27 de Fevereiro de 2018

Parar o erro humano, evitar pessoal infeliz

Proteger os pagamentos do seu negócio contra fraudes parece simples o suficiente.

Você (esperançosamente) sabe que não deve responder a nenhum e-mail com aparência duvidosa com príncipes nigerianos que só estão desesperados para transferir £100k para a sua conta bancária, por um pequeno preço.

Com o crescimento dos serviços bancários online e móveis, os consumidores e as empresas tornaram-se mais poupados do que nunca em termos de segurança.

Então porque é que ainda estamos a ler histórias sobre pesadelos de pagamento?

O dinheiro em falta nem sempre é malicioso...

Agora, não estou dizendo que não há milhares de pessoas maliciosas tentando roubar seus dados bancários e que a segurança cibernética não é um problema, porque certamente é. Na verdade, o problema é".significativo e crescente"de acordo com a Agência Nacional do Crime e o Centro Nacional de Segurança Cibernética do Reino Unido.

Mas hoje em dia a maioria dos funcionários está, no mínimo, ciente dos e-mails de phishing e da importância da autenticação por dois fatores. E se não estiver, saiba tudo sobre isso aqui.

Este blog não é sobre isso. Estamos a falar de algo que é muito mais prevalecente, e um pouco mais difícil de apanhar - o erro humano.

Agora você pode estar se perguntando, qual é o problema de um erro humano, na verdade?

Bem, é um problema maior do que pensas. E a coisa principal a lembrar é que o erro humano é completamente evitável quando se tem os processos certos em vigor apoiado por o software certo.

É um stress desnecessário, e ninguém gosta disso!

Erros internos podem causar o caos

Imagine que você é um professor. Tens filhos para alimentar e contas para pagar. Talvez seja o aniversário do seu filho no final do mês, e mal pode esperar para lhe comprar aquele Nintendo Switch que ele tem estado a pedir.

É dia de pagamento. No seu caminho para o trabalho, você verifica o seu salário através do banco online. Para seu horror...não só não foi pago, como também o estado da sua conta é Sábado CAMINHO para o descoberto.

O quê? O teu coração começa a bater. Verifique novamente. Os números não mudaram.

Você pensa, isso não pode estar certo! Mas, infelizmente, é.

Isso é... exatamente o que aconteceu aos professores do Distrito Escolar de Oakland em Dezembro de 2017.

Felizmente, o erro foi rectificado muito rapidamente após ter sido descoberto às 9h30 da manhã. Mas isso não ajudou realmente a aplacar os professores, quando os seus cheques de pagamento acabaram por ser revertidos, em vez de serem pagos.

Imagem do tweet enviado do Distrito Escolar de Oakland após erro humano ter levado ao problema do processamento do dia de pagamento

Agora, não sei quanto a ti, mas aceitar dinheiro do pessoal quando esperam um mês inteiro de salário não me soa bem para o moral interno.

E achas mesmo que o pessoal afectado estava concentrado no ensino naquele dia? Ou estavam demasiado preocupados com o fiasco do pagamento que se passava nos bastidores? Eu presumiria o último.

As coisas pioraram em Oakland depois que foi revelado que o erro embaraçoso se devia a um erro humano cometido por um empregado não revelado. Pode ter sido corrigido, mas a confiança do pessoal desapareceu completamente.

O que pode ser feito para evitar isto?

Há muitas maneiras de evitar erros humanos dentro a plataforma AccessPaye uma coisa que recomendamos a todos os nossos clientes é a segregação de funções.

A segregação de funções é uma etapa adicional no processamento de pagamentos, e envolve a aprovação de arquivos de pagamento por mais de uma pessoa antes de serem finalizados.

Já ouviu dizer que duas cabeças são melhores do que uma? A segregação de funções é uma forma segura de evitar que um erro irrita seriamente o seu pessoal devido a problemas com a folha de pagamentos.

No exemplo do Distrito Escolar de Oakland acima, ter mais de um funcionário revendo os documentos da folha de pagamento poderia ter parado uma enorme dor de cabeça para esses pobres professores, e evitado muita vergonha, angústia e má publicidade para as escolas envolvidas.

À medida que a tecnologia se desenvolve, torna-se mais fácil para uma pessoa assumir várias tarefas. Mas isto nem sempre poupa tempo. Saltar os controles internos vitais pode significar que sérios excessos caem sobre a cabeça de um funcionário potencialmente inconsciente, simplesmente porque eles não verificaram cada arquivo com diligência suficiente.

Não importa o tamanho da empresa, todos podem se beneficiar da camada extra de segurança que a segregação de funções traz. Tudo o que envolve é a introdução dos controlos adequados, privilégios associados e assinaturas.

É uma ideia simples, mas é a chave para proteger os pagamentos do seu negócio contra erros humanos e aqueles erros dispendiosos que ninguém quer que aconteçam.

Queres saber mais?

Pesadelos de pagamento como o mencionado acima podem ser facilmente evitados com um software de pagamento confiável, como o AccessPay. Mas eles ainda acontecem. Não acredite apenas na nossa palavra.

Navegue pelo nosso segurança e prevenção de fraudes para saber sobre a segregação de funções dentro do módulo Detectar.