Het is gebruikelijk dat organisaties van alle soorten en maten gebruik maken van verschillende financiële praktijken om cash te beheren en de activiteiten vlot te laten verlopen. Een van de belangrijkste daarvan is reconciliatie, die waardevol kan zijn voor zowel het beheer van de dagelijkse financiën als het cashbeheer - WAAROM? Dat is wat AccessPay gaat vragen in dit artikel.
Wat is verzoening?
We moeten beginnen met een definitie. In financiën, verzoening is het proces waarbij boekingen in het interne grootboek (bv. crediteurenfacturen) worden vergeleken met bankafschriften.
Het doel hiervan is ervoor te zorgen dat alle betalingen die naar verwachting zouden worden gedaan (en waarvoor u een intern grootboekrecord hebt), zijn eigenlijk zijn betaald. Dit helpt organisaties discrepanties op te sporen, zodat zij kunnen nagaan waar het grootboek en het afschrift niet met elkaar overeenstemmen. Zo wordt duidelijk op welke punten betalingen moeten worden onderzocht die mogelijk foutief of frauduleus zijn verricht.
Interne grootboeken bevinden zich in het grootboek, alsook in back-office software, meestal Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen. Er zij op gewezen dat het ERP vaak het grootboek voedt. De bankafschriften worden dan in het ERP geladen, zodat elke boeking (en dus elke transactie) in het afschrift kan worden teruggekoppeld aan het grootboek. Dus hoe werkt dit allemaal?
Hoe werkt het?
We moeten kijken naar de informatie die grootboeken en afschriften bevatten om deze vraag te beantwoorden. Grootboeken vermelden de valuta en het bedrag van de betaling, en ook of het om een "money-in" of een "money-out" gaat. Er kunnen extra details zijn, zoals een factuurnummer en mogelijk ook een referentie.
Ook bankafschriften bevatten dezelfde basisgegevens. De valuta en het bedrag van de transactie, en ook of het om een inkomende of uitgaande transactie gaat. Het zal ook een eigen referentie hebben. Het is de moeite waard op te merken dat uw financieel team in auto-reconciliatie (waarover later meer) de referentiegegevens van de factuur/het grootboek kan koppelen aan het bankafschrift, waardoor het gemakkelijker wordt eventuele afwijkingen te ontdekken.
Het afstemmingsproces is van oudsher een handmatig proces. Het financiële team van een organisatie analyseert de gegevens in zowel het grootboek als het rekeningafschrift regel voor regel met het blote oog om na te gaan of alle gegevens overeenstemmen. Er moet toch een betere, efficiëntere manier zijn om reconciliatie uit te voeren?
Automatische reconciliatie in de kijker
Veel organisaties hebben nu auto-reconciliatie omarmd om het proces te stroomlijnen en efficiëntie te creëren. Bij auto-reconciliatie gebruikt een ERP-systeem een vooraf gedefinieerde reeks criteria om het afschrift en het grootboek automatisch op elkaar af te stemmen. Dit betekent dat financiële teams niet alles handmatig hoeven te matchen, maar alleen hoeven in te grijpen als er uitzonderingen zijn die moeten worden onderzocht.
Hier is een opname van een webinar over het opzetten van automatisering van betalingen binnen uw organisatie.
De vooraf gedefinieerde criteria die worden gebruikt voor auto-reconciliatie omvatten de gebruikelijke verdachten, b.v. bedrag. Maar ook referentiegegevens kunnen worden gebruikt. Als een leverancier u bijvoorbeeld een betaling stuurt voor een factuur, kan de bank eerst zijn eigen referentie vermelden, en vervolgens kan het factuurnummer ergens verderop in het veld worden vermeld. Deze logica moet in uw ERP worden ingebouwd om auto-reconciliatie mogelijk te maken.
Intraday vs. einde van de dag
Hoe vaak vindt afstemming plaats? Gewoonlijk gebeurt dit ofwel aan het einde van de dag en/of intraday (d.w.z. 'binnen de dag'). Aan het einde van de dag wordt nagegaan welke betalingen zijn uitgevoerd en bevestigd op de rekening door uw bank. Dit is de alleen type dat wordt gebruikt om ERP-afstemming te sturen, en het is het type dat belangrijk is voor financiën, omdat het identificeert welke specifiek verwachte transacties wel en niet zijn voltooid.
Intraday reconciliatie biedt niet hetzelfde minutieuze niveau van detail als end-of-day. Meestal gebruikt voor treasury doeleinden, zal intraday reconciliatie u laten zien dat een verwachte betaling niet is ontvangen, maar niet noodzakelijkerwijs die transactie uitstaande is. Intraday is heel erg een proces op hoog niveau, gebruikt door treasury teams om te laten zien hoeveel ze dagelijks moeten investeren/hoeveel ze moeten lenen.
Gebruik voor intraday
Ja. eind-dag reconciliatie (manueel of geautomatiseerd) wordt gebruikt als de standaard voor financiën. Toch kunnen verschillende leden van uw financiële functie ook baat hebben bij intraday. Bijvoorbeeld, kasverrichtingen Teams kunnen er gebruik van maken om na te gaan of de verwachte betalingen voor het einde van de dag zijn ontvangen, wat een nauwkeuriger beeld geeft van de beschikbare middelen voor investeringen, en meer details voor het treasury-proces.
Intraday is nuttig voor financiële teams ook. Het kan worden gebruikt om hen op de hoogte te stellen, zodat ze kunnen beginnen met het onderzoeken van eventuele gemiste betalingen vandaag, in plaats van morgen, zoals ze zouden moeten doen als ze het pas aan het eind van de dag te weten waren gekomen. In dit scenario kan uw financieel team de gemiste bedragen nog dezelfde dag laten uitbetalen of de klant die u geld schuldig is achterna gaan.
Er is één ding dat we moeten vermelden. Intraday is alleen haalbaar als je het reconciliatieproces automatiseert. Financiële teams hebben het al druk genoeg. Hen vragen om end-of-day en intraday reconciliatie handmatig zou hen te veel werk geven. Als u echter het intraday-gedeelte automatiseert en hen gewoon alle uitzonderingen geeft om te onderzoeken, is het veel beter beheersbaar en biedt het echte waarde.
Benoemen van de voordelen
Er zijn verschillende voordelen die reconciliatie uw organisatie biedt. Deze omvatten...
- Gemakkelijk beheer van uitzonderingen
Het proces stelt u in staat uitzonderingsbetalingen gemakkelijk te identificeren, te onderzoeken en te beheren. Anders zou u geen enkele manier hebben om te bepalen welke betalingen nog niet gemaakt, wat de kasstroom schaadt.
- Opsporing van fraude
Reconciliatie dient ook als een ander instrument in uw organisatie arsenaal voor fraudepreventie. U kunt immers zien welke betalingen werden verwacht te worden betaald en wat werkelijk is gebeurd, dus als er een ontbreekt, kan dat een aanwijzing van fraude zijn. De cijfers tonen dat de kosten van fraude alleen al voor de Britse particuliere sector in 2017 140 miljard pond bedroegen, dus het is van vitaal belang om oplossingen voor dit probleem paraat te hebben.
- Trendidentificatie
Het kan ook worden gebruikt om trends vast te stellen, zodat u processen in de toekomst kunt verbeteren. U zou bijvoorbeeld reconciliatie kunnen inzetten om trends te ontdekken in wanneer mensen uw organisatie betalen. Stel dat een debiteur altijd te laat betaalt. U kunt dit vaststellen en er rekening mee houden in plaats van te vertrouwen op de interne boekhouding. Op die manier kunt u zeggen: laten we die fondsen vandaag niet verwachten, want de debiteur zal zeker een paar dagen te laat betalen, zodat u een nauwkeuriger cashflowprognose krijgt en niet in het rood komt te staan.
De uitdagingen aanpakken
Het verzoeningsproces brengt ook zijn deel van de uitdagingen met zich mee, zoals...
- Invoer van gegevens
Een van de grootste uitdagingen is om de gegevens in uw systemen te krijgen. Denk er maar eens over na. Vaak moet u naar online bankieren gaan, het afschrift downloaden en het vervolgens uploaden naar uw ERP. Elke online bank heeft een ander formaat - dus u zult ook bestanden moeten uitlijnen en standaardiseren voordat ze worden geüpload. Dat is op zich al riskant, want dit levert een slinkse werknemer met de mogelijkheid de verklaring te wijzigen (b.v. door een regel in te voegen of te schrappen), zodat iemand die fraude pleegt zijn eigen sporen kan uitwissen.
- Vereist aantal personeelsleden
In gevallen waarin u de afstemming handmatig uitvoert, is er ook nog het probleem van de personeelsbezetting. Uw team moet grootboeken en afschriften regel voor regel met elkaar in overeenstemming brengen, en het feit dat de afschriften misschien niet in de beste opmaak zijn, maakt dit alleen maar moeilijker, zodat het hele proces zeer arbeidsintensief is.
- Vatbaar voor fouten
Elk handmatig proces is vatbaar voor menselijke fouten, en reconciliatie is niet anders. De kans op fouten doet zich in het hele proces voor, van downloads, uploads en standaardisering van bestanden tot matching, en de gevolgen kunnen ernstig zijn. Er is bewijs om aan te tonen dat menselijke fouten bedrijven in zowel het VK als de VS elk jaar ongeveer 315 pond per werknemer kosten.
Werken met AccessPay
U kunt met AccessPay samenwerken om deze uitdagingen aan te pakken, zodat uw organisatie het meeste uit reconciliatie kan halen. Wij kunnen het proces van het ophalen van afschriften automatiseren en het in uw ERP aanleveren, evenals het afschrift transformeren en alle outputs onderweg standaardiseren. Dit betekent dat de transformatie niet in uw ERP hoeft te worden uitgevoerd, wat de efficiëntie ten goede komt.
Het gebruik van AccessPay voor transformatie en geautomatiseerde aanlevering biedt nog een ander voordeel, voor wat betreft reconciliatie. U kunt uw match percentages verhogen (wanneer u auto-reconciliatie gebruikt), omdat u door standaardisatie een enkele regel gebruikt over alle banken (u zult nog steeds meerdere matching regels hebben, maar het zal niet per bank zijn) om matches te regelen. Dit zal de efficiëntie en nauwkeurigheid verhogen, waardoor uw grootboek/statement matches zullen toenemen.
Gebruik van kasmiddelenbeheer
AccessPay's geautomatiseerde afschriftopvraagfunctie zal u ook in staat stellen reconciliatie te gebruiken voor effectieve cashmanagement. In ERP's, wordt informatie bekeken op een account per account, transactie per transactie basis. Maar met AccessPay geven we u niet alleen alle nodige info (bv. MT940s), we tonen het allemaal in onze gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijke interface, zodat u de gegevens op uw gemak kunt bekijken en ondervragen.
Bijkomend voordeel is dat niet alleen uw financieel team alle nodige rekeninginfo in de gebruikersinterface kan zien, maar ook uw thesaurieteam. Zij kunnen alle geconsolideerde saldi voor uw organisatie bekijken via onze Beheer van liquide middelen oplossing - en van alle factoren die tot die saldi bijdragen - zodat zij onze beste analysetools in hun klasse kunnen gebruiken om u te helpen uw geld optimaal te benutten.
Neem contact op. vandaag nog om meer te weten te komen over Cash Management.