Din omfattande guide till Bacs Service User Numbers

Bacs-betalningar är en en viktig komponent av många företags ekonomi. För att ett företag ska kunna ta emot Bacs-överföringar måste det dock ha ett servicenummer (SUN).

Om du planerar att införa direktdebitering eller Bacs direktkredit i ditt företag är tillgång till SUN därför en nödvändighet.

Det finns två sätt att göra detta: Du kan ansöka om ett eget SUN eller betala för att en tredjepartsorganisation ska använda ett SUN för din räkning.

Vissa företag kommer dock inte att uppfylla kraven för SUN-berättigandet, och för de företag som gör det är det inte obligatoriskt.

För att hjälpa dig att förstå hur SUN fungerar och om det är rätt alternativ för ditt företag har vi sammanställt den här guiden för att besvara alla frågor du kan ha.

Vad är ett Bacs servicenummer (SUN)?

Ett SUN (Service User Number, eller ibland kallat Originator ID) är ett unikt sexsiffrigt nummer som används för att identifiera ett företag som betalar eller tar emot pengar genom en Bacs transaktion för direktdebitering.

SUN-uppgifter lagras i en databas som förvaltas av Bacs.

För all kommunikation med Bacs krävs en SUN, och den används för att skapa ett register över varje enskild transaktion. Banken själv använder SUN för att verifiera det korrekta företagsnamnet som ska visas på betalarens kontoutdrag.

Om betalningen senare debiteras av kunden (i händelse av betalningsfel eller bedrägeri) används SUN på betalningen för att identifiera det företag som är ansvarigt för debiteringen.

Vem äger och använder SUN?

Föreställ dig att du är en kund som betalar din elräkning genom månatlig direktdebitering - din leverantör har antingen en egen SUN eller använder en tredje part som använder en SUN för leverantörens räkning.

Du kommer förmodligen inte ens att känna till SUN, men det säkerställer att Bacs vet vart de ska skicka dina pengar och vem de ska hänvisa till i dina bankuppgifter.

Som företag som tar emot och/eller betalar pengar elektroniskt via Bacs har du samma val som leverantören ovan: antingen har du en egen SUN och använder den för att underlätta Bacs-processen eller, om du inte har en egen SUN, betalar du en liten provision till en tredje part som sköter det åt dig (antingen en byrå som tilldelar en av sina egna SUNs till dig eller ett betalningsinstitut).

Det viktigaste för alla företag att tänka på är att utan tillgång till en SUN kan du inte använda Bacs för att ta emot eller skicka elektroniska betalningar.

Vilka är fördelarna med att ha en SUN?

Om du hanterar ditt eget betalningssystem direkt kan du göra din verksamhet effektivare och spara provisionskostnader som tas ut av en tredje part.

Låt oss betrakta var och en av de dubbla transaktionerna, debiteringar och krediter.

Kvitton på autogiro: Direkt kontroll över inkommande betalningar gör ditt företag mer produktivt, med bättre kontroll över kassaflödet och bättre kundbevarande.

Direkta kreditbetalningar: Precis som med direktdebitering finns det betydande effektivitetsvinster att göra genom att kontrollera dina utgående pengar med hjälp av direktkrediter. Det är en enkel, säker och tillförlitlig tjänst för rutinbetalningar som t.ex. löner.

Nej, inte den sortens SUN. Ett servicenummer identifierar ett företag som betalar eller tar emot pengar genom en Bacs transaktion för direktdebitering.

Är jag berättigad till stöd?

SUNs utfärdas endast till företag som sponsras av Bacs medlemmar (Storbritanniens storbanker).

Därför måste du vända dig till din bank för att göra en ansökan. Din bank kommer att kräva att du uppfyller vissa kriterier.

Dessa varierar från bank till bank, men alla har vissa nyckelkrav:

• Ledningskompetens: Du måste kunna visa att du har förmåga att tillämpa reglerna för systemet för direktdebitering, minimera antalet inlämningsfel och upprätthålla systemets rykte.
• Finansiella reserver: Du måste ha tillräckliga reserver* för att kunna göra eventuella återbetalningar inom ramen för autogirobetalningsgarantin, som skyddar kunderna mot betalningar som gjorts på ett bedrägligt eller felaktigt sätt.
• Kontraktskapacitet: När det gäller det tidigare kravet måste du kunna ersätta din sponsorbank för alla betalningar som debiteras inom ramen för autogirogarantin.

Det kommer också att bli svårt att få SUN för autogirotransaktioner om du har varit etablerad i tre år eller mindre eller har en omsättning på mindre än 1 miljon pund.

För direktkrediter kan det dock vara lättare att få en SUN. I båda fallen bör du kontrollera med den bank som sponsrar dig.

Det slutliga beslutet ligger hos banken. I de flesta fall beviljas en SUN om ovanstående krav är uppfyllda, men ytterligare krav kan också ställas.

* - Dessa reserver placeras vanligen i ett borgensåtagande som utgör en skriftlig garanti för att betala en part (den förpliktigade, eller den person som har blivit lurad eller som har fått en felaktig betalning) ett överenskommet belopp om den andra parten (huvudmannen) bryter mot avtalsvillkoren eller underlåter att uppfylla vissa förpliktelser. Borgensmannen finns alltså till för att skydda den förpliktade.

Vilka är alternativen?

Det finns två alternativ som gör det möjligt för dig att genomföra Bacs-transaktioner utan en SUN:

• Förvaltning av anläggningar genom en Bacs-godkänd byrå (BAB): Dessa organisationer förvaltar anläggningen åt dig. En byrå inrättar en SUN för din räkning men behåller den faktiska äganderätten till den. Som ägare tar de emot dina betalningar direkt till sitt eget konto och betalar sedan tillbaka till dig genom att ta ut en månatlig serviceavgift. Även om du tekniskt sett är berättigad att ansöka om ett SUN kan du ändå välja detta alternativ om du till exempel bara gör ett litet antal autogireringar och Bacs direktkrediteringar varje månad.

• Uppbörd via ett betalningsinstitut: Betalningsinstitut regleras av PSD (Payments Services Directive*) och samlar in betalningar för sina kunders räkning med hjälp av sin egen SUN. De återbetalar sedan kunden och tar ut en avgift.

I båda fallen är det tredje part, inte du, som måste uppfylla alla krav för att få äga en SUN.

* - Direktivet om betaltjänster utgör den rättsliga grunden för skapandet av en inre marknad för betalningar i hela EU.

Hur ansöker jag om en SUN?

Som tidigare förklarats måste du ansöka via en sponsrande bank. Deras roll och ansvar är att se till att du uppfyller kriterierna och att du inte kommer att misskreditera systemet.

Det kan ta mellan två och tio veckor innan SUN beviljas efter din första ansökan, beroende på vilken bank som är inblandad, individuella kriterier och hur komplex din verksamhet är.

Vad gör jag när jag får min SUN?

Nu när du har en SUN kan du skapa en Bacs-användare.

Du kan börja hantera dina egna betalningar med direkt kreditering direkt, men för direktdebiteringar måste du bestämma hur du ska konfigurera dina kunders betalningar.

Det finns två sätt att göra detta -

• Din betalare av autogiro kan antingen fysiskt underteckna ett autogiromedgivande på papper.
• Du kan ta emot godkännande genom en papperslös anmälan (dvs. muntligt eller elektroniskt). Detta kallas Direct Debit Instruction (DDI) och du måste skicka detta till Bacs genom att använda AUDDIS* (Automated Direct Debit Instruction Service).

För att samla in autogirobetalningar skickar du in dina betalningsuppgifter - inklusive beloppet för varje betalning, bankkontonummer, sorteringskod och betalningsdatum - med hjälp av den metod du valt.

Hela betalningsprocessen är enkel och effektiv - och den tar mindre än tre dagar från början till slut. Du bör också tänka på Ytterligare förvaltningstjänster finns tillgängliga som kan bidra till att spara tid för administration och minska kostnaderna.

* - AUDDIS automatiserar överföringen av instruktioner för autogiro från insamlingsorganisationer till betalande banker och byggnadsbolag via Bacs-tjänsten. Med AUDDIS behåller organisationen det undertecknade originalet av instruktionen och skickar elektroniskt uppgifterna till kundens bank för att validera och, om instruktionen accepteras, skapa instruktionen i sin databas.

Försiktighet: Ett företag kan förlora sin SUN

Bacs är stränga när det gäller att upprätthålla integriteten i systemet med autogiro och kommer att dra tillbaka din SUN om du inte uppfyller deras höga krav.

Dina prestationer kommer att övervakas noga. Om Bacs tar emot ett stort antal kundklagomål via Systemet för garanti för direktdebiteringkan du förlora din SUN och därmed också möjligheten att ta emot ytterligare autogirobetalningar.

Slutliga tankar

Bacs-systemet för automatiserade betalningar finns för att göra livet enklare inte bara för företag utan även för deras kunder.

Detta sker inte bara genom att underlätta elektroniska betalningar av olika slag, utan också genom att fastställa och upprätthålla standarder och se till att dessa skyddas av användargarantier.

Det är därför ingen överraskning att det för att kunna använda systemet också krävs att du gör din del för att hålla din standard i linje med Bacs. För många företag uppvägs dock de mindre olägenheter som detta kan medföra av de betydande fördelarna och effektivitetsvinsterna.

Så om du uppfyller kriterierna för stödberättigande är valet ditt: vill du ha maximal kontroll över elektroniska betalningar som kommer in och går ut? Eller är du gladare över att betala en liten avgift och låta en tredje part sköta detta åt dig?

Du kan hitta AccessPay på Bacs lista över godkända leverantörer.