Als je dit leest, ben je waarschijnlijk iemand die de financiële activiteiten binnen je bedrijf beheert, en als dat zo is, ben je waarschijnlijk ook op zoek naar een manier om dit proces verder te beveiligen.
Fraude en fouten kosten organisaties tijd en geld en kunnen zelfs reputatieschade veroorzaken. Volgens de National Crime Agency is fraude zelfs kost organisaties in het Verenigd Koninkrijk naar schatting £190 miljard.
Het bedreigingsrapport Q1/2020 van Avast laat zien dat factuurfraude toeneemt, waarbij de meest recente gegevens het volgende laten zien dat het aantal gevallen van oplichting met facturen en terugbetalingen met maar liefst 50% is gestegen'. Fraudeurs leiden echte facturen of betalingsinstructies af die per e-mail worden verzonden, vaak van een bekende leverancier of aannemer, en sturen replica e-mails met de gegevens van de bank gewijzigd in een rekening die hun eigendom is. Deze e-mails zijn vaak zo goed in elkaar gezet dat het moeilijk is om te zien wat echt is en wat niet. En, verbijsterend, Deze zwendel maakt 55% uit van al het geld dat verloren gaat aan fraude.volgens Barclays.
Je kunt het volledige verhaal hier lezen.
Dit soort fraude kan worden voorkomen met de juiste beveiligingsmaatregelen voor betalingen: door verdachte transacties te identificeren en rekeningen van onbekende begunstigden te markeren.
Betalingsfraude en operationele veerkracht komen scherp in beeld
De impact van betalingsfraude, in combinatie met de noodzaak om veerkracht te garanderen in het licht van economische druk, heeft geleid tot een toenemende focus van de regelgeving op operationele veerkracht, met name binnen corporate finance. Daarom is het van cruciaal belang dat organisaties hun interne controlemechanismen optimaliseren om het risico op financieel verlies te verminderen en het pad naar compliance te vereenvoudigen.
Bij AccessPay beheren we miljoenen betalingen voor onze klanten in de vorm van overboekingen tussen hun financiële systemen en de banken. We weten dus hoe belangrijk het is om risico's zoveel mogelijk te beperken.
We weten ook dat het automatiseren van wat normaal gesproken handmatige processen zijn, betekent dat we de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleinen. Maar zelfs als er geautomatiseerde processen zijn, is er nog steeds een kans dat er verdachte transacties plaatsvinden.
Onze toonaangevende beveiligingsfunctie voor betalingen, Detecteeris speciaal ontworpen om potentiële risico's en kritieke fouten te signaleren die misschien niet duidelijk zijn voor het menselijk oog - voordat betalingsbestanden worden verwerkt.
Wat zijn verdachte transacties?
Verdachte transacties kunnen vele vormen aannemen en zijn soms bijna onmogelijk te detecteren. Natuurlijk hebben sommige bedrijven dit op de harde manier geleerd, omdat ze deze fouten pas hebben opgemerkt nadat de betalingen waren verwerkt.
In de loop der jaren hebben we nauw samengewerkt met onze klanten om te begrijpen voor welke uitdagingen ze stonden bij het identificeren van verdachte transacties, een inspanning die is uitgemond in de ontwikkeling van een tool waarmee bedrijven toekomstige fouten en frauduleuze pogingen kunnen voorkomen.
Voorbeelden van verdachte transacties:
Identiteitsdiefstal
In één geval werd er een frauduleuze e-mail gestuurd naar het financiële team van een groot bedrijf, waarin de CEO van het bedrijf werd nagebootst (d.w.z. uitgebeeld) en werd geëist dat een bepaalde leverancier 'dringend' werd betaald. Het financiële team had geen betalingscontroles ingesteld en betaalde daardoor uiteindelijk de leverancier. Het bedrijf had zonder het te weten een frauduleuze rekening duizenden ponden betaald en het geld was onherroepelijk verdwenen. Het bedrijf kreeg hierdoor een enorme klap te verwerken in zijn algehele kaspositie.
Heb jij ooit in een soortgelijke situatie gezeten? Het wordt steeds moeilijker om frauduleuze e-mails te herkennen en omdat veel bedrijven afhankelijk zijn van e-mail als hun belangrijkste vorm van communicatie, is het begrijpelijk dat dit scenario zich heeft voorgedaan.
Uit een onthutsend rapport van PWC blijkt zelfs dat "46% van de ondervraagde organisaties in de afgelopen 24 maanden te maken heeft gehad met fraude, corruptie of andere economische misdrijven" en in hun "Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 rapporteerden respondenten totale verliezen van US$42billion, bovenop de schade aan merk, reputatie en marktaandeel". [PWC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022].
Onjuiste betaling door een menselijke fout
In een ander recent geval had een financieel team te maken met een corrupt betalingsbestand waarin een rekeningnummer van een leverancier verkeerd was opgenomen. Het bestand bevatte willekeurige reeksen rekeningnummers en helaas kwam een van de willekeurige rekeningnummers overeen met een echte rekening buiten de leverancierslijst. Het geld werd uitbetaald en kon opnieuw niet worden teruggehaald.
In beide gevallen waren deze kleine fouten nauwelijks waarneembaar voor het menselijk oog en werden ze pas ontdekt nadat de betalingen waren gedaan.
Met de functie Detect zouden deze betalingen binnen AccessPay zijn gemarkeerd als betalingen met een hoog risico voordat ze werden verwerkt. Met behulp van de regel "Crediteur niet herkend" (een van de vele vooraf ingestelde regels in de tool) vraagt de functie Detect de financiële teams om de betalingsgegevens dubbel te controleren voordat ze een indiening voltooien.
In beide gevallen zou het gebruik van een tool als Detect hebben betekend dat situaties als deze eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden, en uiteindelijk zouden deze bedrijven niet alleen de kosten van foutieve transacties hebben bespaard, maar ook de extra stress van hun financiële professionals die in crisismodus werken.
Hoe fouten en fraudepreventie worden beheerd in AccessPay
De premium Detect-functie maakt gebruik van de kracht van onze automatisering en AI-engine om verdachte zaken in de betalingsbestanden van een bedrijf te signaleren.
Het gebruikt een reeks vooraf gedefinieerde regels die kunnen worden aangepast om een compleet profiel van onregelmatige en regelmatige activiteiten voor uw organisatie op te bouwen.
Alle onregelmatige activiteiten worden direct gemarkeerd met een rood, oranje en groen verkeerslichtsysteem om verdachte transacties aan te geven die aandacht nodig hebben voordat ze worden verwerkt.
Voorbeelden van regels beschikbaar voor Detect, die volledig aanpasbaar zijn:
- Niet-erkende crediteuren
- Schuldeisers die meer dan eens binnen hetzelfde dossier zijn betaald: Verwijzend naar dubbele informatie
- Schuldeisers die hetzelfde bedrag meer dan eens binnen hetzelfde dossier hebben betaald: Vergelijkbaar met het bovenstaande
- Drempels voor het totale aantal transacties: Dit markeert potentieel grote betalingen die buiten de verwachte of normale betalingsbedragen vallen
- Drempels voor het totale transactiebedrag
- Drempels voor afzonderlijke transactiebedragen
Met de steeds groter wordende cyberdreigingen weten bedrijven dat het verminderen van risico's bovenaan de agenda moet staan. Het gebruik van een tool om problemen op te sporen en financiële professionals te waarschuwen voor onregelmatige activiteiten is nu een noodzakelijke stap om betalingsfraude te voorkomen en risico's te elimineren.
Detect maakt deel uit van onze bredere Fraud & Error Prevention Suite en we bieden ook oplossingen voor Sanctions Screening en Confirmation of Payee.
Lees meer over de volledige Fraude- en foutenpreventie Suite hier.
Als je met een van onze medewerkers wilt bespreken hoe Detect voor jou kan werken, laat dan je contactgegevens achter en een van onze medewerkers neemt contact met je op.
AccessPay heeft de contactinformatie die u aan ons verstrekt nodig om contact met u op te nemen over onze producten en diensten. U kunt zich op elk moment uitschrijven voor deze communicatie. Voor informatie over hoe u zich kunt afmelden, alsook over onze privacypraktijken en ons engagement om uw privacy te beschermen, kunt u onze Privacybeleid.