Hjälpa Argyll and Bute Council att hantera löner och samla in kommunalskatt via autogiro.

"
"En av de absolut bästa funktionerna hos AccessPay är människorna. Kvaliteten och snabbheten i svaren är bättre än något annat företag som jag har haft att göra med."

Ken Wong, systemadministratör för intäkter

Argyll and Bute Council är ett av 32 kommunala organ i Skottland, vars administration täcker det näst största området av alla skotska organ.

Att hantera stora mängder offentliga medel och finansiera viktiga tjänster dagligen var av största vikt för att ha en säker, robust och kompatibel betalningsprocess på plats.

Tidsfristen för SHA-2

Men när Bacs tillkännagav planer på att uppgradera till SHA-2-certifikat och dra tillbaka stödet för äldre anslutningsprotokoll senast den 13 juni 2016 hade Argyll & Bute helt enkelt inte råd att ha några problem med hanteringen av kommunalskatt, förmåner, leverantörsbetalningar och löneutbetalningar.

Därför behövde de en lösning som kunde ge säker anslutning till Bacs. Plattformen måste vara lätt att använda, effektiv och innehålla de stränga godkännandearbetsflödena för kontroll och inlämning av flera betalningsfiler.

"AccessPays funktioner för utsedda användare är mycket användbara för oss som råd. Det faktum att det finns olika nivåer; vissa användare kan få tillgång till alla filtyper, medan andra användare bara har tillgång till en filtyp, passar väl in i vårt sätt att arbeta på Argyll and Bute."

Hastighet till värde

Eftersom projektet hade så hög prioritet för Argyll & Bute Council att det var nödvändigt att garantera driftsstödet före Bacs SHA-2 tidsfrist, var det viktigt med en kort och problemfri genomförandeprocess. Detta beror på att konsekvenserna av eventuella problem eller driftsstopp kunde ha lett till att tusentals människor hade fått sina liv påverkade.

Upplägget krävde säker Bacs-anslutning för 12 användare, med koppling till 11 olika servicenummer, med möjlighet att bearbeta 14 olika filtyper samtidigt, med automatiserad hämtning av AUDDIS för insamling av autogireringar. Allt detta levererades på några veckor.

"En av de absolut bästa funktionerna hos AccessPay är människorna. Alla som jag har haft att göra med från AccessPay är mycket kunniga och informerade... kvaliteten och snabbheten i svaren är bättre än något annat företag som jag har att göra med."

Vi får vanligtvis svar på en supportfråga inom en timme, ibland inom tio minuter! Och det är inte ett automatiserat svar, utan en människa som är mycket villig att hjälpa till." Ken Wong, systemadministratör för intäkter, Argyll & Bute

Förutom att öka hastigheten för att uppnå värde måste plattformen i sig själv ge betydande effektivitetsvinster för teamet på Argyll & Bute.
AccessPays plattform för bankkoppling gav personalen mer tid att fokusera på andra uppgifter än att behandla och arbeta med betalningsfiler - detta gjorde det möjligt för personalen att ta tillbaka timmar av värdefull tid med en automatiserad process som inte bara är snabbare, utan också mycket säkrare.

Minska riskerna

Eftersom vi är en organisation inom den offentliga sektorn var efterlevnaden av olika lagar och förordningar också en viktig fråga för teamet. Där de historiskt sett skulle ha behandlat data manuellt för revisionssyften och tillbringat dagar med att dokumentera månader och månader av detaljer från gamla filer, innebar AccessPays automatiserade pappersspår att all nödvändig historisk information kunde laddas ner på några minuter istället.

"Själva systemet är snabbt och enkelt. Det faktum att AccessPay har en verifieringskedja som visar exakt vad som överfördes, när och för hur mycket, har visat sig vara mycket användbart. Normalt skulle det ta oss en hel del tid att gräva fram filerna och påbörja den processen, så det har sparat oss mycket tid."

En annan viktig säkerhetsfördel för Argyll & Bute var möjligheten att definiera flera steg av auktorisering via själva plattformen, med tydlig uppdelning av arbetsuppgifter så att högre tjänstemän kunde behålla kontrollen över vem som kunde se vad och när, vilket var särskilt användbart när det gällde känslig information som förmåner och löner.

Den här kontrollnivån gav inte bara personalen trygghet i att deras processer var robusta, utan medförde också betydande tidsbesparingar eftersom personalen inte längre behövde leta länge efter de filer som de behövde kontrollera eller godkänna.