FCA och andra tillsynsmyndigheter skärper kontrollen av företagens kontantkontroller som ett svar på de brister i riskhanteringsprocesserna som nyligen uppdagats under COVID-19-pandemin.
Det senaste kvartalets kollaps i konsumentutgifterna har lett till en betydande minskning av inkomsterna för många företag, vilket leder till oro för att mer än ett företag kan gå i konkurs inom den närmaste framtiden.
Med detta värsta scenario i åtanke har FCA gått in med en ny reglering för att se till att kunderna skyddas på ett adekvat sätt genom att kräva att företagen separerar kundernas medel från sina egna medel. Denna avskiljning av kundernas pengar ska skydda dem från att felaktigt användas av företag i svårigheter för att stödja deras operativa likviditetsbehov.
FCA har särskilt fokuserat på betalningsinstitut (PIs) och e-penningutgivare (EMIs), vars verksamhet består i att hantera kunders pengar.
Precis som alla andra regler är FCA:s beskrivning lång och komplex, så vi har förenklat den till de fyra viktigaste sakerna som du måste göra för att följa FCA:s nya tillvägagångssätt.
(Ansvarsfriskrivning: Detta är inte juridisk rådgivning och vi rekommenderar att du rådfrågar en advokat för att säkerställa regleringen i ditt eget företag. Den här bloggen är helt enkelt tänkt att ge viktiga slutsatser och idéer för nästa steg).
1. Skydd
Vad betyder det? Enligt FCA:s regler måste PIs och EMI:er hålla kundernas pengar åtskilda från sina egna operativa kontanter. De måste också kunna visa att klientmedel är korrekt identifierade och separerade från affärsmedel.
Vad kan du göra? Du bör ha separata bankkonton för kundpengar och affärspengar, och spåra dessa i ditt ERP-, redovisnings- eller backoffice-system. En daglig avstämning av "Kundpengar" och "Restricted" jämfört med "Egna medel" och "Företagskonton" bör utföras och sparas som bevis för att visa att du säkerställer korrekt åtskillnad och skydd av kundmedel.
2. Försiktig riskhantering
Vad betyder det? Enligt FCA:s regler ska ett företag se till att det belopp som det anger i sin interna avstämning av kundpengar som sin kundpengarresurs är lika med det sammanlagda saldot på sina kundbankkonton. Ett företag måste föra sin bokföring så att det snabbt kan beräkna det totala beloppet av klientmedel som det bör inneha för varje klient.
Vad kan du göra? Dagliga bankavstämningar som omfattar alla bankkonton för kundmedel måste utföras och granskas, med bevis för att granskningarna har ägt rum. Alla sådana avstämningar bör hänvisa till värdet av klientkontonas pengar per klient, enligt vad som anges i företagets centrala registersystem.
När det gäller kunder som har medel på flera bankkonton måste summan för varje konto sammanställas till ett enda nummer, som kan dubbelkontrolleras mot värdet i företagets registersystem.
3. Finansiell brottslighet samt styrning och tillsyn
Vad betyder det? FCA påminner ledande befattningshavare i företag om att de förväntas ha uppsikt över - och bevisa att de känner till - företagets finansiella ställning och de viktigaste in och utflödena av medel.
Vad kan du göra? Företagen bör vidta åtgärder för att eliminera blinda fläckar i sina processer där fel kan uppstå - särskilt den manuella överföringen av betalnings- och finansdata mellan backoffice-system och banker. Genom att automatisera överföringen av uppgifter till och från bankerna och genom att ha dessa uppgifter på en översiktlig instrumentpanel kan företaget eliminera risken för oskyldiga fel, minimera möjligheterna för brottslingar att begå bedrägerier och visa bevis på granskning av den operativa verksamheten.
4. Förvaltning av register och rapportering
Vad betyder det? I FCA-reglerna anges slutligen att företagen måste känna till det exakta antalet och värdet av betalningar som görs via varje betalkanal och valuta. De måste också föra register över den auktoriseringsmetod som använts vid utförandet av dessa betalningar. För indirekta bankdeltagare måste företagen dessutom tillhandahålla sina Intraday Liquidity Reports enligt Baselkommittén för banktillsyn (BCBS).
Vad kan du göra? Se till att alla betalningar godkänns av högre tjänstemän och att bevis för detta finns kvar. Dessutom behövs en ytterligare revisionskontroll av de utbetalningar som gjorts jämfört med de betalningar som godkänts. Ett alternativ är att automatisera hela betalnings- och godkännandeprocessen och att bygga in denna verifieringskedja i den automatiserade processen.
Hur kan AccessPay hjälpa dig?
Om ditt företag strävar efter att uppfylla dessa krav från FCA kan AccessPay hjälpa dig genom att automatisera överföringen av data från dina backoffice-system till dina banker.
Med vår branschledande plattform som integrerar ditt ERP med alla dina bankkonton runt om i världen har du möjlighet att enkelt identifiera och separera dina egna medel från dina kunders medel i ditt ERP för att säkerställa effektivt skydd och riskhantering.
Du får också insikter i realtid om din aktuella kassaposition, automatiserar processer som riskerar att bli föremål för bedrägerier och fel och får detaljerade verifieringsspår för hela processen, vilket ger dig den rapportering och övervakning du behöver för att uppfylla FCA-kraven.
Genom att automatisera leveransen av data från banken till ditt ERP-system med AccessPay kan du vara säker på att din rapportering är korrekt, oavsett om det gäller dina intressenter, din styrelse eller FCA.
Är du redo att ta nästa steg i fråga om efterlevnad?
Om du tror att vi kan hjälpa dina interna ekonomiprocesser kan du kontakta oss för att boka en konsultation eller ringa oss på +44 020 3282 752.