Het is voor uw organisatie van groot belang om betalingen efficiënt af te handelen, zodat uw activiteiten op rolletjes lopen. Veel bedrijven kiezen ervoor om batchbetalingen te versturen omdat dit sneller is, maar dit creëert een kans op menselijke fouten en fraude. Om dit probleem aan te pakken is een tool ontwikkeld: modulus checking.
Moduluscontrole 101
In een notendop: modulus checks worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat betalingen niet foutief of frauduleus worden uitgevoerd. Ze worden gebruikt om rekeningnummers en sorteercodes te valideren, meestal door te bevestigen dat ze aan elkaar kunnen worden gekoppeld volgens criteria die zijn vastgesteld door de financiële instelling die ze heeft uitgegeven.
De theorie is dat als het rekeningnummer en de sorteercode door een moduluscontrole worden gevalideerd, zij moeten toebehoren aan de betaler/betaler die ze heeft verstrekt, hetgeen betekent dat de transactie wettig is uitgevoerd. Er is één onderscheid dat we moeten maken. Modulus checks vertellen u alleen dat een bankrekening bestaat. Ze verifiëren niet of de gegevens toebehoren aan de betaler/betaler, m.a.w. of hij eigenaar is van de bankrekening.
Dit is hoe het werkt.
De theorie is bekend, maar om de moduluscontrole te begrijpen, moeten we kijken hoe ze in de praktijk werkt. Deze tool valideert bankgegevens door een wiskundig algoritme toe te passen op het rekeningnummer en/of de sorteercode, waarbij de resultaten worden getoetst aan een vooraf vastgestelde reeks criteria om er zeker van te zijn dat ze legitiem zijn. Financiële instellingen hebben hun eigen regels en codes voor moduluscontroles - Bacs alleen al heeft er meer dan 60 voor moduluscontroles van automatische incasso's en automatische overmakingen.
Leer meer over Britse betalingsregelingen zoals Bacs met onze Beginnersgids voor betalingen.
Wat zijn de voordelen?
Dit brengt ons bij de tweede vraag die deze blog probeert te beantwoorden. Waarom is modulus checking belangrijk? In principe biedt het verschillende voordelen die het gemakkelijk maken om betalingen veilig en efficiënt te verwerken.
Misschien wel het meest voor de hand liggend is dat het u helpt om geweigerde betalingen (en de bijbehorende kosten, die van bank tot bank verschillen) te vermijden, door ongeldige bankgegevens automatisch van tevoren te markeren. Geweigerde betalingen kunnen uw cashflow destabiliseren (een slechte cashflow is aangehaald als de reden voor 82% van de faillissementen van kleine ondernemingen), dus bieden modulus checks u de middelen om deze vitale inkomstenstromen te beschermen.
Een ander voordeel van modulus checking is dat het u de mogelijkheid biedt betalingen te plannen, omdat het een zekere mate van betrouwbaarheid biedt. Geplande betalingen zijn vooral populair bij organisaties die regelmatig geld innen via automatische incasso, bijvoorbeeld bedrijven die een abonnement hebben, zoals sportscholen.
Als u papierloze incasso's uitvoert, zijn moduluscontroles nu ook verplicht. Het systeem voor papierloze incasso's (AUDDIS) vereist dat moduluscontroles worden gebruikt om de bankgegevens op het verkooppunt te valideren. Terzijde: papierloos incasseren is aangetoond alleen al voor de financiële sector in het VK een besparing van 1 miljard pond opleveren, dus papierloze inzameling kan uw schatkist een boost geven.
Bescherming van uw gegevens
Er is één voordeel van moduluscontrole waar we het nog niet over hebben gehad. Het helpt menselijke fouten tegen te gaan, omdat het alle bankgegevens valideert die door personeel in systemen worden ingevoerd. Fouten zijn maar al te gemakkelijk te maken, dus menselijke fouten zijn een groot probleem voor veel organisaties. Een van de risico's van het gebruik van spreadsheets - een instrument dat vaak wordt gebruikt voor het verzenden van betalingen - is dat 1 op de 100 cellen een fout bevat. Ook, uit gegevens blijkt dat 25% van de inbreuken op gegevens door menselijke fouten wordt veroorzaakt, zodat moduluscontrole ook als instrument tegen fraude kan dienen.
In naam van de naleving
Moduluscontroles zijn ook belangrijk voor de naleving. De regel waar we hier naar moeten kijken is de General Data Protection Regulation (GDPR) van de EU. Die legt u de verantwoordelijkheid op om persoonlijke klantgegevens, zoals bankgegevens, te beschermen. Doet u dat niet, dan kunt u boetes krijgen die gelijk zijn aan ofwel 4% van uw totale wereldwijde omzet ofwel €20 miljoen - afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dit betekent dat moduluscontroles u kunnen helpen aanzienlijke kosten te vermijden, omdat zij het soort menselijke fouten voorkomen die tot gegevensdiefstal kunnen leiden.
Kom meer te weten over GDPR met deze handige AccessPay gids.
Waarom AccessPay
Als onderdeel van ons platformAccessPay biedt de beste controlesoftware in zijn klasse die u nodig hebt om betalingen efficiënt te verwerken. Als er fouten worden ontdekt - bijvoorbeeld een ongeldige sorteercode of rekeningnummer - bij het controleren van betalingsbestanden, wordt er een waarschuwing gegeven. U kunt zelfs op de waarschuwing klikken om te zien wat het probleem is, en onze software zal u ook informeren dat de moduluscontrole is mislukt, zodat u actie kunt ondernemen.
Er is een functie die onze modulus checking software van onschatbare waarde maakt voor organisaties die betalingen tijdig moeten verwerken. Wanneer de modulus controle probleembetalingen identificeert, verschijnt er een 'onderdruk en ga verder' knop. Als u daarop klikt, kunt u de transactie onderdrukken - de andere in het bestand zullen gewoon doorgaan, terwijl u het probleem onderzoekt, zodat uw betalingsprocessen zo min mogelijk worden verstoord. U kunt ook een notitie achterlaten om uw collega's te informeren over het probleem.