A gestão de liquidez é um dos maiores desafios enfrentados pelos fornecedores de habitação social registados hoje.
As equipas financeiras são obrigadas a caminhar na corda bamba entre a prestação de um serviço de alto nível aos inquilinos em alojamentos apoiados (o que requer muitos recursos), assegurando ao mesmo tempo que há dinheiro suficiente no banco no final de cada dia.
Acredite ou não, uma parte essencial disso se resume à forma como você administra seus processos de pagamentos e cobranças.
Bacs dizem que mais da metade (58%) dos locatários ainda estão pagando aluguel por outros métodos que não o Débito DiretoO que pode dificultar a cobrança de aluguéis, exigindo muitos recursos e tecnologias diferentes para funcionar.
Mas cada vez mais Associações de Habitação estão se voltando para a automação para ajudar a resolver esse problema.
A automatização de pagamentos e cobranças retira a pressão do pessoal, desbloqueando enormes economias de tempo para as Associações Habitacionais que fazem cobranças de aluguéis, pagamentos de fornecedores, folha de pagamento.... o lote.
Mas a maior vantagem reside na potencial economia de custos que essas mudanças podem trazer, o que se resume a isso:
- Menos tecnologia a automação se livra de portais bancários e outros sistemas díspares
- Menos despesas gerais como resultado do acima exposto, o carregamento manual de arquivos e os processos de transformação tornam-se automatizados.
- Taxas de processamento mais baixas desde que você escolha o fornecedor da solução certa (some cobrará taxas de transacção, enquanto outros não o farão - como nós)
Cada centavo poupado com a automação é mais dinheiro no banco para os fornecedores de habitação social no final de cada dia.
Implementar o software certo para o ajudar a conseguir isso pode ser altamente gratificante ao disponibilizar mais dinheiro, ao mesmo tempo que alivia significativamente a carga de trabalho para o seu pessoal.
Como uma solução de Automação de Pagamentos o poderia ajudar no seu papel?
Contas a pagar
Automatize os pagamentos de fornecedores integrando uma plataforma de automação de pagamentos como AccessPay com os seus sistemas de back-office. Isto irá automaticamente puxar pelos seus ficheiros de pagamento e transformá-los automaticamente para garantir que os pagamentos estão prontos para o banco.
Portanto, só precisa de se preocupar em verificar e aprovar as suas transacções. As aprovações são asseguradas por um fluxo de trabalho rigoroso e existe um processo de aprovação que você pode controlar exatamente quem faz o quê e quando na sua equipe.
Folha de pagamento
Integre software de folha de pagamento como Northgate e Cascade com uma plataforma de automação de pagamentos para cortar o upload de arquivos e processos de transformação da sua carga de trabalho.
Os processos de aprovação personalizados também podem garantir que o processo possa ser determinado para que a folha de pagamento inclua a aprovação de 4 olhos atribuída ao pessoal da folha de pagamento ou da tesouraria da sua escolha.
Se a segurança E a privacidade dentro da sua organização são igualmente importantes, podemos esconder informações sensíveis sobre a folha de pagamento com a nossa ferramenta avançada de máscara de dados, que actua como uma segunda linha de defesa contra fraudes internas e violações de dados.
Cobranças / Contas a Receber
Graças aos recentes avanços nas tecnologias de nuvem, muitos fornecedores de habitação social estão a começar a afastar as cobranças dos Bacs Approved Bureaus e a colher as recompensas de trazer as cobranças internamente utilizando uma plataforma de automação de pagamentos como a nossa para cortar custos e retomar o controlo dos seus processos.
Sabe-se que os Bacs Bureaus de Terceiros e os Facility Managers podem reter fundos por mais tempo do que o necessário, o que, em última análise, pode levar a problemas de fluxo de caixa.
Ao submeter pedidos de Débito Directo directamente ao Bacs, pode garantir que os fundos chegam à sua conta o mais rápido possível. Utilizando uma plataforma de pagamentos unificada como o AccessPay, pode até automatizar os downloads dos seus relatórios de Bacs, tornando a reconciliação tão rápida e indolor quanto possível, enquanto dá à sua equipa de tesouraria uma visão mais precisa do fluxo de caixa ao vivo.
CFOs & CIOs
A automação de pagamentos não se trata apenas de eficiência e economia de custos, trata-se de adicionar uma camada extra de segurança à sua função financeira.
Se a sua organização utiliza portais bancários online para processar contas a pagar e folha de pagamento no momento, o ficheiro de pagamento gerado a partir do seu sistema de back-office será provavelmente armazenado no seu servidor.
Isto pode expor vulnerabilidades e apresentar uma oportunidade para que dados sensíveis sejam vistos, acessados e potencialmente manipulados. O que pode então levar a fraude interna.
As ferramentas de automação oferecerão uma ampla gama de ferramentas de segurança para ajudar a combater isso; incluindo criptografia PGP, autenticação de 2 fatores (2FA) e máscara de dados para proteger seu negócio, seu pessoal e seus inquilinos. Como parte do processo de carregamento de ficheiros, aconselhamos sempre a transferência de dados de uma forma segura utilizando sFTP.
Um processo de pagamento seguro significa, em última análise, que a obtenção de dados do sistema de origem para a plataforma de pagamento e para o Bacs é ininterrupta e segura.
Tesouraria
Gestão de caixa pode ajudar a sua equipa do Tesouro a fazer o seguinte:
- Previsão de caixa diária e intra-diária
- Ter visibilidade em todo o seu património bancário
- Defina KPIs personalizados para suas contas para garantir que você não entre no seu descoberto e receba taxas bancárias.
- Substitua a recolha manual de posições de caixa dos extractos bancários e a apresentação em Excel por relatórios automáticos entregues na sua caixa de correio electrónico antes mesmo de ter começado a trabalhar!
- Utilizar dados históricos e carregar dados de pagamento na Administração de caixa para criar Previsões.
Se você gostaria de saber mais sobre automação de pagamentos para associações de habitação, conecte-se com nosso especialista em habitação social, Craig Watson no LinkedIn ou faça aqui uma pergunta.