University of Bradford moderniserar ekonomifunktionen med AccessPay för smidig hantering av löner och studieavgifter
Som tidigare lönechef förstår Ben Petty vikten av att använda en digital bankkontakt som AccessPay. Ekonomiansvarig vid University of Bradford leder fyra team, inklusive löne- och kundreskontra. AccessPay har hjälpt båda funktionerna att uppgradera, med en smidig övergång från den etablerade leverantören.
Han sade: "Vi har inga problem med AccessPay överhuvudtaget. Plattformen är intuitiv och det passar oss."
Vad använder ekonomiteamet AccessPay till?
AccessPay gör det möjligt för University of Bradford att göra 1 600 löneutbetalningar via Bacs per månad. Det lilla teamet laddar upp betalningsfiler i tre omgångar via programvarulösningen AccessPay Bacs.
Betalningar för kundfordringar inkluderar direktdebiteringar av studieavgifter som Ben beskriver som "kärnan" i deras finansiering. Från månad till månad varierar inkassona från 7 000 till 30 000 pund. På andra håll använder Accounts Payable AccessPay för leverantörsbetalningar, som behandlas varje vecka i olika volymer.
Vad var din katalysator för förändring?
År 2017 var det dags att modernisera universitetets ekonomifunktion och göra den molnbaserad. Istället för att använda en utsedd dator på plats för att hantera betalningar ville de ha flexibilitet, bättre UX och extra säkerhetsåtgärder. Den etablerade Bacs-mjukvaran var "väldigt gammaldags i sitt utseende och kompatibilitetsproblem med operativsystemet åt upp det interna IT-teamets tid.
Ben sa: "Vi hade använt vår tidigare leverantör under lång tid, men de insisterade på en dyr uppgradering eftersom en säkerhetsuppdatering innebar att den gamla plattformen inte längre stöddes. Det första vi fick veta var ett mycket långt e-postmeddelande med många röda markeringar - det kändes som om vi skulle vräkas och vi gillade inte det tillvägagångssättet."
Teamet bestämde sig för att undersöka marknaden och efter att ha jämfört tre leverantörer gick man över till AccessPay i början av 2018. "Implementeringen var verkligen okomplicerad, det kunde inte ha varit enklare", säger Ben entusiastiskt.
Ben Petty, chef för finansverksamheten
Varför var AccessPay rätt FinTech-lösning för er?
AccessPay ansluter University of Bradfords ekonomi- och lönesystem till Lloyds bank. Det nya systemet är inte bara prisvärt utan också skräddarsytt för deras behov. AccessPay har till exempel byggt in ett sätt för en andra person i teamet att kontrollera och godkänna betalningsfiler innan de skickas in.
"Detta var verkligen viktigt eftersom det ger en extra säkerhetsåtgärd, men det är också flexibelt så att det kan kringgås om vi har problem med resurserna", förklarar Ben. "När pandemin slog till var den inbyggda flexibiliteten en sådan välsignelse eftersom vi bara hade två anställda med Smartcard-läsare, så om de inte kunde arbeta kunde vi fortfarande betala lönerna till våra anställda."
Vad är den största fördelen med att använda AccessPay?
"Det som gör att AccessPay ligger i topp är följande kundsupportvilket är lysande", rapporterar Ben. Han beskriver hur supportteamet kom till undsättning utanför arbetstid 2019 när en intern Windows-uppdatering hade orsakat problem med HSM-certifikatet.
"Universitetets IT-team var inte tillgängligt och vi fick panik eftersom vår löneutbetalning skulle ske. Även om det inte var ett AccessPay-problem ringde vi supportteamet i hopp om att de skulle ha några råd och de tog faktiskt kontroll på distans och löste problemet åt oss. Jag var så tacksam för deras hjälp - det var bara tack vare dem som vi kunde betala vår personal i tid."
Ben berömmer också den proaktiva inställningen hos AccessPays kundtjänst som skickar regelbundna uppdateringar om nya versioner och framstegsrapporter via e-post.