Ajudar a Argyll e o Bute Council a processar a folha de pagamentos e a cobrar o imposto municipal através de débito directo

"Uma característica absolutamente destacada do AccessPay é o povo. A qualidade e rapidez de resposta está para além de qualquer empresa com que lido".

Ken Wong, Administrador do Sistema de Receitas

Conselho de Argyll e Bute is one of 32 unitary authority councils in Scotland; whose administration covers the second largest area of any Scottish council. Dealing with a large amount of public money and funding important services on a daily basis; having a secure, robust and compliant payments processes in place was paramount.

 

O prazo limite SHA-2

Mas quando o Bacs anunciou planos para actualizar para certificados SHA-2 e retirar o apoio aos protocolos de ligação mais antigos até 13 de Junho de 2016, a Argyll & Bute simplesmente não podia dar-se ao luxo de ter quaisquer problemas com o processamento do imposto municipal, benefícios, pagamentos de fornecedores e pagamentos de salários.

Assim, encontraram-se no mercado para uma solução que pudesse fornecer conectividade segura ao Bacs. A plataforma precisava de ser fácil de utilizar, eficiente e conter os rigorosos fluxos de trabalho de aprovação para verificar e submeter múltiplos ficheiros de pagamento.

"As características de utilizador designadas pelo AccessPay são muito úteis para nós como conselho. O facto de existirem diferentes níveis; alguns utilizadores podem ter acesso a todos os tipos de ficheiro, enquanto outros utilizadores só têm acesso a um tipo de ficheiro, encaixa bem na forma como trabalhamos em Argyll e Bute".

 

Velocidade para o valor

Uma vez que o projecto era de tão alta prioridade para o Argyll & Bute Council garantir a contingência operacional antes do prazo SHA-2 do Bacs; era essencial um processo de implementação curto e sem complicações. Isto porque as implicações de quaisquer soluços ou paragens poderiam ter resultado em que milhares de pessoas tivessem as suas vidas afectadas.

Configuração da conectividade Bacs segura necessária para 12 utilizadores, com ligação a 11 Números de Utilizadores de Serviços diferentes, com a capacidade de processar 14 tipos diferentes de ficheiros de cada vez, com recuperação automática de AUDDDIS para Cobranças de Débitos Directos. Tudo isto foi entregue numa questão de semanas.

"Uma característica absolutamente destacada do AccessPay é o povo. Todas as pessoas com quem tenho lidado no AccessPay são muito conhecedoras e informadas...a qualidade e rapidez de resposta estão para além de qualquer empresa com quem lido".

Geralmente obtemos uma resposta a uma consulta de apoio dentro de uma hora, por vezes dentro de dez minutos! E não é uma resposta automatizada, é um verdadeiro humano que está muito disposto a ajudar". Ken Wong, Administrador do Sistema de Receitas, Argyll & Bute

Para além de ganhar velocidade para o valor, a própria plataforma precisava de trazer eficiências significativas à equipa da Argyll & Bute.
A plataforma de conectividade bancária AccessPay recompensou o seu pessoal com mais tempo para se concentrarem em tarefas para além do processamento e do trabalho com ficheiros de pagamento - isto permitiu ao pessoal recuperar horas de tempo valioso com um processo automatizado que não só é mais rápido, como muito mais seguro.

 

Mitigar o risco

Sendo uma organização do sector público, o cumprimento de várias leis e regulamentos foi também um foco importante para a equipa. Onde teriam historicamente processado manualmente dados para fins de auditoria; passando dias a documentar meses e meses de detalhes de ficheiros antigos, a trilha automatizada em papel do AccessPay significava que toda a informação histórica necessária poderia ser descarregada em questão de minutos.

"O sistema em si é rápido e simples. O facto de o AccessPay ter uma pista de auditoria, dizendo-lhe exactamente o que foi transmitido e quando, e por quanto, provou ser muito útil. Normalmente levar-nos-ia bastante tempo a desenterrar os ficheiros e iniciar esse processo, o que nos poupou muito tempo".

Outro benefício chave de segurança para a Argyll & Bute foi a capacidade de definir múltiplas fases de autorização através da própria plataforma, com clara segregação de funções para que o pessoal sénior pudesse manter o controlo de quem podia ver o quê e quando; o que foi particularmente útil para lidar com informações sensíveis como benefícios e salários.

Este nível de controlo não só deu ao pessoal a tranquilidade de que os seus processos eram robustos, mas também trouxe economias de tempo significativas, uma vez que o pessoal já não passava muito tempo a procurar os ficheiros que precisava de verificar ou aprovar.

 

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