25 de Janeiro de 2022

Os Tesoureiros de Empresas não devem utilizar folhas de cálculo para Previsões de Tesouraria - Eis a razão

Para os tesoureiros empresariais, a previsão do fluxo de caixa continua a ser baseada em folhas de cálculo na maioria das organizações empresariais.

Mas com a nova e inovadora tecnologia de previsão a vir à tona, poderá esta nova raça de tecnologia perturbar o domínio do MS Excel e ajudar os profissionais de tesouraria e finanças a ultrapassar o problema dos dados incorrectos?

Gostaríamos de pensar que sim.

Precisão, controlee eficiência são os principais motores no ambiente empresarial actual. O processo de previsão do fluxo de caixa não é diferente.

Saber que dinheiro terá disponível no futuro - assim como ser capaz de o controlar e mais tarde optimizá-lo - é o primeiro passo para identificar potenciais insuficiências de dinheiro e melhorar a forma como utiliza o dinheiro excedentário.

Pode também ajudar a reduzir a dependência do financiamento, fornecendo informações relevantes e oportunas sobre se a sua organização terá liquidez suficiente para cumprir as suas obrigações.

Certamente então, se você é responsável por gestão de tesouraria e liquidez e você está achando as táticas tecnológicas existentes de previsão de caixa ineficazes dentro de uma organização, olhar para os processos de baixo desempenho é da maior importância.

 

"Sempre o fizemos dessa forma"
Profissionais do Tesouro e Finanças

 

Poderoso, familiar, e flexível. É fácil de compreender porque é que o MS Excel é a lingua franca para profissionais de tesouraria e finanças quando se trata de previsão de fluxo de caixa.

Com características de fácil utilização e despesas adicionais nominais, para além da sua licença normal de software operacional empresarial, também é conveniente.

No entanto, para as grandes organizações empresariais que dependem de previsões de fluxo de caixa para planear estratégias de investimento e decisões empresariais complexas, poderia ser uma responsabilidade potencial.

Aqui estão quatro razões pelas quais você deve considerar alternativas às folhas de cálculo para suas necessidades de previsão de fluxo de caixa.

 

RAZÃO #1 - Tempo, Tempo, e Mais Tempo

Processos manuais, recolha de dados, e responsabilidades administrativas. Palavras que certamente irão causar medo no coração de qualquer tesoureiro empresarial.

Tesoureiros corporativos e profissionais de finanças seniores têm tradicionalmente aceitado estas tarefas diárias como parte e parcela de estar no setor. Usadas para capturar, rastrear e reconciliar dados durante anos, as planilhas cresceram de tal forma, entrelaçadas e amplamente utilizadas que os profissionais de tesouraria e finanças não conseguem descobrir um método alternativo para a previsão do fluxo de caixa.

Para empresas com várias relações bancárias, múltiplas contas em diferentes bancos, e em múltiplas regiões, isto significa que quase metade do tempo do seu analista de tesouraria pode ser gasto apenas na reconciliação de extractos bancários.

Embora muitos argumentem que existe um diagnóstico claro para ter um Sistema de Gestão de Tesouraria (TMS), simplesmente não há o suficiente no orçamento para torná-lo um investimento financeiro que valha a pena.

MAS só porque um TMS não é uma opção viável, não significa que a automatização esteja fora de alcance. Existem outras tácticas, soluções e melhorias que podem ser feitas para alcançar resultados semelhantes, se não melhores - e a uma fracção do custo.

 

 

RAZÃO #2 - O suplemento com um TMS é dispendioso

Reconhecemos que a implementação de um TMS - enquanto solução dispendiosa - nirvana para muitos profissionais das finanças e do tesouro. As folhas de cálculo muitas vezes não o cortam, pelo que saltar no comboio do TMS pode parecer apelativo.

No entanto, há mais a fazer do que um software de tesouraria, e os resultados desejados podem ser alcançados muito mais baratos do que se imagina.

Isto deve-se em parte ao avanço tecnológico e em parte ao reflexo da vasta gama de software de tesouraria e finanças actualmente disponível no mercado. Hoje em dia, pode satisfazer as necessidades únicas da função de tesouraria e finanças com aplicações de tesouraria flexíveis e escaláveis que pode adquirir e implementar, com base na sua linha temporal e recursos.

Atingir os seus objectivos de automatização desejados e requisitos específicos de tesouraria já não requer um orçamento extenso - tudo o que precisa de compreender é quais os pontos de dor de tesouraria que pretende resolver, identificar as ferramentas que podem resolver isto para si, e depois construir um caso de negócios para justificar a mudança a partir de folhas de cálculo.

 

RAZÃO #3 - Erros e Erros em Folhas de Cálculo Transportadas para Previsões

Quando se trata de previsão de tesouraria, os erros na folha de cálculo podem causar grandes problemas aos profissionais de tesouraria e finanças - e utilizá-los continuamente é uma decisão arriscada por várias razões.

De facto, como relatado por ForbesVários estudos relatam que quase 9 em cada 10 folhas de cálculo (88%) contêm erros" - uma estatística surpreendente que se resume em grande parte a erros humanos e processos manuais cansativos.

Desde simples erros nos dados com informação incorrecta ou em falta até fórmulas mais complexas e falhas a nível macro; a aplicação de uma folha de cálculo com falhas numa função de tesouraria ou financeira pode acarretar riscos operacionais, o que pode levar a consequências graves.

As decisões estratégicas são tomadas com base no que você revela nestas planilhas, e qualquer falha ou erro pode resultar na perda de confiança das partes interessadas na sua tesouraria e função financeira.

Não só isto, mas também o risco de erros é susceptível de aumentar ainda mais depois de ter identificado que a sua folha de cálculo está corrompida. Ao começar a descodificar e decifrar a folha de cálculo para encontrar a causa raiz do seu problema (uma tarefa gigantesca para a qual a sua tesouraria ou equipa financeira simplesmente não tem tempo), é provável que descubra que a situação é mais do que parece.

 

RAZÃO #4 - Segurança é Tudo

Não há dúvida de que as folhas de cálculo são instrumentos de previsão convenientes. E embora ferramentas como MS Excel e Google Sheets sejam muito boas no que são concebidas para fazer - não são necessariamente seguras como peças de tecnologia de previsão.

A fraude interna e externa, a segurança cibernética, a segurança da informação e a privacidade dos dados são grandes preocupações para as organizações empresariais no mundo digital de hoje. As folhas de cálculo carecem dos mecanismos de segurança mais básicos e têm medidas de autenticação limitadas (ou nenhumas), características que estão incluídas na maioria das principais aplicações de tesouraria.

Depois há outros problemas de segurança. Particularmente em termos de cópias múltiplas e indetectáveis de folhas de cálculo; qualquer pessoa com acesso pode criar uma cópia e enviá-la por e-mail para si própria.

Encriptação de dados, autenticação multi-factor, controlos sofisticados de acesso de utilizadores e filtragem de IP são apenas algumas das sofisticadas características de segurança em que as principais aplicações de tesouraria investem para impedir e eliminar actividades desonestas ou ilícitas.

 

A Alternativa: AccessPay's Cash Management Solution for Cash Forecasting

Quando se trata de previsão de tesouraria - independentemente de ser CFO, FD, tesoureiro empresarial ou membro de uma Função Financeira de Grupo - é preciso ser capaz de ver, controlee optimizar a sua posição global em dinheiro.

Sem uma visibilidade precisa nas suas filiais, as suas operações bancárias serão permanentemente atrofiadas por dados arcaicos e imprecisos.

A solução de AccessPay em nuvem pura é o remédio para esta situação. Ao conceder uma visibilidade precisa do dinheiro em toda a sua empresa, não só terá mais horas de tempo todos os dias para definir estratégias e trabalhar para a conclusão de tarefas de missão crítica, como também poderá descobrir milhões em dinheiro escondido.

Para mais informações sobre a solução do AccessPay, consulte a nossa Vitrine de Plataformasou para saber mais sobre o importância da previsão, veja o nosso página de recursos completa.

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