20 oktober 2021

Stop menselijke fouten in betalingen, voorkom ongelukkig personeel

Uw bedrijfsbetalingen beschermen tegen fraude en de cyberbeveiliging versterken lijkt eenvoudig genoeg.

We hopen dat je geen onbetrouwbare e-mails beantwoordt van Nigeriaanse prinsen die gewoon wanhopig om £100k over te maken op je bankrekening.

Naarmate de technologie voortschrijdt en online/mobiel bankieren steeds normaler wordt, worden consumenten en bedrijven steeds bewuster van beveiliging.

Dus rijst de vraag: waarom lezen we nog steeds verhalen over betalingsnachtmerries?

Het antwoord, zo blijkt, ligt in menselijke fouten.

cyberbeveiliging-met-fintech

Geld missen is niet altijd kwaadaardig... maar het kan wel

We zeggen niet dat er geen duizenden potentiële hackers en fraudeurs zijn die proberen uw bankgegevens te stelen; cyberveiligheid is een reële zorg.

In 2020 alleen al bedroeg de waarde van de jaarlijkse verliezen door fraude met internetbankieren in het VK in totaal een geschat op £159.7 miljoen.

Technologische vooruitgang is in die zin een tweesnijdend zwaard. Naarmate cyberbeveiliging toeneemt en oplossingen voor bankfraude alomtegenwoordig worden, nemen ook de methoden van online criminelen toe.

Bijvoorbeeld, eind september, had 2021 al het record gebroken voor het aantal zero-day aanvallen - specifieke exploits die gericht zijn op zwakke punten in de software die bij de host onbekend zijn of bekend zijn en nog moeten worden gepatcht.

 

Menselijke fouten: Erger dan je denkt

Kwaadwillige aanvallen zijn vaak de minste zorg van een bedrijf als het gaat om cyberveiligheid.

Het is waar dat de meeste werknemers tegenwoordig op zijn minst op de hoogte zijn van phishing-e-mails en het belang van 2-factorauthenticatie (als u dat niet bent, lees er hier alles over).

Maar desondanks ondersteunen de cijfers een veel zorgwekkender, wijdverbreider en moeilijker te betrappen probleem als het gaat om fraudepreventie: menselijke fouten.

U vraagt zich misschien af: hoe groot is het probleem van menselijke fouten eigenlijk?

In andere sectoren en disciplines en bij andere verschijnselen is de dreiging van menselijke fouten misschien tastbaarder. Wat als, bijvoorbeeld, de stemmen worden verkeerd geteld in een cruciale verkiezing?

Welnu, menselijke fouten in betalingen zijn een groter probleem dan u denkt. Volgens schattingen zijn menselijke fouten verantwoordelijk voor maar liefst 95% van inbreuken op de cyberbeveiliging.

Het kan zo eenvoudig zijn als het verkeerd plaatsen van een decimaalteken in uw bedrijfsbetaling, het per ongeluk typen van een extra nul, of het verkeerd onthouden van uw workflow en het tweemaal verzenden van een betaling.

Het belangrijkste om te onthouden is dat het volledig vermijdbaar is als je de juiste processen hebt, ondersteund door de juiste software.

Een gebrek aan beheer van betalingsfraude kan onnodige stress veroorzaken - en dat vindt niemand leuk.

 

Interne fouten kunnen chaos veroorzaken

Stel je voor dat je een leraar bent. Je hebt kinderen te voeden en rekeningen te betalen. Misschien is je zoon aan het eind van de maand jarig en kun je niet wachten om die PlayStation 5 voor hem te kopen waar hij zo om heeft gevraagd.

Het is betaaldag. Op weg naar je werk, check je je salaris via online bankieren. Tot je schrik... niet alleen ben je niet betaald, maar je account status is zat manier in de debetstand.

Wat? Je hart begint te kloppen. Je kijkt nog eens. De nummers zijn niet veranderd.

Je denkt bij jezelf: dit kan niet juist zijn. Helaas, het is zo.

Dat is precies wat er gebeurd is aan leraren in het Oakland School District in december 2017.

Screenshot van tweet verzonden door Oakland Schools District na menselijke fout leidde tot payday verwerking probleem

Gelukkig werd de fout vrij snel gecorrigeerd nadat zij om 9.30 uur was ontdekt. Maar dat hielp niet echt om de leraren te sussen, toen hun looncheques uiteindelijk werden teruggedraaid, in plaats van uitbetaald.

Nu, ik weet niet hoe het met jou zit, maar het nemen van geld van het personeel als ze een volledige maandsalaris verwachten klinkt niet goed voor het interne moraal.

En denk je echt dat het betrokken personeel die dag geconcentreerd was op lesgeven? Of waren ze te bezorgd over het betalingsfiasco dat zich achter de schermen afspeelde? Ik zou het laatste veronderstellen.

In Oakland werd het nog erger toen bekend werd dat de beschamende fout te wijten was aan een menselijke fout van een niet nader genoemde werknemer. De fout was dan wel hersteld, maar het vertrouwen van het personeel was volledig verdwenen.

We kunnen het in deze situatie natuurlijk niet met zekerheid zeggen, maar betalingsfouten en spanningen zijn een belangrijkste oorzaak van geestelijke gezondheidsproblemen en burn-out.

 

Wat kan er worden gedaan om menselijke fouten bij betalingen te voorkomen?

Er zijn tal van manieren om menselijke fouten bij bedrijfsbetalingen te vermijden binnen het AccessPay-platformen één ding dat we aan al onze klanten aanraden is scheiding van taken.

Scheiding van functies is een extra stap in de verwerking van betalingen, en houdt in dat betalingsdossiers door meer dan één persoon worden goedgekeurd voordat zij definitief worden gemaakt.

Ooit gehoord dat twee hoofden beter zijn dan één? Scheiding van taken is een zekere manier om te voorkomen dat een fout uw personeel ernstig irriteert door problemen met de salarisadministratie, en om de cyberveiligheid te versterken nog voordat oplossingen voor bankfraude zijn ingevoerd.

In het voorbeeld van het Oakland School District hierboven, met meer dan één werknemer die de loonlijst documenten een einde hadden kunnen maken aan een enorme hoofdpijn voor die arme leraren, en tevens een heleboel verlegenheid, leed en slechte PR voor de betrokken scholen hadden kunnen voorkomen.

Naarmate de technologie zich ontwikkelt, wordt het voor één persoon gemakkelijker om meerdere taken op zich te nemen. Maar dit bespaart niet altijd tijd. Het overslaan van vitale interne controles kan betekenen dat ernstige vergissingen op het hoofd van een mogelijk vergeetachtige werknemer terechtkomen, gewoon omdat hij niet ijverig genoeg elk dossier heeft gecontroleerd.

Ongeacht de grootte van een bedrijf, iedereen kan profiteren van de extra beveiligingslaag die functiescheiding met zich meebrengt. Het enige wat nodig is, is de invoering van de juiste controles, de bijbehorende voorrechten en aftekeningen.

Het is een eenvoudig idee, maar het is de sleutel tot het beschermen van uw bedrijfsbetalingen tegen menselijke fouten, en die dure fouten die niemand wil laten gebeuren.

 

Wil je meer weten?

Betalingsnachtmerries en cyberveiligheidsproblemen zoals hierboven vermeld, kunnen gemakkelijk worden vermeden met betrouwbare betaalsoftware zoals AccessPay, aangezien bedrijven steeds meer wenden zich tot FinTech voor een verscheidenheid aan oplossingen. Maar ze gebeuren nog steeds. Geloof ons niet op ons woord.

Blader door onze pagina over veiligheid en fraudepreventie om meer te weten te komen over de scheiding van taken binnen de module Detect.

Of waarom bekijkt u niet onze recente Platform Showcase? U krijgt een beter beeld van hoe AccessPay's automatisering van betaling en cash management uw workflow kan stroomlijnen en de veiligheid kan verhogen.

 

AccessPay-platform-showcase-CTA