Melhorar a visibilidade do dinheiro e a automatização dos pagamentos no sector jurídico

"O AccessPay me dá flexibilidade extra ao aprovar pagamentos porque posso libertá-los com segurança através do meu celular. Isto, para mim, é massivo num mundo pós-pandémico".

Gestor Financeiro do Reino Unido

Este escritório multinacional de advocacia abraçou a automação de pagamentos para melhorar a eficiência, segurança e reduzir o risco de erros manuais entre suas ocupadas equipes financeiras globais... 

Fazendo mais de 20.000 transações por mês, a firma processa vários tipos de pagamento através do AccessPay, incluindo pagamentos de folha de pagamento e de fornecedores via Bacs, grandes pagamentos via CHAPS e transacções SEPA a clientes europeus.

A capacidade de acelerar os processos operacionais - com precisão e segurança - tem sido fundamental para a prática global dos 10 maiores escritórios de advocacia à medida que os volumes transacionais continuam a crescer.

 

O escritório tem escritórios corporativos em 28 países

 

Desde 2015, a nossa plataforma de software financeiro tem acrescentado automação aos seguintes processos para eles:

  • Transferência de dinheiro do cliente a partir do sistema Elite ERP
  • Automatização dos pagamentos aos fornecedores
  • Folha de pagamento para funcionários do Reino Unido - da SAP via Bacs
  • Fazer pagamentos SEPA para a NatWest, HSBC e ING
  • Envio e recepção declarações de todos os bancos

O AccessPay também atende a pedidos específicos do setor jurídico, como a segregação da visibilidade entre os pagamentos dos parceiros e outros.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Quantas pessoas trabalham na sua equipa e onde estão baseadas?

No Reino Unido, tenho cinco pessoas que libertam SWIFT e Bacs arquivos diariamente, e mais 26 pessoas estão na equipe sediada na Índia.

 

Como você encontra o processo de utilização do AccessPay?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Isso me dá muita flexibilidade extra porque mesmo se a internet cair eu posso entrar no AccessPay através do meu telefone e liberar pagamentos. Isso, para mim, é enorme.

 

Como você faz uso do sistema?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Pagamentos de até £20,000 vão direto para fora e qualquer coisa acima disso recebe um cheque de senso secundário que é embutido no sistema. Isto foi um pouco de conforto para saber que não estávamos liberando grandes somas sem que isso fosse verificado.

Embora agora tenhamos confiança suficiente no sistema para considerar aumentar esse limite.

 

AccessPay atua como um gateway SWIFT para o escritório de advocacia

 

O que é uma característica única que você gosta no AccessPay?

Você é o nosso SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Como você tem visto as equipes financeiras evoluir durante sua carreira? Como a tecnologia tem desempenhado um papel?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Com a tecnologia, a maioria das tarefas manuais de finanças e tesouraria podem agora ser automatizadas, reduzindo com segurança o número de pontos de contato físico que uma equipe precisa.

 

A antiga indústria baseada em papel está a evoluir graças à FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Como você acha que o AccessPay será usado no futuro no escritório de advocacia internacional?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Portanto, não importa para onde esse pagamento está indo no mundo, e qualquer que seja a moeda em que está, ele chegará lá através do AccessPay.

 

Finalmente, recomendaria a plataforma AccessPay a outros escritórios de advocacia?

Bem, não aos nossos concorrentes directos, porque não queremos dar-lhes essa vantagem (risos).

 

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