10 Jul 2018

4 razões pelas quais a tesouraria e as finanças não devem utilizar folhas de cálculo para fazer previsões

As previsões de fluxo de caixa continuam a ser baseadas em planilhas na maioria das organizações empresariais. Mas com a nova e inovadora tecnologia de previsão a vir à tona, será que esta nova raça de tecnologia pode desestabilizar o domínio do MS Excel e ajudar os profissionais de tesouraria e finanças a ultrapassar o problema da imprecisão dos dados?

Precisão, controle e eficiência são fatores chave no ambiente de negócios de hoje. Isto também se aplica ao processo de previsão do fluxo de caixa.

Saber que dinheiro você terá disponível no futuro, é o primeiro passo para identificar potenciais carências de caixa e melhorar a forma como você usa o dinheiro excedente. Também pode ajudar a reduzir a dependência do financiamento, fornecendo informações relevantes e oportunas sobre se a sua organização terá liquidez suficiente para cumprir as suas obrigações.

Certamente então, se você é responsável por gestão de tesouraria e liquidez e você está achando as táticas tecnológicas existentes de previsão de caixa ineficazes dentro de uma organização, olhar para os processos de baixo desempenho é da maior importância.

"Sempre o fizemos dessa maneira"
Profissionais do Tesouro e Finanças

Poderoso, familiar e flexível. É fácil entender porque o MS Excel é a lingua franca para profissionais de tesouraria e finanças quando se trata de previsão de fluxo de caixa.

Com características de fácil utilização e despesas adicionais nominais, além da sua licença padrão de software operacional empresarial, também é conveniente. No entanto, para grandes organizações empresariais que dependem de previsões de fluxo de caixa para planejar estratégias de investimento e decisões comerciais complexas, pode ser uma responsabilidade potencial.

Aqui estão quatro razões pelas quais você deve considerar alternativas às folhas de cálculo para suas necessidades de previsão de fluxo de caixa.

RAZÃO #1 - Tempo, tempo e mais tempo

Processos manuais, recolha de dados e responsabilidades administrativas.

Tesoureiros corporativos e profissionais de finanças seniores têm tradicionalmente aceitado estas tarefas diárias como parte e parcela de estar no setor. Usadas para capturar, rastrear e reconciliar dados durante anos, as planilhas cresceram de tal forma, entrelaçadas e amplamente utilizadas que os profissionais de tesouraria e finanças não conseguem descobrir um método alternativo para a previsão do fluxo de caixa.

Para empresas com várias relações bancárias, múltiplas contas em diferentes bancos e em múltiplas regiões, isto significa que quase metade do tempo do seu analista de tesouraria pode ser gasto apenas na reconciliação de extratos bancários.

Embora muitos argumentem que existe um diagnóstico claro para ter um Sistema de Gestão de Tesouraria (TMS), simplesmente não há o suficiente no orçamento para torná-lo um investimento financeiro que valha a pena.

MAS só porque um TMS não é uma opção viável, não significa que a automação esteja fora de alcance. Existem outras táticas, soluções e melhorias que podem ser feitas para alcançar resultados semelhantes, se não melhores - e a uma fração do custo.

RAZÃO #2 - É caro

Sim. Reconhecemos que a implementação de um TMS tem sido historicamente uma solução cara e para muitos profissionais de tesouraria e finanças, esta tem sido sempre uma solução nirvana. No entanto, há mais no software de tesouraria do que um TMS, e os resultados desejados podem ser alcançados muito mais baratos do que você imagina.

Em parte devido ao avanço tecnológico e em parte ao reflexo da ampla gama de software de tesouraria e finanças agora disponível no mercado. Hoje em dia, você pode atender às necessidades exclusivas das funções de tesouraria e finanças com aplicativos de tesouraria flexíveis e escaláveis que você pode adquirir e implementar, com base em sua linha do tempo e recursos.

Atingir as suas metas de automação desejadas e os requisitos específicos de tesouraria não requer mais um orçamento extenso - tudo o que você precisa entender é o que Pontos de Dor do Tesouro você quer resolver, identificar as ferramentas que podem resolver isso para você, e então construir um caso de negócios para justificar a mudança a partir de planilhas.

RAZÃO #3 - Erros e erros

Os erros nas planilhas podem causar grandes problemas para os profissionais de tesouraria e finanças e usá-las continuamente é uma decisão arriscada por várias razões.

De acordo com o European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG), uma organização que lida especificamente com erros de planilhas, quase 90% de planilhas têm erros.

Desde erros nos dados com informações incorretas ou ausentes até fórmulas mais complexas e falhas de nível macro. A aplicação de uma planilha com falhas em uma função de tesouraria ou financeira pode acarretar riscos operacionais, o que pode levar a consequências graves.

As decisões estratégicas são tomadas com base no que você revela nestas planilhas, e qualquer falha ou erro pode resultar na perda de confiança das partes interessadas na sua tesouraria e função financeira.

Além disso, é provável que o risco de erros aumente ainda mais depois de ter identificado que a sua folha de cálculo está corrompida. Quando você começa a decodificar e decifrar a planilha (uma tarefa gigantesca para a qual sua equipe de tesouraria ou finanças não tem tempo) para encontrar a causa raiz do seu problema, você pode descobrir que há mais do que se vê.

REASON #4 - Segurança é tudo

Não há dúvida de que as folhas de cálculo são ferramentas de previsão convenientes. E embora ferramentas como o MS Excel e o Google Sheets sejam muito boas no que são concebidas para fazer - não são necessariamente seguras como peças de tecnologia de previsão.

A fraude interna e externa, a segurança cibernética, a segurança da informação e a privacidade dos dados são as principais preocupações das organizações empresariais no mundo digital de hoje em dia, orientado pelos dados. As folhas de cálculo carecem dos mecanismos de segurança mais básicos e têm medidas de autenticação limitadas (ou nenhumas), características que estão incluídas na maioria das principais aplicações de tesouraria.

Depois há outros problemas de segurança. Particularmente em termos de cópias múltiplas e indetectáveis de folhas de cálculo; qualquer pessoa com acesso pode criar uma cópia e enviá-la por e-mail para si própria.

A criptografia de dados, autenticação multi-factor, controles sofisticados de acesso do utilizador e filtragem de IP são apenas alguns dos sofisticados recursos de segurança que as principais aplicações de tesouraria investem para frustrar e eliminar atividades ilícitas ou desonestas.

Então, quais são as alternativas?

Para ajudar os profissionais de tesouraria e finanças a entender como eles podem se afastar da previsão manual de fluxo de caixa baseada em planilhas para um processo semi-automatizado com tecnologia de previsão eficaz, nós convenientemente montamos um novo livro de receitas para ajudar a melhorar suas capacidades de previsão de fluxo de caixa. Faça o download da sua cópia abaixo.