25 jan 2022

Corporate Treasurers zouden geen spreadsheets moeten gebruiken voor cashprognoses - dit is waarom

Voor corporate treasurers blijft cash flow forecasting in de meeste ondernemingen nog steeds gebaseerd op spreadsheets.

Maar nu er innovatieve nieuwe prognosetechnologie op de markt komt, kan deze nieuwe soort technologie de dominantie van MS Excel doorbreken en treasury- en financiële professionals helpen het probleem van onnauwkeurige gegevens te overwinnen?

Dat zouden we graag denken.

Nauwkeurigheid, controleen efficiëntie zijn belangrijke drijfveren in het hedendaagse bedrijfsklimaat. Het proces van kasstroomprognoses is niet anders.

Weten welke liquide middelen u in de toekomst beschikbaar zult hebben - en in staat zijn deze te controleren en later te optimaliseren - is de eerste stap bij het opsporen van mogelijke kastekorten en het verbeteren van de manier waarop u overtollige liquide middelen gebruikt.

Het kan ook helpen om de afhankelijkheid van financiering te verminderen, door tijdig relevante informatie te verstrekken over de vraag of uw organisatie over voldoende liquiditeit zal beschikken om aan haar verplichtingen te voldoen.

Zeker dan, als je verantwoordelijk bent voor beheer van liquide middelen en liquiditeiten en u vindt dat de bestaande cashprognosetechnologie binnen een organisatie niet doeltreffend is, dan is het van het grootste belang te kijken naar ondermaats presterende processen.

 

"We hebben het altijd zo gedaan"
Treasury & Finance Professionals

 

Krachtig, vertrouwd en flexibel. Het is gemakkelijk te begrijpen waarom MS Excel de lingua franca is voor treasury en finance professionals als het gaat om cash flow forecasting.

Met gebruiksvriendelijke functies en nominale extra uitgaven, afgezien van uw standaard licentie voor bedrijfssoftware, is het nog handig ook.

Voor grote ondernemingsorganisaties die op cashflowprognoses vertrouwen om investeringsstrategieën en complexe bedrijfsbeslissingen te plannen, kan het echter een potentiële verplichting zijn.

Hier zijn vier redenen waarom u alternatieven voor spreadsheets zou moeten overwegen voor uw cashflowprognoses.

 

REASON #1 - Tijd, tijd, en nog eens tijd

Handmatige processen, gegevensverzameling en administratieve verantwoordelijkheden. Woorden die zeker angst zullen inboezemen in het hart van elke corporate treasurer.

Corporate treasurers en senior finance professionals hebben deze dagelijkse taken van oudsher geaccepteerd als een onlosmakelijk onderdeel van het vak. Jarenlang werden spreadsheets gebruikt om gegevens vast te leggen, bij te houden en op elkaar af te stemmen, maar ze zijn inmiddels zo complex, vervlochten en wijdverspreid in gebruik dat treasury en finance professionals geen alternatieve methode kunnen bedenken om cashflowvoorspellingen te doen.

Voor bedrijven met diverse bankrelaties, meerdere rekeningen bij verschillende banken en in meerdere regio's betekent dit dat bijna de helft van de tijd van hun treasury analist kan worden besteed aan alleen al het afstemmen van bankafschriften.

Hoewel velen zouden stellen dat er een duidelijke diagnose is voor het hebben van een Treasury Management Systeem (TMS), is er gewoon niet genoeg in de begroting om het een lonende financiële investering te maken.

MAAR het feit dat een TMS geen haalbare optie is, wil niet zeggen dat automatisering buiten bereik ligt. Er zijn andere tactieken, oplossingen en verbeteringen die kunnen worden toegepast om vergelijkbare, zo niet betere resultaten te bereiken - en tegen een fractie van de kosten.

 

 

REASON #2 - Aanvullen met een TMS is duur

Wij erkennen dat het implementeren van een TMS - hoewel een dure oplossing - het nirwana is voor veel financiële en treasury professionals. Spreadsheets zijn vaak niet genoeg, en dus kan het aantrekkelijk lijken om op de TMS-bandwagon te springen.

Er is echter meer voor treasury software dan een TMS, en de gewenste resultaten kunnen veel goedkoper worden bereikt dan u zou denken.

Dit is deels te danken aan de technologische vooruitgang en deels aan het brede aanbod van treasury- en financiële software dat nu op de markt beschikbaar is. Vandaag de dag kunt u aan de unieke behoeften van de treasury- en financiële functie voldoen met schaalbare, flexibele treasury-applicaties die u kunt aanschaffen en implementeren, op basis van uw tijdschema en middelen.

Voor het bereiken van uw gewenste automatiseringsdoelstellingen en specifieke treasury-eisen is niet langer een omvangrijk budget nodig - u hoeft alleen maar te begrijpen welke treasury-pijnpunten u wilt oplossen, de tools te identificeren die dit voor u kunnen oplossen, en vervolgens een business case op te bouwen om de overstap van spreadsheets te rechtvaardigen.

 

REASON #3 - Fouten en vergissingen in spreadsheets werken door in prognoses

Als het op cashprognoses aankomt, kunnen spreadsheetfouten grote problemen veroorzaken voor treasury- en financiële professionals - en het voortdurend gebruiken ervan is om verschillende redenen een riskante beslissing.

In feite, zoals gerapporteerd door ForbesVolgens "verschillende studies bevatten bijna 9 van de 10 spreadsheets (88%) fouten" - een opzienbarende statistiek die grotendeels neerkomt op menselijke fouten en vermoeiende manuele processen.

Van eenvoudige fouten in de gegevens met onjuiste of ontbrekende informatie tot meer complexe fouten in formules en op macroniveau; de toepassing van een gebrekkige spreadsheet in een treasury- of financiële functie kan operationele risico's met zich meebrengen, die tot ernstige gevolgen kunnen leiden.

Strategische beslissingen worden genomen op basis van wat u in deze spreadsheets bekendmaakt, en elke fout of vergissing kan ertoe leiden dat belanghebbenden het vertrouwen in uw treasury en finance functie verliezen.

Niet alleen dit, maar het risico op fouten neemt waarschijnlijk nog verder toe zodra u hebt vastgesteld dat uw spreadsheet corrupt is. Als u de spreadsheet begint te ontcijferen om de hoofdoorzaak van uw probleem te vinden (een gigantische taak waar uw treasury- of financieel team gewoon de tijd niet voor heeft), zult u waarschijnlijk ontdekken dat er meer aan de hand is dan u op het eerste gezicht zou denken.

 

REASON #4 - Veiligheid is alles

Het lijdt geen twijfel dat spreadsheets handige prognosetools zijn. En hoewel tools als MS Excel en Google Sheets heel goed zijn in waarvoor ze zijn ontworpen, zijn ze niet noodzakelijk veilig als onderdelen van prognosetechnologie.

Interne en externe fraude, cyberveiligheid, informatiebeveiliging en gegevensprivacy zijn belangrijke aandachtspunten voor ondernemingsorganisaties in de huidige digitale, datagestuurde wereld. Spreadsheets ontberen de meest elementaire beveiligingsmechanismen en hebben beperkte (of helemaal geen) authenticatiemaatregelen, terwijl die in de meeste toonaangevende treasury applicaties wel aanwezig zijn.

Dan zijn er nog andere veiligheidsproblemen. Met name in termen van onvindbare, meervoudige kopieën van spreadsheets; iedereen met toegang kan een kopie maken en die naar zichzelf e-mailen.

Gegevensencryptie, multifactorauthenticatie, geavanceerde gebruikerstoegangscontrole en IP-filtering zijn slechts enkele van de geavanceerde beveiligingsfuncties waarin toonaangevende treasury-toepassingen investeren om malafide of illegale activiteiten tegen te gaan en te elimineren.

 

Het Alternatief: AccessPay's Cash Management Oplossing voor Cash Forecasting

Als het op cashprognoses aankomt - ongeacht of u een CFO, FD, corporate treasurer of lid van een Group Finance Function bent - moet u in staat zijn om zie, controleen optimaliseren uw globale kaspositie.

Zonder nauwkeurige zichtbaarheid in uw filialen zullen uw bankactiviteiten permanent worden belemmerd door verouderde, onnauwkeurige gegevens.

De pure-cloud oplossing van AccessPay is de oplossing voor deze situatie. Door een nauwkeurige zichtbaarheid van cash over uw hele bedrijf, zult u niet alleen elke dag uren meer tijd hebben om te strategeren en te werken aan de voltooiing van bedrijfskritische taken, maar u kunt ook miljoenen aan verborgen geld ontdekt.

Voor meer informatie over AccessPay's oplossing, bekijk onze Platform Showcaseof om meer te weten te komen over de belang van prognoseskijk dan eens naar onze volledige bronnenpagina.

Verwante inhoud

Hoe krijg ik wereldwijd zicht op cash zonder een TMS?

Hoe krijg ik wereldwijd zicht op cash zonder een TMS?

Voor corporate treasurers is het bereiken van wereldwijde zichtbaarheid van cash de eerste stap naar...

NSG Groep verbetert zichtbaarheid liquide middelen en maakt verbinding met SWIFT

NSG Groep verbetert zichtbaarheid liquide middelen en maakt verbinding met SWIFT

Als het gaat om het verbeteren van betalingsprocessen in de bedrijfswereld, besluiten velen gebruik te maken van de SWIFT ne...

Waarom cashprognoses belangrijk zijn voor uw wereldwijde bankactiviteiten

Waarom cashprognoses belangrijk zijn voor uw wereldwijde bankactiviteiten

Voor veel corporate treasurers kan cashprognose een beetje een ondergeschoven kindje zijn. Temidden van de...