12 de Novembro de 2020

Transição para Operações sem Papel

Em nosso último post no blog, exploramos os benefícios de tornar sua equipe financeira o mais livre possível de papel.

Em nosso mundo fortemente digitalizado, ainda existem muitos campos que dependem de processos baseados em papel para ajudar a realizar suas operações.

Não estamos aqui a falar de contagem de votos nas eleições americanas - isso tem tido mais do que atenção suficiente nos últimos tempos.

Mas e os muitos serviços partilhados, auditoria interna e outras funções financeiras em organizações para as quais o papel ainda faz grande parte do trabalho pesado?

Nem sempre se sabe até que ponto o processo baseado em papel pode ser generalizado dentro das organizações.

Um cliente nosso no setor de manufatura procurou o AccessPay por esta mesma razão. Como um Especialista em risco e relatórios de tesourariaEle ficou horrorizado ao descobrir quanto tempo seus departamentos de serviços compartilhados gastavam digitando manualmente os extratos bancários em seus sistemas ERP. Ele teve uma reação semelhante quando perceberam quanto tempo as equipes de auditoria interna gastaram viajando para vários locais para pesquisar as autorizações em papel armazenadas em arquivos.

A ineficiência, o risco e a natureza intensiva de trabalho dos processos baseados em papel é indesejável na melhor das hipóteses, mas a pandemia tornou ainda mais premente a procura de "uma forma melhor".

Na verdade, um relatório recente do Gartner mostrou que em organizações que ainda não ficaram totalmente sem papel, Os líderes de serviços compartilhados vêem o faturamento e o processamento de pagamentos de clientes como as duas prioridades mais importantes a serem abordadas.

Tudo válido em teoria, mas falar de qualquer tipo de automação e economia de custos em tempos econômicos precários é capaz de estimular algumas conversas internas difíceis, com os funcionários agarrados a esses pedaços de papel de confiança para a vida querida.

No entanto, o que temos testemunhado em primeira mão ao ajudarmos os nossos clientes a automatizar os seus processos baseados em papel é que os mesmos funcionários campeões de papel têm sido libertados para actividades de maior valor acrescentado e para funções de trabalho mais aperfeiçoadas.

Com um ambiente de controlo melhorado internamente de processos normalizados e digitalizados, são sentidos benefícios significativos em toda a linha.

From increased security and reduced fraud risk, to the streamlining of the number of connections to banks and online electronic banking systems and greater liquidity and cash visibility – automation does so much more than save time (and papercuts!).

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