Se está a ler isto, é provável que seja alguém que gere as operações financeiras na sua empresa e, se for o caso, é provável que também esteja à procura de uma forma de proteger ainda mais este processo.
A fraude e o erro custam tempo e dinheiro às organizações e podem mesmo causar danos à sua reputação. De facto, de acordo com a National Crime Agency, a fraude é estima-se que o custo para as organizações do Reino Unido seja de £190 mil milhões.
O relatório de Ameaças Q1/2020 da Avast revelou que a fraude de facturas está a aumentar, com os dados mais recentes a revelarem que a taxa de incidência de fraudes em facturas e reembolsos aumentou em 50% Os autores das fraudes desviam facturas genuínas ou instruções de pagamento enviadas por correio eletrónico, muitas vezes de um fornecedor ou contratante conhecido, e enviam réplicas de correio eletrónico com os dados bancários alterados para uma conta que lhes pertence. Estas mensagens electrónicas são muitas vezes tão bem construídas que é difícil detetar o que é genuíno e o que não é. E, surpreendentemente, estas fraudes representam especificamente 55% de todo o dinheiro perdido com fraudesde acordo com o Barclays.
Pode ler a história completa aqui.
Este tipo de fraude pode ser evitado com as medidas de segurança de pagamento correctas: identificando transacções suspeitas e assinalando contas de beneficiários desconhecidos.
Fraude nos pagamentos e resiliência operacional em evidência
O impacto da fraude nos pagamentos, combinado com a necessidade de garantir a resiliência face às pressões económicas, conduziu a um aumento do enfoque regulamentar na resiliência operacional, especialmente nas finanças empresariais. Por este motivo, é fundamental que as organizações optimizem os mecanismos de controlo interno para ajudar a reduzir o risco de perdas monetárias e simplificar o caminho para alcançar a conformidade.
Aqui no AccessPay, gerimos milhões de pagamentos para os nossos clientes no formato de transferências entre os seus sistemas financeiros e os bancos. Por isso, sabemos como é importante reduzir o risco sempre que possível.
Também sabemos que a automatização de processos que são tipicamente manuais significa que estamos a reduzir significativamente o risco de erro humano. Mas mesmo quando os processos automatizados estão em vigor, ainda existe a possibilidade de ocorrerem transacções suspeitas.
A nossa funcionalidade de segurança de pagamentos líder no sector, Detectarfoi especificamente concebido para assinalar potenciais riscos e erros críticos que podem não ser óbvios ao olho humano - antes de os ficheiros de pagamento serem processados.
O que são transacções suspeitas?
As transacções suspeitas podem assumir muitas formas e, por vezes, são quase impossíveis de detetar. É claro que algumas empresas aprenderam isso da maneira mais difícil, pois só se aperceberam desses erros depois de os pagamentos terem sido processados.
Ao longo dos anos, temos trabalhado em estreita colaboração com os nossos clientes para compreender os desafios que enfrentam na tentativa de identificar transacções suspeitas, um esforço que culminou no desenvolvimento de uma ferramenta que permite às empresas evitar futuros erros e tentativas fraudulentas.
Exemplos de transacções suspeitas:
Roubo de identidade
Num caso, foi enviado um e-mail fraudulento à equipa financeira de uma grande empresa, fazendo-se passar pelo CEO da empresa e exigindo que um determinado fornecedor fosse pago "com urgência". A equipa financeira não dispunha de controlos de pagamento e, como resultado, acabou por pagar ao fornecedor. A empresa pagou, sem saber, milhares de libras a uma conta fraudulenta, tendo o dinheiro desaparecido irremediavelmente. Como resultado, a empresa sofreu um enorme golpe na sua posição global de tesouraria.
Já alguma vez esteve numa situação semelhante? É cada vez mais difícil detetar mensagens electrónicas fraudulentas e, com muitas empresas a dependerem do correio eletrónico como principal forma de comunicação, é compreensível que este cenário tenha acontecido.
De facto, um relatório surpreendente da PWC concluiu que "46% das organizações inquiridas relataram ter sofrido fraude, corrupção ou outros crimes económicos nos últimos 24 meses" e no seu "Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 os inquiridos relataram perdas totais de $42 mil milhões de dólares, para além dos danos causados à marca, à reputação e à quota de mercado". [PWC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022]
Pagamento mal direcionado devido a erro humano
Noutro caso recente, uma equipa financeira lidou com um ficheiro de pagamentos corrompido em que um número de conta de fornecedor tinha sido registado erradamente. O ficheiro incluía conjuntos aleatórios de números de conta e, infelizmente, um dos números de conta aleatórios correspondia a uma conta real fora da lista de fornecedores. O dinheiro foi pago e, mais uma vez, não pôde ser recuperado.
Em ambos os casos, estes pequenos erros eram dificilmente perceptíveis ao olho humano e só foram descobertos depois de os pagamentos terem sido efectuados.
Com a funcionalidade Detect implementada, estes pagamentos teriam sido assinalados no AccessPay como sendo de alto risco antes de serem processados. Utilizando a regra "Credor não reconhecido" (uma das várias regras predefinidas na ferramenta), a funcionalidade Detetar solicita às equipas financeiras que verifiquem novamente os detalhes do pagamento antes de concluírem um envio.
Em ambos os casos, a utilização de uma ferramenta como Detect teria permitido evitar facilmente situações como esta e, em última análise, teria poupado a estas empresas não só o custo de transacções erradas, mas também o stress adicional de ter os seus profissionais financeiros a trabalhar em modo de crise.
Como são geridos o erro e a prevenção da fraude no AccessPay
A funcionalidade premium Detect aproveita o poder do nosso motor de automatização e IA para assinalar quaisquer problemas que pareçam suspeitos nos ficheiros de pagamento de uma empresa.
Utiliza um conjunto de regras pré-definidas que podem ser personalizadas para criar um perfil completo das actividades irregulares e regulares da sua organização.
Qualquer atividade irregular será instantaneamente assinalada utilizando um sistema de semáforos vermelho, âmbar e verde para indicar quaisquer transacções suspeitas que necessitem de atenção antes de serem processadas.
Exemplos de regras disponíveis para o Detect, que são totalmente personalizáveis:
- Credores não reconhecidos
- Credores pagos mais do que uma vez no mesmo ficheiro: Referir-se a informações duplicadas
- Os credores pagaram o mesmo montante mais do que uma vez no mesmo ficheiro: Semelhante ao anterior
- Limites no número total de transacções: Esta opção assinala pagamentos potencialmente elevados que não se enquadram nos montantes de pagamento previstos ou normais
- Limiares relativos ao montante total da transação
- Limiares sobre montantes de transacções individuais
Com as crescentes ameaças cibernéticas, as empresas sabem que a redução do risco deve estar no topo da agenda. Utilizar uma ferramenta concebida para detetar problemas e alertar os profissionais das finanças para qualquer atividade irregular é agora um passo necessário para evitar fraudes nos pagamentos e eliminar os riscos.
Como o Detect faz parte do nosso conjunto mais vasto de prevenção de fraudes e erros, também oferecemos soluções para o rastreio de sanções e a confirmação do beneficiário.
Leia mais sobre o Conjunto de Prevenção de Fraudes e Erros aqui.
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