Uw allesomvattende gids voor Bacs Service User Nummers

Bacs-betalingen zijn een vitale component van de financiën van vele ondernemingen. Om Bacs-overschrijvingen te kunnen ontvangen, moet een onderneming echter een Service User Number (SUN) hebben.

Indien u van plan bent automatische incasso's of Bacs-directe krediettransacties in uw bedrijf in te voeren, is toegang tot een SUN dus een noodzaak.

Er zijn twee manieren om dit te doen: zelf een SUN aanvragen, of een derde organisatie betalen om er namens u een te gebruiken.

Sommige bedrijven zullen echter niet aan de SUN-voorwaarden voldoen, en voor bedrijven die wel aan de voorwaarden voldoen, is het niet verplicht.

Om u te helpen begrijpen hoe SUN's werken en of het de juiste optie is voor uw bedrijf, hebben wij deze gids samengesteld om alle vragen die u zou kunnen hebben te beantwoorden.

Wat is een Bacs Service User Number (SUN)?

Een SUN (Service User Number, of soms een Originator ID genoemd) is een uniek getal van zes cijfers dat wordt gebruikt om een bedrijf te identificeren dat geld betaalt of ontvangt via een Bacs-transactie met automatische incasso.

SUN-gegevens worden bijgehouden in een door Bacs beheerde databank.

Voor alle communicatie met Bacs is een SUN nodig, en dit wordt gebruikt om een record van elke afzonderlijke transactie aan te maken. De bank zelf gebruikt het SUN om de juiste bedrijfsnaam te verifiëren die op het bankafschrift van de betaler van de automatische incasso moet worden vermeld.

Indien de betaling later door de klant wordt teruggevorderd (in geval van een betalingsfout of fraude), wordt het SUN op de betaling gebruikt om het bedrijf te identificeren dat aansprakelijk is voor de terugboeking.

Wie is eigenaar en gebruiker van de zon?

Stelt u zich eens voor dat u een klant bent die uw energierekening betaalt via maandelijkse automatische incasso - uw leverancier heeft zijn eigen SUN of gebruikt een extern agentschap dat namens de leverancier een SUN gebruikt.

U zult zich waarschijnlijk niet eens bewust zijn van de SUN, maar het zorgt ervoor dat Bacs weet waarnaar uw geld moet worden gestuurd en naar wie het in uw bankgegevens moet verwijzen.

Als onderneming die elektronisch geld ontvangt en/of betaalt via Bacs, hebt u dezelfde keuze als de leverancier hierboven: ofwel hebt en gebruikt u uw eigen SUN om het Bacs-proces te vergemakkelijken, ofwel betaalt u, indien u geen eigen SUN hebt, een kleine commissie aan een derde partij om het voor u te beheren (ofwel een bureau die een van haar eigen SUN's aan u of een betalingsinstelling toekent).

Het belangrijkste voor elke onderneming is dat u zonder toegang tot een SUN geen Bacs kunt gebruiken om elektronische betalingen te ontvangen of te verzenden.

Wat zijn de voordelen van een SUN?

Door uw eigen betalingssysteem rechtstreeks te beheren, kunt u uw bedrijf efficiënter maken en besparen op commissies die door een derde partij worden aangerekend.

Laten we eens kijken naar elk van de twee transacties, de debiteringen en de crediteringen.

Ontvangstbewijzen automatische incasso: Directe controle over inkomende betalingen maakt uw bedrijf productiever, met een betere controle over de cashflow en klantenbinding.

Rechtstreekse kredietbetalingen: Net als bij automatische incasso's kunt u uw uitgaande geld efficiënter beheren via automatische afschrijving. Het is een eenvoudige, veilige en betrouwbare dienst voor routinebetalingen zoals salarissen.

Nee, niet dat soort SUN. Een Service User Nummer identificeert een bedrijf dat geld betaalt of ontvangt via een Bacs-transactie met automatische incasso.

Kom ik in aanmerking?

SUN's worden alleen verstrekt aan bedrijven die worden gesponsord door Bacs-leden (de grote banken van het VK).

Daarom moet u zich tot uw bank wenden om een aanvraag in te dienen. Uw bank zal eisen dat u aan bepaalde criteria voldoet.

Deze verschillen van bank tot bank, maar ze voldoen allemaal aan een aantal belangrijke eisen:

• Management expertise: u moet kunnen aantonen dat u in staat bent de regels van de automatische incassoregeling te handhaven, fouten bij de indiening tot een minimum te beperken en de reputatie van de regeling hoog te houden.
• Financiële reserves: u moet over voldoende reserves* beschikken om eventuele terugbetalingen te kunnen verrichten in het kader van de garantie voor automatische incasso's, die klanten beschermt tegen frauduleuze of abusievelijke betalingen.
• Contractuele capaciteit: in verband met de vorige eis moet u uw sponsorbank kunnen vrijwaren voor eventuele betalingen die in het kader van de automatische incassogarantie worden teruggevorderd.

U zult ook moeilijk in aanmerking komen voor een SUN voor automatische incasso-transacties indien u drie jaar of minder bestaat, of een omzet van minder dan 1 miljoen pond heeft.

Voor direct krediet kan het echter gemakkelijker zijn om een SUN te verkrijgen. Neem in beide gevallen contact op met uw sponsorende bank.

De uiteindelijke beslissing berust bij de bank. In de meeste gevallen zal een SUN worden toegekend indien aan de bovenstaande eisen is voldaan, maar er kunnen ook aanvullende eisen worden gesteld.

* - Deze reserves worden gewoonlijk ondergebracht in een borgtocht, die een schriftelijke garantie vormt om een partij (de debiteur, of de persoon die is opgelicht of ten onrechte is betaald) een overeengekomen bedrag te betalen indien de tweede partij (de opdrachtgever) de voorwaarden van het contract schendt of bepaalde verplichtingen niet nakomt. De zekerheid is er dus om de schuldenaar te beschermen.

Wat zijn de alternatieven?

Er zijn twee opties waarmee u Bacs-transacties kunt uitvoeren zonder een ZON:

• Facilitair beheer door een Bacs Erkend Bureau (BAB): Deze organisaties beheren de faciliteit voor u. Een bureau zet namens u een SUN op maar behoudt de feitelijke eigendom ervan. Als eigenaar ontvangen zij uw betalingen rechtstreeks op hun eigen rekening en betalen u vervolgens terug, waarbij zij u een maandelijkse servicevergoeding in rekening brengen. Zelfs indien u technisch gezien in aanmerking komt om een SUN aan te vragen, kunt u toch voor deze optie kiezen, bijvoorbeeld indien u elke maand slechts een klein aantal domiciliëringen en Bacs-krediettransacties uitvoert.

• Incasso via een betalingsinstelling: Betalingsinstellingen vallen onder de PSD (Payments Services Directive*) en innen betalingen namens hun cliënt met behulp van hun eigen single SUN. Vervolgens betalen zij de cliënt terug en brengen zij een vergoeding in rekening.

In beide gevallen is het de derde partij, niet u, die moet voldoen aan alle voorwaarden om een SUN te bezitten.

* - De richtlijn betreffende betalingsdiensten (RBD) verschaft de rechtsgrondslag voor de totstandbrenging van een EU-brede interne markt voor betalingen.

Hoe vraag ik een SUN aan?

Zoals eerder uitgelegd, moet u een aanvraag indienen via een sponsorende bank. Het is hun taak en verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat u aan de criteria voldoet en dat u de regeling niet in diskrediet brengt.

Het kan twee tot tien weken duren voordat de SUN wordt toegekend na uw eerste aanvraag, afhankelijk van de betrokken bank, individuele criteria en de complexiteit van uw onderneming.

Wat moet ik doen als ik mijn SUN krijg?

Nu u een SUN hebt, is het mogelijk om u als Bacs-gebruiker aan te melden.

U kunt onmiddellijk beginnen met de verwerking van uw eigen domiciliëringen, maar voor domiciliëringen moet u nog beslissen hoe u de betalingen van uw klanten gaat opzetten.

Er zijn twee manieren om dit te doen -

• Uw domiciliëringsbetaler kan een papieren domiciliëringsmandaat ondertekenen
• U kunt de acceptatie ontvangen door middel van een papierloze kennisgeving (d.w.z. mondeling of elektronisch). Dit staat bekend als de incasso-opdracht (DDI) en u moet deze bij Bacs indienen met AUDDIS* (Geautomatiseerde incasso-opdracht).

Om automatische incasso's te innen, dient u uw betalingsgegevens - waaronder het bedrag van elke betaling, het bankrekeningnummer, de sorteercode en de betalingsdatum - in via de door u gekozen methode.

Het hele betalingsproces is eenvoudig en efficiënt - en het duurt van begin tot eind minder dan drie dagen. U moet ook rekening houden met de aanvullende beheersdiensten beschikbaar die kunnen helpen om administratietijd te besparen en kosten te verminderen.

* AUDDIS automatiseert de overdracht van incasso-opdrachten naar de uitbetalende banken via de Bacs-service. Met AUDDIS bewaart de organisatie het origineel van de ondertekende opdracht en stuurt zij de gegevens elektronisch naar de bank van de klant om deze te valideren en, indien aanvaard, de opdracht in haar database op te nemen.

Voorzichtig: Een bedrijf kan zijn ZON verliezen

Bacs ziet er nauwlettend op toe dat de integriteit van het systeem van automatische incasso's wordt gehandhaafd en zal uw SUN intrekken indien u zich niet aan de hoge normen houdt.

Uw prestaties zullen op de voet worden gevolgd. Als Bacs een aanzienlijk aantal klachten van klanten ontvangt via de Garantieregeling automatische incassokunt u uw SUN verliezen en daarmee ook de mogelijkheid om verdere automatische incasso's te innen.

Laatste gedachten

Het Bacs-systeem voor geautomatiseerde betalingen bestaat om het leven gemakkelijker te maken, niet alleen voor bedrijven maar ook voor hun klanten.

Zij doet dit niet alleen door de verschillende soorten elektronische betalingen te vergemakkelijken, maar ook door normen vast te stellen en te handhaven en ervoor te zorgen dat deze worden beschermd door gebruikersgaranties.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat u, om van de regeling gebruik te kunnen maken, ook uw steentje moet bijdragen om uw normen in overeenstemming te brengen met die van Bacs. Voor veel bedrijven weegt het kleine ongemak dat dit met zich meebrengt echter niet op tegen de aanzienlijke voordelen en efficiëntieverbeteringen.

Ervan uitgaande dat u voldoet aan de criteria om in aanmerking te komen, is de keuze dus aan u: wilt u maximale controle over de elektronische betalingen die binnenkomen en uitgaan? Of bent u liever bereid een kleine vergoeding te betalen en dit door een derde te laten beheren?

U kunt vind AccessPay op de Bacs-lijst van erkende leveranciers.