4 de Janeiro de 2021

Como acelerar os pagamentos internacionais com automação de processos e obter a adesão interna

A velocidade é a chave no mundo corporativo.

Fazer pagamentos comerciais seguros, a granel e com rapidez, sem os laboriosos processos manuais, é um desafio enfrentado por muitos.

Na segunda parte da nossa série de mini blogs, com fabricante mundial NSG...nós damos uma olhada nos benefícios da automação do processo de pagamento.

Controlar a narrativa de automação 

A implementação da tecnologia certa num negócio no momento certo pode trazer resultados positivos infinitos.

Mas também pode levar a algumas preocupações "humanas" reais.

À medida que as tarefas manuais se tornam automatizadas, corre-se o risco de os funcionários pensarem que o seu papel se tornou efectivamente redundante, o que não é o caso.

É importante controlar a narrativa em torno da introdução da automação do processo de pagamento desde o início, para que a equipe entenda plenamente as razões por trás da sua implementação e os benefícios tangíveis que ela trará - para a empresa, mas também para as suas próprias funções diárias.

Mostre à sua equipa financeira que, tirando-lhe tarefas monótonas e demoradas, libertará o seu tempo para se dedicar a um trabalho mais gratificante; libertando o seu potencial.

O NSG Group descobriu isso durante um recente projeto de transformação financeira para racionalizar suas operações de pagamento.

Estojo de uso NSG

O que era o projeto NSG?

O maior produtor mundial de vidro e produtos de vidro fez uma parceria com a AccessPay em uma solução SWIFT baseada em nuvem.

Eles estavam respondendo a um problema de automação de pagamentos e visibilidade de caixa em sua tesouraria corporativa.

A nossa solução aumentou a produtividade, acelerou os pagamentos e ajudou com os regulamentos de auditoria.

Em essência, conectamos o sistema de retaguarda do Grupo NSG ao rede SWIFT e criou uma fábrica de pagamentos.

O gerente de risco do Tesouro e relatórios do NSG Christopher Davies disse: "A empresa recebeu um objectivo estratégico para actividades de maior valor acrescentado em todos os negócios.
Assim, a mudança de processos manuais e demorados para tarefas de maior valor foi um verdadeiro motor deste projecto.

"Por exemplo, ficámos horrorizados com o tempo que passávamos no nosso centro de serviços partilhados a introduzir manualmente extractos bancários nos nossos sistemas.

"Era um processo que acontecia dia após dia e que encontrámos que podia ser facilmente automatizado via SWIFT."

Havia alguma resistência à automação?

Descrevendo os benefícios da automação como "uma grande vitória no início" Christopher também lembra alguma relutância inicial entre a força de trabalho.

"Houve alguma resistência em áreas do negócio em mover trabalhos de entrada manual para tarefas de valor agregado. Obviamente, as pessoas ficam preocupadas que isso signifique que seus trabalhos irão embora, mas é tudo uma questão de elaborar a mensagem certa".

Como vender automação de processos às principais partes interessadas

Christopher disse que conseguir a adesão interna foi fundamental para o sucesso de seu projeto.

Como ele explicou à equipa mais alargada: "Sim, as coisas vão mudar, mas será mais gratificante do que digitar manualmente num computador e é melhor para o negócio."

Christopher aponta a necessidade de adaptar a mensagem para cada nível de interessado para atender às diferentes preocupações e mostrar os benefícios potenciais da automação.

"Ao automatizar permitiu que as pessoas trabalhassem a partir de casa durante a pandemia, enquanto anteriormente havia muitas autorizações baseadas em papel.

"Significa também que temos um ambiente mais controlado que será benéfico para fins de auditoria."

O novo método de pagamento tem sido um perigo para o Grupo NSG e um método que os colocou na vanguarda da tecnologia.

Como Christopher descreve: "A solução SWIFT encontrada pelo AccessPay nem sequer existia na minha mente há um ano." Mas a implementação revolucionou as suas operações de pagamento.

Jack Clancy, chefe de serviços profissionais da AccessPay acrescentou: "Muitas vezes vemos mudanças significativas nos papéis devido a processos que se tornam automatizados.

"Na realidade essa pessoa tem agora mais tempo para tarefas de valor acrescentado, não só melhorando a sua produção para a empresa, mas também permitindo-lhe aprender mais competências e crescer com o negócio".