Transformação Financeira Desbloqueada

Episódio 1: Conduzindo Eficiência em Contas a Pagar com Charlotte Newman

No dia 9 de Dezembro, o AccessPay recebeu a primeira prestação no seu Transformação Financeira Desbloqueada série.

Título Conduzindo Eficiências em Contas a PagarO evento virtual - apresentado no LinkedIn Live - deu início à série em curso e, em colaboração com Compleat SoftwareA Comissão de Contas a Pagar, discutiu as melhores práticas nos processos modernos de Contas a Pagar.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

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Tom Livock:
Olá, bom dia, e uma calorosa recepção a esta primeira parcela da nossa nova série, Finance Transformation Unlocked. O meu nome é Tom Livock. Sou do Access Pay. Estamos a convidar figuras-chave e empresas do mundo das Finanças e do Tesouro para nos falarem das suas experiências na modernização e automatização das suas operações financeiras. Esperamos que, com estas discussões, seja um valor para as organizações que procuram melhorar os processos existentes e aumentar a sua eficiência. Estamos a acolher a série ao vivo no LinkedIn, e o conteúdo gravado estará disponível a pedido via YouTube e como podcast para os nossos telespectadores e ouvintes. Um link será partilhado através do nosso website após o evento. E se tiver alguma pergunta, por favor utilize o chat do lado direito e nós responderemos às perguntas à medida que formos avançando para este primeiro evento. Gostaríamos de dar as boas-vindas a Charlotte Newman, chefe de vendas da Compleat Software.

Charlotte Newman:
Bom dia, Tom, obrigado por me receberes, realmente entusiasmado por estar aqui para dar início a esta série.

Tom Livock:
Sim, óptimo. Obrigado, Charlotte. Portanto, Compleat é um novo parceiro nosso da AccessPay, e especializou-se no fornecimento de contas de fornecimento e de automatização de voz a pagar e a comprar para pagar soluções. Se o AccessPay se situa entre um sistema de escritório de especificação empresarial e o banco, então Compleat senta-se em frente ao seu sistema ERP ou back office, fornecendo uma factura ou serviço de aprovação de compras. Convidámos hoje a Charlotte a partilhar algumas das melhores práticas nos processos modernos de contas a pagar, e nos próximos 30 minutos mais ou menos, iremos discutir como as equipas financeiras e em particular as contas a pagar se estão a adaptar a novas formas de trabalhar remotamente e como esses clientes estão a preparar soluções para o futuro também em 2020, especialmente com as notícias de ontem da Boris. Então, sem mais delongas, Charlotte, como é que as contas a pagar mudaram?

Charlotte Newman:
Penso que o que temos visto, particularmente nos últimos 18 meses, mais ou menos, é que a forma como trabalhamos como empresas precisou fundamentalmente de mudar, e como tal, o processo AP teve de mudar com ele. Tem havido esta enorme mudança para o trabalho híbrido e particularmente depois da noite passada. Isto é muito mais ou menos o nosso novo normal agora, o que significa que as operações financeiras tiveram de mudar e adaptar-se para permitir que esta função continuasse a funcionar com sucesso. Portanto, a maior mudança, definitivamente, e o impacto tem sido em torno dessa área.

Tom Livock:
E quais são os problemas enfrentados pelas operações financeiras com trabalho à distância ou trabalho híbrido?

Charlotte Newman:
Assim, tradicionalmente, as equipas da AP estariam juntas no escritório, sabe, num único local ou num processo manual de impressão de facturas, caminhando até aos colegas para fazer perguntas, deixando as facturas nas secretárias para assinatura, sabe, tendo uma conversa por cima de uma chávena de chá. Tudo isso foi muito normal. E embora um processo manual como esse tenha sido sempre bastante demorado, o que vemos agora é que se tornou ainda mais insustentável. Sabe, falamos com muitas empresas que passam a utilizar o correio electrónico como opção padrão para gerir o seu processo de facturação, para verificar análises financeiras, codificação, obter a aprovação das coisas. Mas o problema que vemos com isso é a falta de visibilidade e controlo. Não há auditoria sobre onde estão as transacções, o que lhes aconteceu até agora, o que mais precisa de lhes acontecer ou porquê? E deixa as finanças às escuras, mas também não dá visibilidade nem informação em tempo real a outros intervenientes-chave dentro do negócio. Portanto, por defeito, penso que o maior problema é que é apenas um processo muito desconexo.

Tom Livock:
Para que a falta de visibilidade, falta de controlo, processo desarticulado e o facto de ser demorado seja uma questão real para essas equipas financeiras. Mas qual é o impacto do mundo real para as equipas financeiras?

Charlotte Newman:
Assim, o impacto manifesta-se, de certa forma, através de vários problemas diferentes. Poderia ser atrasos nos pagamentos em que as facturas não são vistas e processadas com a rapidez suficiente para se poder estar a receber facturas duplicadas porque se tem uma perseguição ou facturas provenientes dos seus fornecedores. E que tudo se alimenta de coisas como os acumulados de fim de mês problemáticos ou imprecisos porque as finanças não sabem ou não conseguem ver exactamente com o que estão a trabalhar porque não têm informação em tempo real. Mesmo as notas de correio electrónico e tais não fornecem actualizações de estado em tempo real. E penso que o grande é apenas a falta de visibilidade do gasto excessivo antes de ser comprometido, porque as compras estão apenas a ser feitas. Portanto, o que vemos é que a primeira vez que o financiamento tem uma visão do que está a ser comprado e onde o dinheiro está a ser gasto é quando essa factura chega. Devido a este tipo de processo incrivelmente desarticulado, há uma falta de supervisão real e as finanças tornam-se apenas administrativas. Só precisam de reservar essa factura e de a receber nessa fase. E as equipas financeiras têm realmente tarefas operacionais muito mais importantes em que querem e precisam de se concentrar. E este tipo de processo pode realmente impactar o seu recurso de tempo para o fazer, mas também impacta a qualidade dos dados que estão a fornecer como parte de uma espécie de responsabilidades mensais de prestação de contas à liderança sénior. Portanto, as finanças precisam de poder ter uma visão precisa em qualquer momento do que se passa, e isso é incrivelmente difícil com este tipo de processo manual fragmentado.

Tom Livock:
Sim, como diz que isso é um verdadeiro desafio, não é? Mas suponho que haja também um impacto no negócio mais vasto?

Charlotte Newman:
Sim, absolutamente. Assim, cada vez mais, as compras estão a ser feitas pelo pessoal onde se encontram e estão a conseguir que esses artigos sejam entregues onde se encontram, sabes, estando potencialmente em casa ou à distância. E depois a questão é então a de se certificar de que as facturas são enviadas para onde quer que a equipa da AP esteja, sabe, de forma atempada. Assim, algo que deveria ser simples e fácil tornou-se muito mais difícil. E estamos também a assistir a um aumento nas compras de fornecedores em linha, muitas vezes com cartão de crédito, em oposição à conta da empresa, porque é isso que é familiar e fácil para os membros do pessoal. E acabam por reclamar estas despesas no final do mês. Portanto, tudo isso resulta numa falta de supervisão financeira e de carga de trabalho adicional para eles no final do mês, mas também uma espécie de detentores de orçamento e chefes de departamento não têm uma visão real do que está a ser gasto pelas suas equipas com que fornecedores, sabe, houve alguma diligência na selecção desse fornecedor em primeiro lugar? E também, como é que isso acaba por afectar o orçamento da sua equipa? Portanto, mesmo que estejam a tentar ser incrivelmente meticulosos no rastreio das coisas em folhas de cálculo e assim por diante, nunca vai ser em tempo real ou suficientemente preciso quando se trata de utilizar esses dados para tomar decisões informadas. E tudo isso é um enorme impacto para o negócio mais vasto fora das finanças.

Tom Livock:
Sim, eu percebo mesmo isso. Portanto, não se trata apenas de uma questão financeira que é a que Compleat está a abordar. Na verdade, trata-se também de ajudar o negócio em geral. Pois é. E na sua experiência, quais são os principais motores de mudança quando um dos seus clientes ou um potencial cliente vem ter consigo? O que é que os principais condutores estão à procura quando vêm ter consigo?

Charlotte Newman:
Portanto, penso que há uma espécie de três temas comuns de que vamos falar. E o primeiro e ainda o maior que vemos é o desejo de eliminar processos manuais. E isso é a partir da introdução das facturas, atribuindo manualmente a codificação financeira a todas as facturas que passam ou que lidam literalmente com, sabe, pilhas de papel que têm de ser impressas e depois digitalizadas e facturas com assinaturas físicas, sabe, falamos diariamente com os membros da equipa financeira que estão a chegar ao fim da sua corrente. Não têm tempo para lidar com o que já têm, quanto mais qualquer tipo de aumento da procura do ponto de vista da aplicação. E eles não querem ou não podem dar-se ao luxo de contratar recursos humanos adicionais para gerir o problema. E, em última análise, as empresas sabem que não é a forma mais rentável de continuar. Há membros de equipa talentosos e qualificados a realizar tarefas que, em última análise, um software poderia automatizar. Assim, o desejo de melhor utilizar os recursos humanos existentes e reduzir ou remover os elementos manuais da sua carga de trabalho é muito semelhante ao condutor número um que vemos. O segundo, diria eu, é o desejo e a necessidade de ter melhor visibilidade e controlo. Sabem, já abordei um pouco este assunto, mas as organizações precisam de ter visibilidade das encomendas e facturas. Sabe aquela compreensão de onde se situa uma transacção, com quem está sentada e sabe com quem está sentada e porquê. E também precisam de saber o que está a ser gasto, com quem está a ser gasto, o estatuto, se esses bens ou serviços foram efectivamente recebidos e como é que essa factura foi aprovada.

Charlotte Newman:
E depois, de uma perspectiva empresarial mais ampla, sabe como é que essa factura conseguiu financiar quatro pagamentos? Eu diria que a terceira está em torno da redução dos custos, em última análise. Portanto, não é uma surpresa que muitas empresas tenham sentido o beliscão um pouco ao longo dos últimos 18 meses, mais ou menos. Quando falamos de custos, é uma espécie de abordagem dupla. A primeira é, sabe, um custo no tempo das pessoas, que já de certa forma mencionámos, mas também o custo literal sobre o que está a ser gasto. Portanto, baixar ou reduzir os custos empresariais é, evidentemente, um objectivo histórico muito comum. Mas estamos apenas a ver as empresas sob maior pressão dos últimos tempos. Temos problemas com a cadeia de abastecimento. Potencialmente, há questões de pessoal. Por isso, torna-se cada vez mais no topo da agenda das empresas. E a grande questão é: o que podemos fazer para reduzir os custos? Portanto, penso que estas áreas de enfoque alimentam muitos processos financeiros diferentes dentro de uma empresa. E, obviamente, estou a olhar para isto de uma perspectiva de contas a pagar, mas estaria interessado do seu lado. Tom, quando se trata de pagamentos, quais são os factores-chave quando se sabe que uma empresa olha para o AccessPay, são eles bastante semelhantes?

Tom Livock:
Sim, por isso tem toda a razão. Por isso, concentramo-nos em vários tipos de pagamento diferentes. Mas falemos de talvez contas a pagar para manter com o tema. E a razão pela qual uma empresa pode vir à AcessPay é porque está a utilizar actualmente portais bancários ou bancos online. E as razões pelas quais elas vêm até nós é a eficiência que já mencionou. Assim, a partir de uma equipa de contas a pagar, podem estar a utilizar a banca online para carregar manualmente um ficheiro para os seus bancos. E, obviamente, isso é um processo manual e há uma poupança de eficiência por serem capazes de o fazer, e falamos sobre o AcessPay ser a próxima geração de bancos empresariais capaz de automatizar este processo. Mas para além da peça de eficiência, há dois outros elementos chave para isto, e o primeiro é a segurança. Assim, as empresas estão a dar acesso ao seu banco. Efetivamente, são bancos que utilizam a banca online para os seus empregados efectuarem esses pagamentos. E, claro, confiamos nos nossos empregados e, sabe, mas ao mesmo tempo, a equipa de segurança da empresa dirá que já não pode utilizar a banca online. É preciso encontrar outro meio, porque não é um método seguro de fazer um pagamento nos dias de hoje. E assim virão ao AccessPay para que essa automatização seja capaz de remover a necessidade de bancos online e portais bancários para entregar o ficheiro automaticamente no banco. E a outra razão é erro humano. E isto talvez não seja tão comum como certas coisas, mas é apenas necessário fazer uma alteração no valor. Por exemplo, se houvesse um dígito errado ou se realmente o número da conta com o código de ordenação estivesse ligeiramente errado, ou se eu apenas mudasse o nome do beneficiário, de modo que não fosse bem o beneficiário correcto, então o ficheiro poderia ser rejeitado pelo banco. Ou pior ainda, o ficheiro poderia ser processado pelo banco, e tem 10 vezes o valor que deveria ser, ou até mais. Estas tendem a ser as três áreas que a razão pela qual uma empresa virá até nós.

Charlotte Newman:
Sim, penso que é muito semelhante em termos de quando se olha para as operações financeiras em geral, o tipo de condutores, o desejo de se livrar da intervenção manual e o potencial de erro humano. E esse lado das coisas, bem como apenas, sabe, libertando recursos e conduzindo essas eficiências através do tipo de práticas digitais da melhor forma possível.

Tom Livock:
Sim, absolutamente. E é esta ideia que assim, se houver algum sistema ERP, se for Oracle ou Sage ou Microsoft, então o Compleat senta-se na parte da frente do sistema, podendo ajudar com as contas a pagar e depois o AccessPay senta-se atrás do ERP com esse ficheiro de contas a pagar a ser entregue ao banco. Sim. O que é que acha que as empresas fizeram ou tentam fazer antes de encontrarem completo ou antes de virem ter consigo? Bem, quais são as coisas que tentaram fazer para resolver estes problemas?

Charlotte Newman:
Por isso, já o mencionei antes, mas vemos muitas, sabe, drives de nuvem de e-mail, folhas de cálculo Excel, são todas ferramentas muito comuns que utilizamos como empresas. Mas são um grande obstáculo, pois não são, sabe, não foram concebidas para optimizar o processo de contas a pagar. Assim, as empresas tiveram de se adaptar a uma mão-de-obra dispersa, potencialmente, e estamos a ver os níveis de negócios a começar a regressar através de muitos sectores diferentes. E as empresas começam a pensar muito se queremos manter este modelo de trabalho híbrido e remoto ou se precisamos de o fazer, então estas lacunas que implementaram não são necessariamente viáveis a longo prazo. Assim, é necessário rever e implementar soluções digitais e automatizadas para assegurar que estas áreas possam continuar a evoluir e sejam sustentáveis e não um esgotamento de recursos financeiros ou outros recursos internos fundamentais.

Tom Livock:
E quais seriam as melhores práticas que você e a sua equipa aconselhariam esta empresa a adoptar à medida que avançam num projecto para automatizar funções de back office, tais como contas a pagar ou finanças ou aquisições?

Charlotte Newman:
Portanto, definitivamente, a melhor prática é a passagem para facturas digitais em toda a linha. E eu gostaria muito que qualquer pessoa que esteja a ver ou a ouvir hoje, por favor, deixasse de imprimir facturas, sabe, não só é invisível e dispendioso, como é mau para o ambiente. Sabemos que a sustentabilidade está a tornar-se mais um foco para muitas empresas em todas as indústrias, e vemos que mais de 80 por cento dos fornecimentos que automatizamos a captura de dados de facturas para aqui na Compleat já estão a emitir facturas em formato digital PDF, pelo que não deve haver absolutamente nenhuma necessidade de imprimir essas facturas. Por isso, essa é facilmente a melhor prática número um. Também recomendamos vivamente que os processos de pedidos de compra sejam revistos, por isso sugerimos que as empresas procurem aumentar os PO's mesmo para os seus gastos indirectos. Assim, esse tipo de requisitos de material de escritório do dia-a-dia, porque isso pode realmente ser uma espécie de jogo de mudança para o negócio. Assim, definitivamente, as melhores práticas para adoptar métodos digitais onde, sempre que possível, conseguir a aprovação das coisas e acompanhar essas aprovações. E tudo isso torna a vida quotidiana um pouco mais fácil, mas também apoia com coisas importantes como auditorias. Portanto, com tudo isso, em última análise, trata-se apenas de manter tudo simples do nosso ponto de vista e começar por essas práticas digitais. E penso que já falámos sobre onde a Compleat se senta na parte da frente do ERP, automatizando esse processo de compras e contas a pagar e no final, obviamente, precisamos de obter o pagamento dessas facturas e uma solução como o AccessPay senta-se do outro lado do ERP. Portanto, o que é que vocês recomendam do ponto de vista das melhores práticas?

Tom Livock:
Assim, volta-se a utilizar portais bancários e o facto de que os portais bancários eram uma solução fácil porque uma empresa instalaria um sistema ERP, por exemplo, e depois tentaria descobrir como se ligar ao banco e ou isso se torna demasiado difícil ou é demasiado dispendioso. E por isso, o padrão então é OK. Assim, utilizaremos um processo manual e utilizaremos a nossa equipa de contas a pagar ou a equipa do Tesouro para fazer esses pagamentos. E isso é que não é realmente hoje em dia. Isso não é um processo aceitável por todas as razões de que falámos. Portanto, a nossa melhor prática seria remover esse processo manual, esse processo manual com portais bancários e automatizá-lo tanto quanto possível. E também o que tendemos a ver juntamente com os pagamentos a sair é o AccessPay's também capaz de trazer a informação do extracto. Assim, são os dados do extracto bancário e a empresa pode então utilizá-los para reconciliar as contas a pagar que saíram pela porta. Podem então levar as informações dos extractos para o seu sistema ERP e depois reconciliar isso. E vemos exactamente os mesmos processos a acontecer quando uma empresa utiliza a banca online para descarregar essa informação de extractos e depois utilizar algum processo manual com uma folha de cálculo Excel para reconciliar os dados no ERP. E mais uma vez, isso não é, por todas as razões de segurança, eficiência, erro manual. O mesmo se aplica no regresso, bem como na forma como as nossas contas a pagar.

Charlotte Newman:
Sim, definitivamente. Não é sustentável. E penso que as melhores práticas de qualquer projecto de transformação financeira precisam de olhar para soluções que sejam sustentáveis a avançar e que sejam escaláveis também para empresas em crescimento.

Tom Livock:
Sim, absolutamente. Mencionou que esta ideia de parar de imprimir facturas, é quase como se eu pudesse ver como uma bandeira hasteando a bandeira a dizer, basta parar.

Charlotte Newman:
Absolutamente, por favor, por favor.

Tom Livock:
Sim. E aumentar os PO's, sabe, até mesmo aumentar os PO's para gastos indirectos. E esta ideia de adoptar práticas digitais em vez de um processo arcaico com papel ou mesmo o e-mail pensando que o e-mail é uma alternativa. Então, como ajudar as empresas a atingir esses objectivos de melhores práticas com a Compleat?

Charlotte Newman:
Assim, construiremos com os nossos clientes um projecto muito adaptado às suas necessidades nas áreas-chave do seu negócio. Mas, como digo, tudo começa com a captura de dados de facturas digitais. Portanto, este é o cerne de tudo dentro deste processo P2P e contas a pagar. Assim, as empresas podem começar com isso. Não precisam de levar todos os elementos da solução de uma só vez. Se a implementação de algo que é de ponta a ponta parecer um pouco assustadora ou inalcançável, recomendamos realmente que se comece primeiro pelo simples enfoque no problema da gestão de facturas, uma vez que, de qualquer forma, isso é normalmente o topo da agenda, e tudo o resto pode seguir através de uma abordagem em camadas ao tipo de automatização, uma vez que esse núcleo esteja instalado. Assim, sabe, a automatização das compras de contas a pagar paga não é nova. Há muitas soluções diferentes no mercado que oferecem elementos deste processo. E enquanto na Compleat, podemos oferecer uma solução ponta a ponta, pode haver pessoas que estejam a ver ou a ouvir hoje em dia a pensar, bem, já temos alguns elementos deste processo em vigor, por isso talvez estejam a ser levantados PO's dentro do seu ERP ou outra solução de terceiros que seja específica da indústria, por exemplo, e na verdade a Compleat pode lidar com isso através da integração.

Charlotte Newman:
Para que esse lado das coisas não necessite necessariamente de mudar. Mas a questão que se nos coloca seria se isso é apenas para quatro gastos directos, as encomendas que estão a ser levantadas, e os gastos indirectos? Como é que se gerem os fornecimentos em linha que normalmente estão fora deste processo? Recomendamos que se faça uma revisão disso, porque é certo que haverá aquilo que classificamos como uma espécie de dissidência ou gasto invisível que acontece fora desse processo. Assim, de uma perspectiva Compleat, oferecemos deliberadamente um menu de selecção e mistura de características e elementos do nosso software que permite às empresas pegar em tudo desde o primeiro dia e mudar o Big Bang, se for isso que precisam, ou procurar camadas desses elementos de automatização ao longo de uma implementação ou projectos faseados. Assim, o nosso objectivo é realmente apoiar as empresas com as suas áreas específicas de dor e concentrar-se no que é importante e mais relevante para elas. E essa é definitivamente a melhor forma de alcançar o que é necessário.

Tom Livock:
Assim, parece que se eu viesse para Compleat, em vez de oferecer uma grande mudança bancária, poderia oferecer uma abordagem personalizada, dependendo de quais seriam as minhas exigências.

Charlotte Newman:
Sim, claro.

Tom Livock:
E como é que a adopção desta forma de trabalhar beneficia realmente o financiamento dos pontos que levantámos anteriormente?

Charlotte Newman:
Por isso, penso que o essencial a falar é que esta forma de trabalhar não é, definitivamente, apenas para benefício financeiro. Embora, sabe, o retorno do investimento para as finanças possa ser muito rápido e tangível do ponto de vista dos recursos. Também tem impacto e beneficia as partes interessadas operacionais em toda a empresa. Portanto, o que gostaria de falar é, na verdade, de um estudo de caso recente com um dos nossos clientes. Portanto, eles são um cliente chamado White Horse Federation, e são um trust de 37 escolas multi academias com sede em Wiltshire. E eles estavam muito interessados em trabalhar na optimização dos gastos dentro do seu negócio. Mas a sua barreira à realização dessa actividade estava em torno da falta de capacidade de impor quaisquer melhores práticas quando identificavam fornecedores e artigos preferidos. Por isso, a sua prioridade connosco era a implementação de soluções, que lhes permitissem não só identificar, mas sobretudo, conseguir poupanças naquilo que já estavam a gastar. Assim, a forma como o fizemos com eles foi através da adopção de compras integradas em linha por todo o pessoal. É uma ferramenta e uma característica que temos dentro do nosso software. E eles alimentaram isso porque a solução que lhes entregámos tinha uma simples experiência de utilizador e interface que a adopção pelo utilizador final não era uma barreira para eles, e agora rolaram-na através de quase trezentos membros do pessoal.

Charlotte Newman:
E a forma como funciona é que cada membro do pessoal tem acesso a uma prática de compra mais conveniente e mais rápida utilizando fornecedores on-line que já conhecia. Assim, por exemplo, um negócio da Amazónia há um ano atrás. Assim, para a Whitehorse Federation, não só racionalizou a função administrativa do ponto de vista financeiro, como permitiu a todos os seus utilizadores finais o acesso à informação essencial e ao poder, para tomar decisões mais informadas contra o orçamento disponível ao levantar ou aprovar pedidos de compra. E, curiosamente, uma recente análise realizada pela Compleat mostrou que as empresas poderiam comprar, em média, 32 por cento mais barato às empresas da Amazon, em comparação com os fornecedores existentes. Portanto, este é apenas um exemplo do impacto que o trabalho com fornecedores em linha pode ter. Assim, a sua principal vantagem foi o facto de poderem agora poupar dinheiro de forma tangível através da utilização de Compleat e a função de contas a pagar como resultado poupou uma enorme quantidade de tempo, e puderam concentrar-se em actividades mais importantes, de modo a atingir em grande medida os objectivos do projecto com que se propuseram.

Tom Livock:
Por isso, isto parece realmente interessante. O senhor mencionou, penso que tocou no assunto antes de ter visto que os vinte e cinco por cento que está a mostrar neste slide estão relacionados com o processo manual, as melhorias manuais, a automatização da melhoria da eficiência dentro da equipa financeira. Tão eficazmente um FTE, uma poupança de custos equivalente a tempo inteiro. Mas tocou nele também aí, e disse que efectivamente há também uma melhoria de trinta e dois por cento. Além disso, penso que isso se soma aos vinte e cinco por cento. Se eu fosse a alguém como a Amazon Business, se tivesse esse direito.

Charlotte Newman:
Sim, absolutamente. Assim, quando olhamos para os 32% que identificámos com empresas amazónicas e exemplo na Compleat, processamos milhares de milhões de libras de facturas através da nossa ferramenta de captura de dados, e colocamos esses dados no que chamamos um lago de dados. E categorizamos os fornecedores com base em categorias padrão de compras e podemos rever itens. Assim, a análise que fizemos com o negócio da Amazon foi analisar os itens que as empresas já estavam a comprar a outros fornecedores e identificar se podiam comprar os mais baratos a um fornecedor como a Amazon business e se podiam. E penso que o essencial aqui também quando se fala de fornecedores online é que, essa mudança é também sobre a consolidação de fornecedores. Assim, a utilização de uma ferramenta de compras ou de uma ferramenta digital de compras permite ver exactamente com quem se está a comprar. E poderá ver que as empresas têm, sabe, 25 fornecedores diferentes do ponto de vista do material de escritório, e não há consistência no que esses itens estão a custar. E na verdade, se consolidar isso e o colocar através de um fornecedor como a Amazon ou uma Lyrica, então há economias a fazer simplesmente comprando o mesmo material que já está a comprar.

Tom Livock:
Assim, os 25% que mencionou no slide é basicamente isso que veria talvez como um mínimo e a poupança global poderia ser bastante mais elevada.

Charlotte Newman:
É isso mesmo. Portanto, os 25% são efectivamente uma referência. Assim, podemos, como digo, categorizar os fornecedores e fornecemos, sabe, exemplos padrão de um padrão de referência de se gastar x y z, poderia procurar poupar este montante dentro desta categoria em particular, fazendo a mudança para fornecedores online.

Tom Livock:
Óptimo. Então, se no cenário do cavalo branco de que estamos a falar, qual foi a razão pela qual escolheram Compleat, porque é que vieram ter consigo?

Charlotte Newman:
Assim, vieram ter connosco porque precisavam de uma solução de fim a fim, não só para as contas a pagar, mas que permitisse o lado do aprovisionamento digital das coisas. Assim, a sua principal área de enfoque era em torno do facto de que queriam ser capazes de empreender projectos de optimização de custos. E para isso, precisavam de uma solução que lhes permitisse ter acesso a todo esse tipo de dados avançados de gastos através da peça de captura de dados de facturas, mas também para fazer cumprir as melhores práticas com todos os seus utilizadores finais. É por isso que a ferramenta de compra on-line é uma forma realmente excelente de entusiasmar os utilizadores e de utilizar muito rapidamente uma nova peça de software. É simples e directo. Há uma aplicação móvel que vem com ela, por isso não é um processo enorme e pesado e utilizar a compra online e a solução Compleat permitiu-lhes fazer isso.

Tom Livock:
Portanto, sim, parece que tem aí um grande cliente e uma grande referência. Sim, só nos restam alguns minutos, então talvez se nos virarmos para a audiência e perguntarmos se há alguma questão por parte da audiência? Óptimo. Vamos só dar uma vista de olhos. Então, há uma empresa de comunicação social sediada em Manchester. Parece uma pergunta da Sarah, e eles têm um sistema ERP Oracle. Pode integrar-se com a Oracle?

Charlotte Newman:
Sim, Sarah. Absolutamente podemos. Assim, Compleat pode integrar-se com qualquer ERP ou software de contabilidade que esteja a ser utilizado, quer através de uma integração já existente que chamaríamos uma integração "out of the box" que está pré-construída, quer através de APIs enroladas em torno da nossa aplicação, que nos permitem configurar essa alimentação de dados com qualquer software de contabilidade ou ERP que esteja a ser utilizado.

Tom Livock:
Óptimo. E a pergunta de Peter em Doncaster. Trabalha para uma pequena empresa de manufactura e ele pergunta se Compleat é adequado para uma pequena empresa porque parece que temos estado a falar de uma espécie de meio-mercado potencialmente. E também mencionámos aí a Oracle, que tende a ser um sector maior do mercado, então será Compleat adequado para uma pequena empresa, bem como para um negócio maior?

Charlotte Newman:
Sim, obrigado. Obrigado pela pergunta, Peter. E é absolutamente. Penso que a chave para completar as ofertas é uma solução que possa ser implementada com base nas suas exigências e na dimensão do seu negócio. Quer seja, sabe, uma PME até uma espécie de empresa empresarial maior. E isso é apenas por causa deste tipo de menu de escolha mista que já mencionei. Não precisa de pegar em toda a solução, pode começar com pequenos projectos de automação e também começar com este tipo de projectos de automação quando está numa fase de negócio mais pequena, se pretende crescer, não há melhor altura para olhar para a automação do que nesse momento, porque à medida que cresce, esses processos já estão em curso e não está a contar com a contratação de pessoal adicional. Mas sim, absolutamente óptimo para grandes também para pequenas empresas.

Tom Livock:
E outra pergunta acaba de chegar sobre o estudo de caso, o estudo do caso Whitehorse. Assim, mencionou que o negócio da Amazon em LA, sim. Com que fornecedores em linha pode Compleat trabalhar?

Charlotte Newman:
Sim, é uma boa pergunta. Assim, mencionei a Amazon Business e a Lyrica, e temos algumas outras integrações já existentes, como por exemplo a Commercial, YPO e Brown's Books, mas algo com que estamos realmente entusiasmados e que está em fase beta neste momento e que será lançado mais ou menos formalmente em 2022 é que estamos efectivamente a construir uma extensão Chrome, o que permite que a compra online seja facilitada dentro do nosso produto com quase todos os retalhistas online. Assim, avançando, os clientes poderão dizer-nos, sabem, aqui estão os nossos cinco principais fornecedores online. Será que podemos construir as integrações com eles? E diremos absolutamente, e continuaremos a construir com base nisso, aquele mercado online com dentro da nossa plataforma.

Tom Livock:
Portanto, parece que tem uma forma realmente flexível de trabalhar não só com os fornecedores que já mencionou, mas também com muitos, muitos fornecedores diferentes, dependendo do que os seus clientes querem.

Charlotte Newman:
Sim, absolutamente. Permitir aos clientes determinar o que é o melhor para eles e os fornecedores com os quais querem trabalhar.

Tom Livock:
Sim, estou consciente. Chegámos a tempo. Então, apenas uma última pergunta para mim: o que é que, na sua opinião, está? Se olhar para a sua bola de cristal até 2022 e lhes der o anúncio sobre o Plano B ontem, como é 2022 para as contas a pagar?

Charlotte Newman:
Acho que já mencionou o anúncio. Penso que veremos muito mais do mesmo, sabes, a compra de salários e contas a pagar um aumento na procura de automatização, uma vez que as empresas têm um foco mais claro na racionalização dos seus processos para permitir diferentes estilos de trabalho e também que esse foco fundamental é procurar tirar o máximo partido dos seus orçamentos e da sua mão-de-obra. Assim, penso que veremos temas muito semelhantes à medida que avançarmos para 2022.

Tom Livock:
Óptimo. Obrigado. Obrigado, Charlotte. Muito obrigada por se juntar a nós. Agradeço sinceramente o vosso apoio e a vossa contribuição.

Charlotte Newman:
Obrigado, Tom.

Tom Livock:
E obrigado pela participação da audiência. A ligação será fornecida. Se quiser voltar a este webinar, por favor clique no link. E se tiver alguma pergunta, então por favor venha ter comigo ou com Charlotte e nós voltaremos a si com essas respostas. Portanto, sem mais demoras, obrigado a todos por se juntarem a nós e terem um grande dia.

Charlotte Newman:
Obrigado a todos.

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O que é Transformação Financeira Desbloqueada?

Transformação Financeira Desbloqueada é a nova série de eventos do AccessPay, que se realiza no LinkedIn Live.

Nascidos da escassez de eventos virtuais baseados em finanças e automação, nosso objetivo é estabelecer parcerias regulares com figuras-chave e empresas de todo o setor financeiro, oferecendo liderança de pensamento e facetas de interatividade.

 

O que fez Conduzindo Eficiências em Contas a Pagar Morada?

À medida que nos aproximamos de 2022, os profissionais de Finanças e Contas a Pagar procuram proteger as suas organizações no futuro quando compram e pagam por bens.

A contabilidade remota e os processos de compra não são escaláveis - então como as equipes financeiras estão se adaptando às novas formas de trabalho remoto?

Nesta sessão, AccessPay e Compleat Software discutiram como manter o controle e a visibilidade através de processos manuais usando compras on-line e automação.

Juntos, cobrimos tudo, desde o fornecimento de informações sobre os gastos dos fornecedores até uma maior visibilidade e controle dos custos e acréscimos comprometidos.

 

Quem falou no Evento?

Finance Transformation Unlocked: Driving Efficiencies in Accounts Payable foi co-apresentado por duas figuras seniores da AccessPay e Compleat Software.

  • Tom Livock - Chefe de vendas da empresa na AccessPay

Como um dos veteranos da AccessPay, Tom foi seleccionado para integrar a equipa devido à sua experiência na criação de empresas SaaS. Combinado com a sua liderança de vendas bem sucedida em empresas de software nos últimos 9 anos, há poucos no panorama financeiro com um entendimento tão rico da automatização das operações bancárias.

  • Charlotte Newman - Chefe de Vendas de Parceiros na Compleat Software

Charlotte trabalha na Compleat há mais de 4 anos, começando como Gerente de Desenvolvimento de Negócios e agora é Chefe de Vendas de Parceiros. Charlotte tem uma verdadeira paixão por trazer a AP Automation para as empresas e trabalhar em estreita colaboração com parceiros que pensam da mesma forma, mas também desfruta do tempo gasto em longas caminhadas pelo país. Charlotte pode ser encontrada frequentemente fazendo uma variedade de cozinhados, assados ou degustação de gin e pode ser encontrada no LinkedIn aqui.

 

Parceria da AccessPay com a Compleat Software

A empresa FinTech, sediada em Manchester, recentemente anunciou uma parceria com a Compleat SoftwareO sistema de gestão de facturação da empresa, que combina a melhor automatização de facturas de fornecedores, compras on-line e compras digitais com uma redução contínua dos processos manuais.

Compleat Software é uma empresa global SaaS que fornece soluções de ponta em AP Automation & P2P "buy to pay" que oferecem a próxima geração de automação a um custo acessível para o mercado das PMEs. 

Se você é um profissional de Finanças e Contas a Pagar, assista ao evento sob demanda agora através do link do YouTube acima.