Universidade de Bradford moderniza a função financeira com o AccessPay para o processamento sem descontinuidades da folha de pagamento e das mensalidades

"Fazer isto bem é uma grande responsabilidade - estamos a processar débitos directos que são uma exigência legal e centenas de salários."

Ben Petty, Gerente de Operações Financeiras, Universidade de Bradford

Como ex-gerente de folha de pagamento, Ben Petty compreende a importância de usar um conector bancário digital como o AccessPay...

O gerente de operações financeiras da Universidade de Bradford gerencia quatro equipes, incluindo folha de pagamento e contas a receber. AccessPay ajudou ambas as funções a se atualizarem, com uma transição perfeita do seu fornecedor estabelecido.

Ele disse: "Nós não temos nenhum problema com o AccessPay. A plataforma é intuitiva e isso nos convém.

Para que é que a equipa financeira utiliza o AccessPay?

AccessPay permite que a Universidade de Bradford faça 1.600 pagamentos de salários via Bacs por mês. A pequena equipa carrega os ficheiros de pagamento em três execuções através da solução de software AccessPay Bacs.

Os pagamentos para Contas a Receber incluem a propina Débitos Directos que Ben descreve como "no coração" do seu financiamento. De mês para mês as cobranças variam entre £7,000 e £30,000.

Em outros lugares, as Contas a Pagar utilizam o AccessPay para execuções de pagamentos de fornecedores, processados semanalmente, em vários volumes.

Qual foi o seu catalisador para a mudança?

Até 2017, era hora de modernizar a função financeira da universidade para se tornar baseada nas nuvens.

Em vez de usar um computador designado no local para processar pagamentos, eles queriam flexibilidade, melhor UX e medidas extras de segurança.

O software Bacs, já existente, era "muito antiquado" no seu aspecto e os problemas de compatibilidade com o sistema operativo estavam a afectar o tempo da equipa interna de TI.

Ben disse: "Tínhamos usado nosso provedor anterior por muito tempo, mas eles estavam insistindo em uma atualização cara, pois uma atualização de segurança significava que a antiga plataforma não era mais suportada.

"O primeiro que soubemos foi um e-mail muito longo com muito destaque vermelho - parecia que estávamos a ser despejados e não gostámos dessa abordagem."

A equipe decidiu pesquisar o mercado e, depois de comparar três fornecedores, entrou em operação com AccessPay no início de 2018.

"A implementação foi muito simples, não poderia ter sido mais fácil", entusiasma Ben.

Ben Petty, Gerente de Operações Financeiras

Porque é que o AccessPay era a solução FinTech certa para si?

O AccessPay liga os sistemas financeiros e de processamento de salários da Universidade de Bradford ao banco Lloyds.

O novo sistema não é apenas acessível, mas adaptado às suas necessidades.

Por exemplo, o AccessPay construiu uma forma para uma segunda pessoa da sua equipa verificar e aprovar ficheiros de pagamento antes de serem submetidos.

"Isto foi muito importante porque acrescenta uma medida de segurança extra, mas também é flexível, por isso pode ser contornada se tivermos problemas de recursos", explica Ben.

"Quando a pandemia atingiu essa flexibilidade incorporada foi uma bênção, porque só tínhamos dois funcionários com leitores de Smartcard, então se eles não podiam trabalhar, significava que ainda podíamos pagar o salário do nosso pessoal".

Qual é o principal benefício de usar o AccessPay?

"A coisa que coloca o AccessPay lá em cima é o suporte ao clienteo que é brilhante", relata Ben.

Ele descreve como a equipe de suporte chegou ao resgate fora de horas em 2019, quando uma atualização interna do Windows causou problemas com seu certificado HSM.

"A equipa de TI da universidade não estava disponível e nós estávamos em pânico porque a nossa folha de pagamentos estava prevista.

"Embora não fosse um problema do AccessPay, chamamos a equipe de suporte na esperança de que eles pudessem ter algum conselho e eles realmente tomaram o controle remotamente e resolveram isso para nós.

"Fiquei tão grato pela ajuda deles - foi só por causa deles que pudemos pagar ao nosso pessoal a tempo."

Ben também elogia a abordagem pró-activa da equipa de apoio ao cliente da AccessPay, que envia regularmente actualizações de lançamentos e relatórios de progresso por e-mail.