24 de Abril de 2020

Como alcançar a máxima visibilidade de dinheiro sem um TMS

Você não usaria uma marreta para pendurar uma foto na parede, então por que usaria um TMS se você está tentando conseguir visibilidade de dinheiro?

Certo, meu exemplo pode ser um pouco extremo, mas já falei com centenas de profissionais da tesouraria e das finanças antes do COVID19 e muitas vezes me disseram a mesma coisa:

"A minha operação não é suficientemente grande/complexa para requerer um TMS"

Para organizações com equipas de uma ou duas pessoas, a tarefa manual de entrar em portais bancários online pode ser uma tarefa demorada e mundana, por isso no grande esquema das coisas - isto nunca foi um trabalho demasiado oneroso.

Então por que muitas organizações estão agora se voltando para o TMS como seu primeiro empreendimento em tecnologia de tesouraria?

A realidade é que o clima atual colocou a visibilidade do dinheiro no topo da agenda das equipes de finanças, tesouraria e liderança sênior em todos os lugares.

Já vi muitos fornecedores de TMS promoverem a funcionalidade "Visibilidade do dinheiro" como complementos gratuitos ou com desconto. E embora ofertas como estas possam parecer um roubo, não posso deixar de me perguntar se a adopção de um TMS com o único objectivo de alcançar visibilidade de dinheiro é um pouco excessiva - mesmo contraproducente.

Se a sensação há dois meses atrás é que a sua organização provavelmente não precisa de um TMS, então enquanto o mundo mudou, duvido que a sua equipa de tesouraria tenha mudado tão drasticamente para justificar um investimento tão grande.

De um profissional do Tesouro para outro...

Para lhe dar algum contexto, eu venho de um histórico de Operações do Tesouro. Antes de entrar para a equipa de produtos aqui no AccessPay, trabalhei para um banco Tier 1 onde a tecnologia de eleição era sempre Excel e Banco Online

E embora o Tesoureiro do Grupo e os traders tenham usado ativamente um TMS, eu não fiz o login no sistema para completar minhas atividades diárias - nem eu gostaria de fazê-lo.

O meu papel era ser o mais preciso e eficiente possível no posicionamento do nosso dinheiro, e eu não precisava de um TMS para me ajudar a conseguir qualquer uma dessas coisas.

Agora deve ser dito que embora o meu método de gestão de caixa não fosse perfeito, proporcionou um alto grau de visibilidade às principais partes interessadas, sendo ao mesmo tempo uma tarefa intensiva de pessoas devido à escala da nossa operação.

A visibilidade do dinheiro para mim era saber exactamente quanto dinheiro tínhamos - não só de manhã cedo, mas no final do dia (antes dos prazos da moeda).

O meu papel não era conciliar pagamentos ou preocupar-me com a cobertura de divisas, ou qualquer exposição bancária que possamos ter, o meu papel era saber quanto dinheiro tínhamos, e quanto poderia ser investido/mutuário quando necessário. Essa era toda a visibilidade de que eu precisava.

Em uma pequena equipe financeira, o login em um único portal bancário é mais do que controlável se você estiver procurando por uma atualização de saldo apenas algumas vezes ao dia.

Mas os problemas começam a surgir assim que você tem múltiplas relações bancárias, e o número que você está procurando é uma agregação de todos os seus saldos. Quando um processo manual como este não se dimensiona bem, você está certo em procurar automatizá-lo.

Automação é seu amigo, mas não adianta trocar um ou mais sistemas, se o usuário ainda sentir as mesmas dores que antes.

A maior eficiência vem com equipes sendo alertadas para atividades específicas conforme elas acontecem, onde os dados são apresentados da melhor forma para incitar o usuário a agir. Se isso puder ser conseguido sem a necessidade de fazer login em um ou mais sistemas, melhor ainda.

Ao calcular as posições diárias, muitas vezes há ajustes a serem feitos na própria informação bruta do saldo, sejam eles para pagamentos esperados ou outras antecipações. Este é o caso quer você tenha um ou muitos parceiros bancários, e assim ter um sistema para registrar esses ajustes e cálculos pode ser de valor em todo o espectro.

Mas não caia na armadilha de comprar a tecnologia 'mais conhecida' em tesouraria ou finanças, adote a melhor tecnologia que funciona para você.
A gestão operacional de caixa e, em última análise, a sua maior visibilidade de caixa deve ser uma tarefa eficiente e menor na sua vida diária.

Há outra forma de conseguir visibilidade de dinheiro...

A visibilidade do dinheiro não deve custar-lhe quantias significativas de dinheiro, nem utilizar recursos preciosos - sejam eles próprios ou consultores - para se instalar.

Pode não parecer haver uma infinidade de sistemas especializados neste nicho em particular, mas tenho o prazer de dizer que o AccessPay Gestão de caixa faz exactamente isto.
Construído com o propósito de recuperar dados do extrato bancário, tanto no final do dia como intradiário, tem uma interface simples e fácil de usar que proporciona controle completo ao usuário final. Concebida com uma primeira abordagem do utilizador, a Gestão de Tesouraria é totalmente personalizável para permitir que cada organização, bem como cada utilizador, seja capaz de criar uma experiência única para si próprio.

Entendendo que seus resultados são os mais importantes para você, incluímos um recurso de relatórios sofisticados que pode entregar as informações aos principais interessados, diretamente à sua caixa de entrada, de forma programada. Isso significa que para alguns usuários, o acesso ao sistema ainda não é necessário, pois eles colhem os benefícios que lhes interessam.

Por isso, se o Excel e a banca online já não estão a cortá-lo para si, e precisa de uma forma mais inteligente de gestão de caixa, pense duas vezes antes de iniciar um projecto para implementar um TMS.
Naturalmente, se você precisa dos recursos e benefícios adicionais que um TMS oferece, então você deve 100% investir no software.

Mas se a melhor visibilidade de dinheiro e eficiência operacional é o seu objectivo, então não procure mais do que Gestão de Dinheiro e AccessPay.

P.S. Para aprofundar este tópico, realizei um webinar sobre Quarta-feira, 6 de Maio, às 14:00 BST. Se você chegou até o fim deste blog, então por que não assistir à transmissão sob demanda

 

Autor: 

Winston Pearson

Gerente de Produto (Gestão de Caixa)