Frågeformulär för BAB-inspektion

Frågeformuläret är utformat för att hjälpa inspektörerna att få en ingående förståelse för organisationens processer, avsikterna med dess Bacs-relaterade verksamhet samt de säkerhetskontroller och förfaranden som finns på plats.

Inspektörerna kommer att använda informationen som en första analys inför ett besök på plats.

4. Registreringsavgift för BAB

När Bacs har mottagit ditt frågeformulär kommer du att behöva betala en engångsavgift för registrering på £4500 för att täcka uppläggnings- och administrationskostnader.

De kommer sedan att bestämma ett datum med dig för en inspektion på plats, ofta flera månader före det överenskomna inspektionsdatumet.

5. Inspektion på plats

När Bacs inspektörer har granskat ditt frågeformulär kommer de att utföra en inspektion på plats för att kontrollera hur svaren i frågeformuläret stämmer överens med dina verkliga processer.

6. Vänta på Bacs bekräftelse

Du väntar sedan på en bekräftelse från Bacs-medlemmen om att du kan fortsätta att använda Bacs faciliteter och tjänster.

När inspektionsgranskningen har slutförts med framgång kommer du att få ett intyg från Bacs Approved Bureau och en kopia av den slutliga inspektionsrapporten.

Om du godkänns som BAB kommer du också att debiteras en årlig medlemsavgift; denna siffra är differentierad efter transaktioner per år och varierar mellan 340 och 1 500 pund.

Inställningsprocessen slutar inte heller så snart du har blivit godkänd som BAB.

Du måste fortfarande hitta rätt plattform för att hantera dina byråtjänster från, vilket är anledningen till att många finansiella företag som driver en egen byrå i stället vänder sig till Inbäddade företagsbanker för sina Bacs-betalningar med mera.

Vilka är alternativen?

Om du vill erbjuda byråns tjänster till dina kunder, men inte har tid eller resurser att ägna dig åt den långa ansökningsprocessen, finns det ett par alternativ:

1. Genom att behandla kundbetalningar under din SUN. Ett alternativ är att hantera kundernas betalningar via din egen SUN som är kopplad till kundens bankkonto. De fyller bankkontot varje månad med sin månatliga lönesumma, vilket innebär att du behandlar betalningen med hjälp av Bacs-godkänd programvara och pengarna tas ut från kontot.
2. Använd någon annans byrå, till exempel AccessPays byrå.. Genom att hantera betalningar på detta sätt kopplar du effektivt ihop kundens SUN med vår BUN och hanterar sedan bara dina byråbetalningar via AccessPay. Utan transaktionsavgifter och med automatiserade arbetsflöden är detta det snabbare och billigare alternativet. Alla byråer är inte lika, så tänk på dolda kostnader och transaktionsavgifter om du tittar på alternativa leverantörer.

För att sammanfatta...

Att bli en Bacs-godkänd byrå kan vara ett bra alternativ för företag som erbjuder professionella finansiella tjänster.

Processen är dock lång och dyr, och det finns alternativ som gör att du kan få samma fördelar.

Med AccessPays Bacs Approved Bureau kan du vara redo att erbjuda Bureau-tjänster till dina egna kunder på bara några dagar, inte månader. Dessutom tillkommer inga transaktionsavgifter, vilket gör att du kan låsa upp en helt ny intäktsström för ditt företag.

Helt enkelt få tag på på beröring med oss för att få veta mer om våra tjänster från Bacs Approved Bureau.

Varför du ska välja AccessPay