Likviditetshantering är en av de största utmaningarna för registrerade leverantörer av sociala bostäder. i dag.
Finansteamen tvingas gå på en svår balansgång mellan att tillhandahålla en högkvalitativ service för hyresgäster i stödboenden (vilket kräver mycket resurser) och samtidigt se till att det finns tillräckligt med pengar på banken i slutet av varje dag.
Tro det eller ej, men en viktig del av detta beror på hur du hanterar dina betalningar och inkassoprocesser.
Bacs uppger att över hälften (58%) av hyresgästerna fortfarande betalar hyran på annat sätt än genom autogiro.Detta kan göra det svårt att samla in hyror och kräver mycket resurser och olika tekniker för att fungera.
Men fler och fler bostadsrättsföreningar vänder sig till automatisering för att lösa problemet.
Automatisering av betalningar och inkassokrav avlastar personalen genom att frigöra enorma tidsbesparingar för bostadsrättsföreningar som gör hyresinsamlingar, leverantörsbetalningar, löner....och mycket annat.
Men den största fördelen ligger i de potentiella kostnadsbesparingar som dessa förändringar kan ge, vilket handlar om följande:
- Mindre teknik Automatisering gör sig av med bankportaler och andra disparata system.
- Färre allmänna kostnader Som ett resultat av det ovanstående automatiseras manuell uppladdning och omvandling av filer.
- Lägre bearbetningsavgifter om du väljer rätt lösningsleverantör (svissa kommer att ta ut transaktionsavgifter, medan andra inte gör det - som vi).
Varje krona som sparas med hjälp av automatisering är mer pengar på banken för de sociala bostadsföretagen i slutet av varje dag.
Att implementera rätt programvara för att hjälpa dig att uppnå detta kan vara mycket givande, eftersom du får mer pengar till förfogande och samtidigt minskar arbetsbördan för din personal avsevärt.
Hur kan en lösning för automatisering av betalningar hjälpa dig i din roll?
Skulder och skulder
Automatisera leverantörsbetalningar genom att integrera en plattform för betalningsautomatisering som AccessPay med dina backoffice-system. Detta kommer automatiskt att dra igenom dina betalningsfiler och automatiskt omvandla dem för att se till att betalningarna är bankfärdiga.
Det enda du behöver oroa dig för är att kontrollera och godkänna dina transaktioner. Godkännanden säkerställs genom ett strikt arbetsflöde och en godkännandeprocess som gör att du kan kontrollera exakt vem som gör vad och när i ditt team.
Lönelista
Integrera löneprogram som Northgate och Cascade med en plattform för automatisering av betalningar för att minska uppladdningen av filer och omvandlingsprocesser från din arbetsbörda.
Anpassade godkännandeprocesser kan också säkerställa att processen kan fastställas för löneadministration för att inkludera 4 ögon godkännande som tilldelas löne- eller finanspersonal enligt ditt val.
Om säkerhet och integritet inom din organisation är lika viktiga kan vi dölja känslig löneinformation med vårt avancerade verktyg för datamaskering, som fungerar som en andra försvarslinje mot interna bedrägerier och dataintrång.
Inkasso / kundfordringar
Tack vare de senaste framstegen inom molntekniken börjar många sociala bostadsföretag flytta inkassotjänsterna från Bacs Approved Bureaus och skörda frukterna av att göra inkassotjänsterna internt med hjälp av en plattform för automatiserade betalningar som vår för att minska kostnaderna och återta kontrollen över sina processer.
Tredje parts Bacs-byråer och Facility Managers kan vara kända för att hålla kvar pengar längre än nödvändigt, vilket i slutändan kan leda till problem med kassaflödet.
Genom att skicka begäran om autogiro direkt till Bacs kan du se till att pengarna kommer in på ditt konto så snart som möjligt. Med hjälp av en enhetlig betalningsplattform som AccessPay kan du till och med automatisera nedladdningar av dina Bacs-rapporter, vilket gör avstämningen så snabb och smärtfri som möjligt, samtidigt som du ger ditt kassateam en mer exakt överblick över det aktuella kassaflödet.
CFO:er och CIO:er
Automatisering av betalningar handlar inte bara om effektivitet och kostnadsbesparingar, utan också om att lägga till ett extra säkerhetslager till din ekonomifunktion.
Om din organisation för närvarande använder internetbankportaler för att hantera leverantörsreskontra och löner, kommer betalningsfilen som genereras från ditt backoffice-system troligen att lagras på din server.
Detta kan avslöja sårbarheter och ge möjlighet för känsliga data att ses, nås och eventuellt manipuleras. Detta kan sedan leda till interna bedrägerier.
Automatiseringsverktygen kommer att erbjuda ett brett utbud av säkerhetsverktyg för att hjälpa till att bekämpa detta, inklusive PGP-kryptering, 2-faktorsautentisering (2FA) och datamaskning för att skydda ditt företag, din personal och dina hyresgäster. Som en del av filuppladdningsprocessen rekommenderar vi alltid att data överförs på ett säkert sätt med sFTP.
En säker betalningsprocess innebär i slutändan att överföringen av data från det ursprungliga systemet till betalningsplattformen och vidare till Bacs är smidig och säker.
Skattemyndigheten
Kontanthantering kan hjälpa ditt finansavdelningsteam att göra följande:
- Daglig och intradaglig prognostisering av kontanter
- Få insyn i hela din bankverksamhet
- Ange anpassade KPI:er för dina konton för att se till att du inte hamnar i övertrassering och får bankavgifter.
- Ersätt manuell sammanställning av kassapositioner från kontoutdrag och presentation i Excel med automatiserad rapportering som levereras till din e-postinkorg innan du ens har börjat arbeta!
- Använd historiska data och ladda upp betalningsdata till Cash Management för att skapa prognoser.
Om du vill veta mer om automatisering av betalningar för bostadsrättsföreningar kan du kontakta vår specialist på sociala bostäder, Craig Watson på LinkedIn eller . Ställ en fråga till oss här.