Förbättra synligheten av kontanter och automatisering av betalningar inom den juridiska sektorn

"
"AccessPay ger mig extra flexibilitet när jag godkänner betalningar eftersom jag kan släppa dem säkert via min mobil. Detta är för mig mycket viktigt i en värld efter en pandemi."

Ekonomichef i Storbritannien

Denna multinationella advokatbyrå har tagit till sig betalningsautomatisering för att förbättra effektiviteten, säkerheten och minska risken för manuella fel bland deras upptagna globala finansteam... 

Företaget gör mer än 20 000 transaktioner per månad och hanterar flera olika typer av betalningar via AccessPay, inklusive löner och leverantörsbetalningar. via Bacs, stora utbetalningar via CHAPS och SEPA-transaktioner till europeiska kunder.

Förmågan att påskynda operativa processer - på ett korrekt och säkert sätt - har varit av största vikt för den globala topp 10 advokatbyrån eftersom transaktionsvolymerna fortsätter att öka.

 

Advokatfirman har kontor i 28 länder

 

Sedan 2015 har vår finansiella programvaruplattform automatiserat följande processer för dem:

  • Överföring av kundpengar från Elite ERP-systemet
  • Automatisering av leverantörsbetalningar
  • Löner för anställda i Storbritannien - från SAP via Bacs
  • Gör SEPA-betalningar till NatWest, HSBC och ING
  • Sändning och mottagning uttalanden från alla banker

AccessPay tillgodoser även önskemål som är specifika för den juridiska sektorn, t.ex. åtskillnad av synlighet mellan partnerbetalningar och andra.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Hur många personer arbetar i ditt team och var är de baserade?

I Storbritannien har jag fem personer som släpper ut SWIFT och Bacs filer dagligen, och ytterligare 26 personer ingår i teamet som är baserat i Indien.

 

Hur tycker du att det är att använda AccessPay?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Det ger mig mycket extra flexibilitet, för även om internet bryts kan jag gå in på AccessPay via min telefon och göra betalningar. Det är för mig en enorm fördel.

 

Hur använder du systemet?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Betalningar på upp till 20 000 pund går direkt ut, och allt som överstiger detta belopp kontrolleras i en sekundär kontroll som är inbyggd i systemet. Detta var lite av en trygghet att veta att vi inte släpper ut stora belopp utan att det kontrolleras.

Men vi har nu tillräckligt förtroende för systemet för att överväga att höja denna gräns.

 

AccessPay fungerar som SWIFT-gateway för advokatbyrån.

 

Vad är en unik funktion som du gillar med AccessPay?

Du är vår SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Hur har du sett finansteam utvecklas under din karriär? Hur har tekniken spelat en roll?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Med hjälp av tekniken kan de flesta manuella finans- och finansuppgifter nu automatiseras, vilket minskar antalet fysiska kontaktpunkter som ett team behöver.

 

Den tidigare pappersbaserade branschen utvecklas tack vare FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Hur tror du att AccessPay kommer att användas på en internationell advokatbyrå i framtiden?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Så oavsett vart betalningen ska ske i världen och oavsett vilken valuta den är i, kommer den dit via AccessPay.

 

Slutligen, skulle du rekommendera AccessPay-plattformen till andra advokatbyråer?

Tja, inte till våra direkta konkurrenter eftersom vi inte vill ge dem den fördelen (skrattar).

 

See how AccessPay can help your business

Get in touch ➜