Melhorar a visibilidade do dinheiro e a automatização dos pagamentos no sector jurídico

"O AccessPay me dá flexibilidade extra ao aprovar pagamentos porque posso libertá-los com segurança através do meu celular. Isto, para mim, é massivo num mundo pós-pandémico".

Gestor Financeiro do Reino Unido

Este escritório multinacional de advocacia abraçou a automação de pagamentos para melhorar a eficiência, segurança e reduzir o risco de erros manuais entre suas ocupadas equipes financeiras globais... 

Fazendo mais de 20.000 transações por mês, a firma processa vários tipos de pagamento através do AccessPay, incluindo pagamentos de folha de pagamento e de fornecedores via Bacs, grandes pagamentos via CHAPS e transacções SEPA a clientes europeus.

A capacidade de acelerar os processos operacionais - com precisão e segurança - tem sido fundamental para a prática global dos 10 maiores escritórios de advocacia à medida que os volumes transacionais continuam a crescer.

O escritório tem escritórios corporativos em 28 países

 

Desde 2015, a nossa plataforma de software financeiro tem acrescentado automação aos seguintes processos para eles:

  • Transferência de dinheiro do cliente a partir do sistema Elite ERP
  • Automatização dos pagamentos aos fornecedores
  • Folha de pagamento para funcionários do Reino Unido - da SAP via Bacs
  • Fazer pagamentos SEPA para a NatWest, HSBC e ING
  • Envio e recepção declarações de todos os bancos

O AccessPay também atende a pedidos específicos do setor jurídico, como a segregação da visibilidade entre os pagamentos dos parceiros e outros.

Estamos orgulhosos de apoiar um dos maiores escritórios de advocacia do mundo que tem mais de 4.000 funcionários trabalhando em todos os principais setores e disciplinas.

Para explicar a diferença que o AccessPay faz, conversamos com um dos seus gestores financeiros baseados no Reino Unido.

Quantas pessoas trabalham na sua equipa e onde estão baseadas?

No Reino Unido, tenho cinco pessoas que libertam SWIFT e Bacs arquivos diariamente, e mais 26 pessoas estão na equipe sediada na Índia.

Como você encontra o processo de utilização do AccessPay?

A vida é muito mais fácil com o AccessPay.

É fácil de configurar e depois basta um clique e está feito. O sistema marca qualquer coisa que precise de atenção para que você possa consultar o AccessPay, ou se não estiver marcado, então você sabe que é um problema com o banco.

Isso me dá muita flexibilidade extra porque mesmo se a internet cair eu posso entrar no AccessPay através do meu telefone e liberar pagamentos. Isso, para mim, é enorme.

Como você faz uso do sistema?   

Em média a minha equipa processa mais de 20.000 transacções por mês - no valor de mais de 100 milhões de libras esterlinas.

A equipa do Reino Unido está no sistema todo o dia, pois enviamos e recebemos automaticamente ficheiros de pagamento para AccessPay a cada 20 minutos. Cerca de 99% destas transacções são aprovadas, sem necessidade de qualquer outra acção.

Pagamentos de até £20,000 vão direto para fora e qualquer coisa acima disso recebe um cheque de senso secundário que é embutido no sistema. Isto foi um pouco de conforto para saber que não estávamos liberando grandes somas sem que isso fosse verificado.

Embora agora tenhamos confiança suficiente no sistema para considerar aumentar esse limite.

AccessPay atua como um gateway SWIFT para o escritório de advocacia

 

O que é uma característica única que você gosta no AccessPay?

Você é o nosso SWIFT gateway e nossa voz na rede de pagamentos, o que é muito importante.

Minha característica favorita é a facilidade de liberar pagamentos SWIFT - você clica nela, vê, envia e então ela desaparece. É a velocidade que é um verdadeiro perigo de jogo.

Fizemos um teste de velocidade um dia, colocando um arquivo no AccessPay e cronometrando quanto tempo levou para o outro lado confirmar esses fundos. Foi em três minutos.

Mais uma vez isso é enorme porque significa que podemos passar por muitos mais pagamentos.

Como você tem visto as equipes financeiras evoluir durante sua carreira? Como a tecnologia tem desempenhado um papel?

Pessoalmente, aprendi que há um mundo totalmente novo lá fora em termos de automação e o que é possível.

Historicamente, os escritórios jurídicos eram muito centrados no papel e exigiam que um sócio assinasse fisicamente os pagamentos antes de serem introduzidos num sistema e passados ao longo do processo.

O sector percorreu um longo caminho desde que comecei, há 35 anos.

Naquela época, significava empregar caixas para digitar quantidades e perseguir parceiros ao redor do escritório para obter assinaturas. O euro não existia e tínhamos que converter as moedas manualmente.

Com a tecnologia, a maioria das tarefas manuais de finanças e tesouraria podem agora ser automatizadas, reduzindo com segurança o número de pontos de contato físico que uma equipe precisa.

A antiga indústria baseada em papel está a evoluir graças à FinTech

 

Se alguém me tivesse dito isto em 1987 eu teria pensado "não há futuro neste trabalho", mas há um futuro, é apenas uma forma diferente de trabalhar.

Utilizar uma plataforma baseada em nuvem como o AccessPay significa que podemos enviar e aprovar pagamentos digitalmente em questão de segundos e obter visibilidade de dinheiro em tempo real em múltiplas jurisdições.

Tem sido uma curva de aprendizado, pois passamos de caixas a analistas financeiros, realmente entendendo a estrutura de coisas como pagamentos SWIFT.

Esta forma de trabalhar deu a toda a equipa um conhecimento muito mais profundo do espaço e da infra-estrutura de pagamento.

Como você acha que o AccessPay será usado no futuro no escritório de advocacia internacional?

O AccessPay tem um papel a desempenhar em nós, continuando a ser um actor global.

O objetivo é que todos os nossos escritórios ao redor do mundo utilizem uma plataforma. Isto incluiria uma ferramenta de gestão de caixa com visibilidade em diferentes moedas.

Portanto, não importa para onde esse pagamento está indo no mundo, e qualquer que seja a moeda em que está, ele chegará lá através do AccessPay.

Finalmente, recomendaria a plataforma AccessPay a outros escritórios de advocacia?

Bem, não aos nossos concorrentes directos, porque não queremos dar-lhes essa vantagem (risos).