A FCA e outros reguladores estão a restringir os controlos das empresas em torno do dinheiro, em resposta às recentes falhas nos processos de gestão de risco que surgiram durante a pandemia COVID-19.
O colapso dos gastos dos consumidores no último trimestre levou a um declínio significativo na renda de muitas empresas, levando a preocupações de que mais de uma empresa possa falhar no futuro próximo.
Com este pior cenário em mente, a FCA interveio com uma nova regulamentação para assegurar que os clientes estejam adequadamente protegidos, exigindo que as empresas separem os fundos dos seus clientes dos seus próprios fundos. Esta delimitação do dinheiro do cliente é para protegê-lo de ser usado indevidamente por empresas em dificuldades para apoiar as suas necessidades operacionais de caixa.
A FCA tem-se concentrado particularmente em Instituições de Pagamento (PIs) e Emissores de dinheiro electrónico (EMIs), cujo negócio é lidar com o dinheiro do cliente.
Como qualquer regulamento, o esboço da FCA é longo e complexo, por isso simplificamos as quatro coisas-chave que você precisa fazer para garantir a conformidade com a nova abordagem da FCA.
(Isenção de responsabilidade: Este não é um conselho legal e recomendamos que consulte um advogado para garantir a regulamentação em seu próprio escritório. Este blog destina-se simplesmente a fornecer ideias e sugestões chave para os próximos passos).
1. Salvaguardando
O que é que isso significa? As regras da FCA estabelecem que os PIs e EMIs devem manter o dinheiro do cliente separado do seu próprio dinheiro operacional. Eles também devem ser capazes de mostrar que os fundos dos clientes são devidamente identificados e separados dos fundos do negócio.
O que você pode fazer? Você deve ter contas bancárias separadas para o dinheiro do cliente e os fundos da empresa, e rastreá-los em seu sistema de ERP, contabilidade ou back-office. Uma reconciliação diária de "Dinheiro do Cliente" e "Restrito", versus "Fundos Próprios" e "Contas da Empresa" deve ser realizada e mantida como prova para demonstrar que você garante a separação adequada e a proteção dos fundos do cliente.
2. Gestão do Risco Prudencial
O que é que isso significa? As regras da FCA estabelecem que uma empresa deve assegurar que o montante que reflete em sua "conciliação interna do dinheiro do cliente" como seu "recurso monetário do cliente" seja igual ao saldo agregado em suas "contas bancárias do cliente". Uma empresa deve manter seus registros para que possa calcular prontamente a quantia total de dinheiro do cliente que deve ter para cada cliente.
O que você pode fazer? As reconciliações bancárias diárias que cobrem todas as contas bancárias de dinheiro do cliente devem ser realizadas e revistas, com provas que demonstrem que as revisões foram realizadas. Qualquer reconciliação deve referir-se ao valor do dinheiro da conta do cliente por cliente, conforme delineado no sistema de registo central da empresa.
No caso de clientes com fundos em múltiplas contas bancárias, os totais para cada conta devem ser agregados em um número, que pode ser cruzado com o valor mantido no sistema de registro da firma.
3. Crime Financeiro e Governança & Supervisão
O que é que isso significa? A FCA lembra aos altos funcionários das empresas que eles devem ter supervisão - e fornecer provas de que conhecem - a posição financeira da empresa e os principais movimentos de entrada e saída de fundos.
O que você pode fazer? As empresas devem tomar medidas para eliminar os pontos cegos nos seus processos onde podem ocorrer erros - particularmente, a transferência manual de dados financeiros e de pagamento entre sistemas de back-office e bancos. Ao automatizar o movimento de dados de e para seus bancos e ao ter esses dados em um painel executivo, a empresa pode eliminar o risco de erros inocentes, minimizar as oportunidades para que os criminosos cometam fraudes e mostrar evidências de revisão das atividades operacionais.
4. Gestão de Registos e Relatórios
O que é que isso significa? Finalmente, as regras da FCA estabelecem que as empresas devem saber o número exato e o valor dos pagamentos feitos através de cada canal de pagamento e moeda. Elas também devem manter um registro do método de autorização utilizado na execução desses pagamentos. Além disso, para os Participantes Bancários Indiretos, as empresas devem fornecer seus Relatórios de Liquidez Intraday pelo Comitê de Supervisão Bancária da Basiléia (CSBB).
O que você pode fazer? Garantir que todos os pagamentos sejam autorizados por oficiais superiores, sendo mantidas provas de tal autorização. Além disso, é necessária uma verificação de auditoria adicional dos pagamentos processados, em comparação com os pagamentos autorizados. Uma alternativa é automatizar todo o processo de pagamentos e aprovação e construir essa trilha de auditoria no processo automatizado.
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