21 de Janeiro de 2019

Quais são os riscos de confiar em folhas de cálculo?

As folhas de cálculo têm sido a espinha dorsal do mundo financeiro desde a época em que os computadores de secretária se espalhavam por uma sala inteira de escritórios. No entanto, confiar em planilhas vem com um nível de risco, e em um mundo financeiro que está abraçando soluções de automação para pagamentos e gestão da tesourariaestão destinados a tornar-se uma coisa do passado.

Planilhas de confiança?

As folhas de cálculo são tradicionalmente uma pedra angular da arquitectura financeira. A AccessPay lançou uma pesquisa sobre como dois grupos que historicamente confiam em planilhas, tesouraria e profissionais financeiros, alavancam esses sistemas legados nas operações diárias, apropriadamente intitulados Tempo de Chamada na Folha de Cálculo.

Pesquisas mostram que duas das tarefas para as quais esses grupos ainda dependem de planilhas são a compilação e previsão de dados de balanço, ambas fundamentais para as suas respectivas funções, indicando que as planilhas ainda desempenham um papel na manutenção da saúde financeira diária e de longo prazo.

Ameaças vindas de fora

Não estamos a viver nos 20 anos.th Século já não. Já foi razoavelmente seguro traçar o futuro financeiro de uma organização ou equilibrar os livros através da humilde planilha, mas isto pode ser bastante perigoso numa época em que criminosos cibernéticos e fraudadores estão encontrando novas maneiras de prejudicar os resultados de uma empresa a cada novo dia que amanhece.

Muitos podem agora invadir, infectar ou manipular folhas de cálculo com impunidade. Isto porque cada vez que novas tecnologias de proteção emergem, os hackers frequentemente encontram truques novos para abobadar essas proteções com técnicas cada vez mais sofisticadas, iniciando o ciclo novamente.

Olha para dados frios e duros. Números de um relatório da KPMG citado por Reuters mostra que o impacto global do cibercrime ultrapassa agora US$450 bilhões a cada ano; é agora o segundo risco mais premente para o setor financeiro, portanto faz sentido acabar com os programas que os abrem para esse risco - a la spreadsheets.

Vale ressaltar que se as planilhas forem violadas e os criminosos roubarem os dados dos clientes armazenados dentro delas, isso pode afetar a reputação de uma empresa. A 2017 Ipsos relatório mostra que quase metade (42%) das organizações financeiras acredita que o cibercrime causado como resultado de sistemas ou práticas herdadas é um dos principais riscos para a sua reputação, tendo impacto na sua capacidade de atrair clientes.

Fazendo mais e fazendo com menos...

Anish Kapoor, CEO da AccessPay explica porque as corporações precisam de ajuda com tecnologias diferentes.

 

Em risco a partir de dentro

Para todas as sombras que rodeiam a periferia de uma empresa, também existem riscos colocados por pessoal bem intencionado de dentro. Um dos maiores é o erro humano.

Tomemos como exemplo uma das principais tarefas para as quais são utilizadas folhas de cálculo, o registo de dados de pagamentos. Apenas um deslize do dedo, e você pode perder uma casa decimal. Digamos que pretende pagar a um fornecedor £100, mas devido a erro humano acaba por lhes pagar £1.000. O seu negócio está agora com falta de £900, pondo em risco a estabilidade do seu fluxo de caixa. À medida que os casos de erro humano começam a somar, o mesmo acontecerá com as perdas - e como você logo descobrirá, é muito fácil cometer erros com folhas de cálculo.

É difícil de salvaguardar contra erros humanos. De acordo com pesquisa citada por Forbesuma em cada 100 células da planilha contém um erro. E isto pode ter um impacto prejudicial no resultado final, que é muito importante. De facto, estimativas sugerem que uma em cada cinco grandes empresas pode sofrer perdas financeiras devido a erros na planilha, indicando o quão prevalecente esta questão se tornou.

Fora do tempo

Outro facto inegável é que as folhas de cálculo são de trabalho intensivo. Para todos os hacks, como macros e fórmulas, que foram sonhados para reduzir o tempo gasto na elaboração de uma planilha principal com todos os dados financeiros à disposição da empresa, esta tarefa ainda ocupa uma grande parte do dia de um tesoureiro. Por incrível que pareça, uma artigo de O Tesoureiro Global revela, as equipes de tesouraria desperdiçam quase 5.000 horas por ano na gestão de dinheiro através de planilhas.

Basta pensar em tudo o que um tesoureiro poderia fazer nesse tempo; deve haver uma maneira mais produtiva de realizar essas tarefas. Lembre-se também que o mundo financeiro se move à velocidade da luz; para as grandes empresas que lidam com grandes transações, o dia se move em hipervelocidade. Muitas vezes, quando um tesoureiro já reuniu informações em uma planilha, metade dos dados está desatualizada, levando-o a fornecer inteligência empresarial imprecisa que pode ter impacto na tomada de decisões.

Automatizando o futuro

Como é que negamos estes riscos? Entrar na automação.

Automatize as principais tarefas financeiras, e você está basicamente implantando software inteligente que aproveita tecnologias como a aprendizagem de máquinas, muitas vezes armazenadas na nuvem, para realizar essas tarefas. Isso elimina a perda de tempo, liberando os tesoureiros e profissionais financeiros de realizar essas tarefas. Além disso, essas tecnologias normalmente aprendem à medida que vão avançando, captando o conhecimento necessário para evitar erros e proteger-se contra o cibercrime.

A pesquisa da AccessPay mostra que dois grandes requisitos para a automação são a previsão (profissionais financeiros) e o pagamento seguro (tesoureiros). O relatório também direcciona o nosso olhar para uma tendência descendente no que diz respeito às folhas de cálculo. Em uma escala de um (não dependente de planilhas) a dez (extremamente dependente), a pontuação média entre os dois grupos foi de seis. Dada a sua dependência histórica das folhas de cálculo, é evidente que a influência desta tecnologia legada está a diminuir devido ao surgimento de soluções de automação.

Caso em questão, Gestão de caixa. Desenvolvido pela AccessPay, Cash Management é uma solução automatizada de visibilidade global de caixa que os profissionais de tesouraria e finanças podem utilizar para gerir múltiplas relações bancárias, reunindo os dados necessários numa única plataforma fácil de utilizar. Isto reduz o tempo que um tesoureiro gasta coletando dados de portais bancários separados junto com o risco associado, enquanto permite que eles visualizem convenientemente os dados em tempo real e os configurem em formulários como gráficos, fornecendo as percepções necessárias para promover a tomada de decisões dinâmicas.