4ª Abr 2019

Qual é a importância da reconciliação... nas finanças?

É prática comum para organizações de todas as formas e tamanhos utilizar várias práticas financeiras, para gerir dinheiro e manter as operações a funcionar sem problemas. Uma das mais importantes é a conciliação, que pode ser valiosa tanto para a gestão das finanças do dia-a-dia como para a gestão de caixa - PORQUÊ? Isso é o que o AccessPay vai perguntar ao longo deste artigo.

O que é reconciliação?

Temos de começar com uma definição. Nas finanças, reconciliação é o processo de comparação de entradas do ledger interno (por exemplo, faturas de Contas a pagar) com extratos bancários.

O objectivo disto é garantir que qualquer pagamento que se esperava que fosse feito (e para o qual terá um registo de livro razão interno), tenha na verdade foi pago. Isto ajuda as organizações a detectar discrepâncias, para que possam identificar onde o livro razão e a declaração não coincidem. Isto mostra onde eles precisam investigar quaisquer pagamentos que poderiam ter sido feitos erroneamente ou de forma fraudulenta.

Os ledgers internos estão localizados no General Ledger, bem como no software de back-office, mais tipicamente Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Deve-se notar que o ERP muitas vezes alimenta o General Ledger. Os extratos bancários são então carregados no ERP, para que cada entrada de linha (e portanto cada transação), no extrato, possa ser comparada de volta ao ledger. Então, como tudo isso funciona?

Como é que funciona?

Precisamos de ver que livros de informação e extractos contêm para responder a esta pergunta. Os ledgers detalham a moeda e o valor do pagamento, bem como se é dinheiro dentro ou fora. Pode haver detalhes extras, como o número da fatura e, potencialmente, uma referência também.

Os extractos bancários também têm os mesmos detalhes básicos. A moeda e o valor da transação, bem como se é dinheiro dentro ou fora. Terá também a sua própria referência. Vale notar que na auto-reconciliação (mais sobre isso mais tarde) sua equipe financeira pode vincular os dados de referência da fatura/ledger de volta ao extrato bancário, facilitando a identificação de quaisquer discrepâncias.

O processo de reconciliação tem sido, historicamente, um processo manual. A equipe financeira de uma organização analisará os detalhes mantidos no livro razão e na declaração, linha por linha, a olho nu, para ver se cada um dos detalhes corresponde. Deve haver uma maneira melhor, mais eficiente, de fazer a reconciliação, certo?

Foco na auto-reconciliação

Muitas organizações já adotaram a auto-reconciliação para agilizar o processo e criar eficiência. Na auto-reconciliação, um ERP usa um conjunto pré-definido de critérios para combinar automaticamente o extrato e o ledger juntos. Isto significa que as equipas financeiras não têm de combinar tudo manualmente, apenas intervêm quando existem excepções que precisam de ser investigadas.

Aqui está uma gravação de webinar sobre como configurar a automatização de pagamentos dentro da sua organização.

Os critérios pré-definidos utilizados para a auto-reconciliação incluem os suspeitos habituais, por exemplo, a quantia. Mas os dados de referência também podem ser usados. Por exemplo, se um fornecedor envia o pagamento de uma fatura, o banco pode incluir sua própria referência primeiro, e depois o número da fatura pode ser listado em algum lugar mais abaixo no campo. Esta lógica precisa ser incorporada no seu ERP para permitir a auto-reconciliação.

Intradiário vs. final do dia

Com que frequência é feita a reconciliação? Normalmente, ou é no final do dia e/ou intradiário (que significa "dentro do dia"). O fim do dia avalia quais os pagamentos que foram executados e confirmado na conta pelo seu banco. Este é o somente tipo utilizado para conduzir a reconciliação ERP, e é o que é importante para as finanças, pois identifica qual específico As transações esperadas foram e ainda não foram concluídas.

Intraday não fornece o mesmo nível de detalhe de fim de dia. Usado com mais frequência para fins de tesouraria, a reconciliação intradiária irá mostrar que um pagamento esperado não foi recebido, mas não necessariamente que a transação está pendente. O Intraday é um processo de alto nível, utilizado por equipes de tesouraria para mostrar o quanto eles têm de investir/como precisam de pedir emprestado diariamente.

Usos para intraday

Sim. A reconciliação de final de dia (manual ou automática) é usada como padrão para finanças. No entanto, vários membros da sua função financeira também podem beneficiar do intraday. Por exemplo, a reconciliação de fim de dia é usada como padrão para finanças, operações de tesouraria as equipes podem usá-lo para descobrir se os pagamentos esperados foram recebidos antes do final do dia, fornecendo mais precisão dos fundos disponíveis para investimento, e mais detalhes para o processo de tesouraria.

O Intraday é útil para equipes financeiras também. Pode ser usado para lhes dar uma cabeça para cima, para que possam começar a investigar qualquer pagamento perdido hoje, em vez de amanhã, como teriam que fazer se só soubessem disso no final do dia. Neste cenário, seria possível para a sua equipa financeira ou receber os fundos perdidos no mesmo dia ou começar a perseguir o cliente que lhe deve dinheiro.

Há uma coisa que temos de mencionar. Intraday só é viável se você automatizar o processo de reconciliação. As equipas financeiras estão ocupadas o suficiente. A pedir-lhes que façam o fim do dia e A reconciliação intradiária manualmente lhes daria muito trabalho. No entanto, se você automatizar a peça intradiária e apenas lhes der quaisquer exceções para investigar, ela é muito mais manejável, fornecendo valor real.

Nomear os benefícios

Há vários benefícios que a reconciliação oferece à sua organização. Isto inclui...

  • Fácil gestão de excepções

O processo permite identificar, e depois investigar e gerir, os pagamentos de excepção com facilidade. Caso contrário, você não teria como dizer quais pagamentos não ter foi feito, prejudicando o fluxo de caixa.

  • Detecção de fraudes

A reconciliação também serve como outra ferramenta na sua organização. arsenal de prevenção de fraudes. Isto é porque você pode ver quais pagamentos foram esperados e o que realmente aconteceu, então se um estiver faltando pode ser um indicador de fraude. Os números mostram que o custo da fraude só para o setor privado do Reino Unido foi de £140 bilhões em 2017, por isso é vital ter soluções para esta questão no pronto atendimento.

  • Identificação de tendências

Também pode ser usado para identificar tendências, permitindo-lhe melhorar os processos no futuro. Por exemplo, você poderia implementar a reconciliação para detectar tendências em quando as pessoas pagam a sua organização. Digamos que um devedor paga sempre com atraso. Você poderia identificar isso e prestar contas ao invés de confiar em registros de conta internos. Dessa forma, você pode dizer que não vamos esperar esses fundos hoje, já que o devedor está obrigado a pagar alguns dias de atraso, dando-lhe uma previsão mais precisa do fluxo de caixa para que você não fique com saldo negativo.

Enfrentar os desafios

O processo de reconciliação também vem com a sua quota-parte de desafios para você enfrentar, tais como...

  • Entrada de dados

Um dos maiores desafios é colocar os dados nos seus sistemas. Pense sobre isso. Muitas vezes, você precisará ir ao banco online, baixar o extrato e depois carregá-lo em seu ERP. Cada banco online tem um formato diferente - portanto, você também terá que alinhar e padronizar os arquivos antes do upload. Isto é arriscado por si só, uma vez que proporciona um empregado desonesto com a oportunidade de alterar a declaração (por exemplo, inserindo ou apagando uma linha), para que alguém cometendo fraude possa cobrir seus próprios rastros.

  • Requisitos de contagem de cabeças

Nos casos em que se faz a reconciliação manualmente, há também a questão do efetivo de pessoal. A sua equipa seria obrigada a fazer a correspondência de livros e extractos, linha a linha, e o facto de os extractos poderem não estar no melhor formato apenas torna isto mais difícil, por isso todo o processo é muito trabalhoso.

  • Prontos a errar

Qualquer processo manual é propenso a erro humano, e a reconciliação não é diferente. A oportunidade de erro se apresenta ao longo do processo, desde downloads, uploads e padronização de arquivos, até correspondência, e as conseqüências podem ser graves. Há prova a mostrar que o erro humano está a custar às empresas tanto no Reino Unido como nos EUA cerca de £315 por empregado, todos os anos.

Trabalhar com AccessPay

Você pode trabalhar com o AccessPay para enfrentar estes desafios, permitindo à sua organização tirar o máximo partido da reconciliação. Podemos automatizar o processo de recuperação da declaração e entregá-la no seu ERP, assim como transformar a declaração e padronizar todas as saídas ao longo do caminho. Isto significa que o exercício de transformação não precisa ser feito no seu ERP, criando eficiências.

A utilização do AccessPay para transformação e entrega automatizada oferece outro benefício, no que diz respeito à reconciliação. Você pode aumentar suas percentagens de correspondência (ao usar a reconciliação automática), pois através da padronização você emprega uma única regra em todos os bancos (você ainda terá várias regras de correspondência, mas não será por banco) para governar as correspondências. Isso aumentará a eficiência e a precisão, fazendo com que suas correspondências de razão/declaração aumentem.

Utilizar a Gestão de Tesouraria

A função de recuperação automática de extratos do AccessPay também lhe permitirá usar a reconciliação para gestão da tesouraria. Nos ERPs, as informações são visualizadas conta por conta, transação por transação. No entanto, com o AccessPay, não só lhe passamos toda a informação necessária (por exemplo, MT940s), como também a exibimos na nossa interface fácil de navegar e de fácil utilização para que possa visualizar e interrogar os dados à vontade.

A vantagem adicional é que não só a sua equipa financeira pode ver todas as informações necessárias na interface do utilizador, mas também a sua equipa de tesouraria. Eles podem ver todos os saldos consolidados para a sua organização através do nosso Gestão de caixa solução - assim como todos os factores que contribuem para esses equilíbrios - permitindo-lhes utilizar as nossas melhores ferramentas analíticas para o ajudar a tirar o máximo partido do seu dinheiro.

Entre em contato hoje para saber mais sobre Gestão de Tesouraria.