Förbättra synligheten av kontanter och automatisering av betalningar inom den juridiska sektorn

"
"AccessPay ger mig extra flexibilitet när jag godkänner betalningar eftersom jag kan släppa dem säkert via min mobil. Detta är för mig mycket viktigt i en värld efter en pandemi."

Ekonomichef i Storbritannien

Denna multinationella advokatbyrå har tagit till sig betalningsautomatisering för att förbättra effektiviteten, säkerheten och minska risken för manuella fel bland deras upptagna globala finansteam... 

Företaget gör mer än 20 000 transaktioner per månad och hanterar flera olika typer av betalningar via AccessPay, inklusive löner och leverantörsbetalningar. via Bacs, stora utbetalningar via CHAPS och SEPA-transaktioner till europeiska kunder.

Förmågan att påskynda operativa processer - på ett korrekt och säkert sätt - har varit av största vikt för den globala topp 10 advokatbyrån eftersom transaktionsvolymerna fortsätter att öka.

Advokatfirman har kontor i 28 länder

 

Sedan 2015 har vår finansiella programvaruplattform automatiserat följande processer för dem:

  • Överföring av kundpengar från Elite ERP-systemet
  • Automatisering av leverantörsbetalningar
  • Löner för anställda i Storbritannien - från SAP via Bacs
  • Gör SEPA-betalningar till NatWest, HSBC och ING
  • Sändning och mottagning uttalanden från alla banker

AccessPay tillgodoser även önskemål som är specifika för den juridiska sektorn, t.ex. åtskillnad av synlighet mellan partnerbetalningar och andra.

Vi är stolta över att stödja en av världens största advokatbyråer med över 4 000 anställda inom alla viktiga sektorer och discipliner.

För att förklara skillnaden som AccessPay gör pratade vi med en av deras brittiska finanschefer.

Hur många personer arbetar i ditt team och var är de baserade?

I Storbritannien har jag fem personer som släpper ut SWIFT och Bacs filer dagligen, och ytterligare 26 personer ingår i teamet som är baserat i Indien.

Hur tycker du att det är att använda AccessPay?

Livet är mycket enklare med AccessPay.

Det är enkelt att installera och med ett enda klick är det klart. Systemet markerar allt som behöver uppmärksammas så att du kan hänvisa tillbaka till AccessPay, eller om det inte markeras så vet du att det är ett problem med banken.

Det ger mig mycket extra flexibilitet, för även om internet bryts kan jag gå in på AccessPay via min telefon och göra betalningar. Det är för mig en enorm fördel.

Hur använder du systemet?   

I genomsnitt bearbetar mitt team mer än 20 000 transaktioner per månad - värda över 100 miljoner pund.

Det brittiska teamet är i systemet hela dagen eftersom vi automatiskt skickar och tar emot betalningsfiler till AccessPay var 20:e minut. Cirka 99% av dessa transaktioner godkänns utan att ytterligare åtgärder krävs.

Betalningar på upp till 20 000 pund går direkt ut, och allt som överstiger detta belopp kontrolleras i en sekundär kontroll som är inbyggd i systemet. Detta var lite av en trygghet att veta att vi inte släpper ut stora belopp utan att det kontrolleras.

Men vi har nu tillräckligt förtroende för systemet för att överväga att höja denna gräns.

AccessPay fungerar som SWIFT-gateway för advokatbyrån.

 

Vad är en unik funktion som du gillar med AccessPay?

Du är vår SWIFT gateway och vår röst i betalningsnätverket, vilket är mycket viktigt.

Min favoritfunktion är hur enkelt det är att släppa SWIFT-betalningar - du klickar på den, ser den, skickar in den och sedan är den borta. Det är snabbheten som verkligen förändrar spelet.

Vi testade hastigheten en dag genom att lägga in en fil i AccessPay och ta reda på hur lång tid det tog för den andra sidan att bekräfta pengarna. Det var inom tre minuter.

Det är återigen enormt eftersom det innebär att vi kan genomföra så många fler betalningar.

Hur har du sett finansteam utvecklas under din karriär? Hur har tekniken spelat en roll?

Personligen har jag lärt mig att det finns en helt ny värld där ute när det gäller automatisering och vad som är möjligt.

Historiskt sett var advokatbyråer mycket pappersorienterade och krävde att en partner fysiskt signerade betalningar innan de skrevs in i ett system och skickades vidare i processen.

Sektorn har kommit så långt sedan jag började för 35 år sedan.

På den tiden innebar det att kassörskor fick skriva in beloppen och jaga partners runt på kontoret för att få underskrifter. Euro fanns inte och vi var tvungna att konvertera valutor manuellt.

Med hjälp av tekniken kan de flesta manuella finans- och finansuppgifter nu automatiseras, vilket minskar antalet fysiska kontaktpunkter som ett team behöver.

Den tidigare pappersbaserade branschen utvecklas tack vare FinTech

 

Om någon hade sagt detta till mig 1987 skulle jag ha tänkt "det finns ingen framtid i det här jobbet", men det finns en framtid, det är bara ett annat sätt att arbeta.

Genom att använda en molnbaserad plattform som AccessPay kan vi skicka och godkänna betalningar digitalt på några sekunder och få insyn i realtid i kontanter i flera olika jurisdiktioner.

Det har varit en inlärningskurva när vi har gått från kassapersonal till finansanalytiker och verkligen förstått strukturen i saker som SWIFT-betalningar.

Detta arbetssätt har gett hela teamet en mycket mer djupgående kunskap om betalningsområdet och infrastrukturen.

Hur tror du att AccessPay kommer att användas på en internationell advokatbyrå i framtiden?

AccessPay spelar en roll för att vi ska kunna fortsätta att vara en global aktör.

Målet är att alla våra kontor runt om i världen ska använda samma plattform. Detta skulle innefatta ett verktyg för kontanthantering med insyn i olika valutor.

Så oavsett vart betalningen ska ske i världen och oavsett vilken valuta den är i, kommer den dit via AccessPay.

Slutligen, skulle du rekommendera AccessPay-plattformen till andra advokatbyråer?

Tja, inte till våra direkta konkurrenter eftersom vi inte vill ge dem den fördelen (skrattar).