Imperial College London kommer att spara upp till 50 000 pund per år med en internationell anslutning från värd till värd.
Imperial College London är ledande inom STEM-ämnen och rankas på plats 8.th bästa universitetet i världen. När ett ledande universitet säger att din programvara kommer att spara tusentals pund åt dem känns det fantastiskt. Särskilt om besparingarna kan gå tillbaka till den utmärkta akademiska forskning som de är kända för, inklusive kampen mot COVID-19.
Men med ett globalt respekterat rykte följer också behovet av en modern finansfunktion - och det är här som AccessPay kommer in.
Med utgångspunkt i en enkel Bacs-lösninghar det innovativa fintechföretaget samarbetat med två nya bankkopplingar för universitetet för att effektivisera internationella betalningar. Detta stegvisa tillvägagångssätt har gjort AccessPay till "en pålitlig partner" för institutet i världsklass.
Fas 1: Allt började med Bacs
År 2019 behövde det Londonbaserade universitetet en ny Bacs-lösning. Deras etablerade leverantör drog sig tillbaka från den nuvarande plattformen för att tvinga fram en dyr uppgradering, Imperial College beslutade sig för att göra sin forskning och gå till anbudsförfarande. AccessPay vann med sin övertygande prisbild och sitt synsätt med "en portal för alla betalningar".
Rob Leech, chef för finansiella system, förklarar: "Universitetet betalar tusentals leverantörer och anställda med Bacs, så det är viktigt att ha en säker och tillförlitlig lösning på plats. AccessPay var helt överlägset de andra, vilket beror på den konkurrenskraftiga prissättningen och den mycket goda feedbacken som vi hade fått från andra högskolor och universitet."
Vår molnbaserade plattform var ett steg bort från deras föråldrade lösning på plats och gav användarna extra funktionalitet, till exempel fjärråtkomst för godkännande av betalningar.
Rob säger: "Användarupplevelsen är bättre och infrastrukturen är molnbaserad, vilket minskar vår tekniska skuld och gör att IT-avdelningen är nöjd. Implementeringsperioden var också smidig med allierade som Stuart och Lisa som projektledare från er sida." Men AccessPay-lösningen hade också väckt teamets intresse av en annan anledning.
Fas 2: Utländska betalningar från Storbritannien
I Högskolesektorn det finns ofta en leverantör internationella betalningar för att stödja globala banbrytande studier och forskning. Imperial College London betalar konton i 150 länder i olika valutor, så det är nästan lika viktigt som de brittiska Bacs-betalningarna.
Universitetet har kommit långt, eftersom de för fem år sedan fortfarande skrev in uppgifterna manuellt i en bankportal. Med en halvt automatiserad interimslösning som var känslig för fel och frustrerande att använda vände sig ekonomichefen till AccessPay.
En annan lösning som plattformen erbjuder är tillgång till en direkt "host-to-host"-anslutning med din bank, vilket innebär att internationella betalningar kan göras från samma betalningsportal som används för Bacs.
"Du fick balansen att tippa över med detta ytterligare erbjudande eftersom en direkt värd-till-värd RBS-länk var musik i våra öron", säger Rob entusiastiskt. "Det innebar inte bara att vi kunde få Bacs i Storbritannien att fungera utan också att vi kunde bli effektivare med våra utlandsbetalningar."
Rob Leech, Imperial College London
Den automatiserade lösningen eliminerar fel i nyckelinmatningen och minskar bedrägerier genom kryptering av data och flerfaktorsautentisering. Det finns också bättre insyn i internationella betalningar och AccessPay möjliggör en tydlig åtskillnad av arbetsuppgifter.
Imperial College övergick till RBS:s värd-till-värd-anslutning Bankline Direct för alla sina betalningar som tidigare gjordes via bankportalen. Rob säger: "Vi ser det som en spegellösning till Bacs och vi gillar det eftersom det innebär att vi med AccessPay bara behöver ett sätt att arbeta."
När den andra fasen var i drift 2020 vände sig universitetet till staterna.
Fas 3: Living in America - ett bättre sätt att göra inrikesbetalningar
Universitetet betalar mer till amerikanska leverantörer än till något annat land, och omkring 50% av deras internationella transaktionsvolym går faktiskt till USA. Men genom att betala amerikanska leverantörer via en brittisk bank kostade det dem 40-50 000 pund per år i transaktionsavgifter. De hade ett konto hos Citizens Bank i Amerika, en kvarleva från ett historiskt behov av att skriva ut leverantörscheckar, och så föddes en idé.
Rob förklarar: "Vi tittade på hur mycket det kostar att göra en elektronisk inrikesbetalning från USA till USA och det var några öre, lite som att göra en Faster Payment i Storbritannien, det kostar nästan ingenting. Så vi ville ha en lösning där vi kunde betala våra amerikanska leverantörer från vårt medborgarkonto."
Efter att ha kontaktat banken direkt för ett par år sedan utan resultat fick AccessPay i uppdrag att utöka värd-till-värd-projektet för att skapa en ny direktanslutning med Citizens Bank. När han förklarar fallgroparna med DIY-metoden säger han: "Vi hade ingen erfarenhet av att arbeta med den amerikanska banksektorn, som fungerar annorlunda än vår egen, och tidsskillnaden gjorde det svårt."
AccessPay-projektet beskrivs som "djärvt nytt arbete" och kommer att spara hundratusentals pund åt Imperial College London och ska vara i drift i mitten av 2021. Rob avslutade: "Ni tillför mer värde till vårt erbjudande och vi bygger upp ett globalt fotavtryck tillsammans."
Ryan Harris, Corporate Sales Executive på AccessPay, säger: "Det pågående projektet med Imperial College London är ett perfekt exempel på hur AccessPay kan framtidssäkra ett företag. Det värde som kommer att levereras med anslutningen till deras amerikanska bank är något som alla universitet borde ta fasta på."