Liquiditeitsbeheer is een van de grootste uitdagingen voor geregistreerde verstrekkers van sociale huisvesting vandaag.
Financiële teams moeten een koorddanser zijn tussen het leveren van een hoogwaardige service aan huurders in ondersteunde huisvesting (waarvoor veel middelen nodig zijn) en ervoor zorgen dat er aan het eind van elke dag genoeg geld op de bank staat.
Geloof het of niet, maar een belangrijk deel hiervan komt neer op de manier waarop u uw betalingen en incassoproces beheert.
Volgens Bacs betaalt meer dan de helft (58%) van de huurders de huur nog steeds op een andere manier dan via automatische incassoDit kan het innen van huurgelden bemoeilijken; het vergt veel middelen en een groot aantal ongelijksoortige technologieën om te kunnen werken.
Maar meer en meer woningbouwverenigingen wenden zich tot automatisering om dat probleem te helpen oplossen.
Het automatiseren van betalingen en incasso's ontlast het personeel en levert woningcorporaties enorme tijdbesparingen op bij het innen van huur, het betalen van leveranciers, payroll....the lot.
Maar het grootste voordeel ligt in de potentiële kostenbesparingen die deze veranderingen kunnen opleveren, wat neerkomt op:
- Minder technologie automatisering ontdoet zich van bankportalen en andere ongelijksoortige systemen
- Minder overheadkosten als gevolg van het bovenstaande worden handmatige upload- en transformatieprocessen van bestanden geautomatiseerd.
- Lagere verwerkingskosten mits u de juiste leverancier kiest (ssommige zullen transactiekosten aanrekenen, terwijl andere dat niet zullen doen - zoals wij)
Elke cent die dankzij automatisering wordt bespaard, is aan het eind van elke dag meer geld op de bank voor sociale huisvestingsmaatschappijen.
De implementatie van de juiste software om u daarbij te helpen, kan zeer lonend zijn: er komt meer geld beschikbaar, terwijl de werklast voor uw personeel aanzienlijk wordt verlicht.
Hoe kan een oplossing voor automatisering van betalingen u helpen in uw rol?
Crediteuren
Automatiseer betalingen aan leveranciers door een betalingsautomatiseringsplatform als AccessPay te integreren met uw back-office systemen. Dit haalt automatisch uw betalingsbestanden op en zet ze automatisch om zodat betalingen bankklaar zijn.
Dus het enige waar u zich zorgen over hoeft te maken is het controleren en goedkeuren van uw transacties. Goedkeuringen worden beveiligd door een rigoureus workflow- en goedkeuringsproces, waarmee u precies kunt bepalen wie wat doet en wanneer in uw team.
Loonlijst
Integreer salarissoftware zoals Northgate en Cascade met een platform voor betalingsautomatisering om het uploaden van bestanden en transformatieprocessen uit uw werklast te halen.
Aangepaste goedkeuringsprocessen kunnen er ook voor zorgen dat het proces voor payroll kan worden bepaald om 4 ogen goedkeuring toe te wijzen aan payroll- of treasury-medewerkers van uw keuze.
Als veiligheid EN privacy binnen uw organisatie even belangrijk zijn, kunnen wij gevoelige payroll-informatie verbergen met onze geavanceerde data masking tool, die fungeert als een tweede verdedigingslinie tegen interne fraude en datalekken.
Invorderingen / Debiteuren
Dankzij recente ontwikkelingen in cloud-technologieën beginnen veel sociale huisvestingsmaatschappijen incasso's over te hevelen van Bacs Approved Bureaus en plukken ze de vruchten van het in huis halen van incasso's met behulp van een betalingsautomatiseringsplatform zoals het onze om kosten te besparen en de controle over hun processen terug te nemen.
Het is bekend dat Bacs-bureaus van derden en facility managers fondsen langer vasthouden dan nodig is, wat uiteindelijk kan leiden tot cashflow-problemen.
Door incasso-verzoeken rechtstreeks bij Bacs in te dienen, kunt u ervoor zorgen dat het geld zo snel mogelijk op uw rekening staat. Met een uniform betalingsplatform zoals AccessPay kunt u zelfs het downloaden van uw Bacs-rapporten automatiseren, zodat de reconciliatie zo snel en pijnloos mogelijk verloopt en uw treasury-team een nauwkeuriger beeld krijgt van de live cashflow.
CFO's en CIO's
Bij automatisering van betalingen gaat het niet alleen om efficiëntie en kostenbesparingen, maar ook om het toevoegen van een extra beveiligingslaag aan uw financiële functie.
Als uw organisatie momenteel portaalsites voor online bankieren gebruikt om de crediteurenadministratie en de loonlijst te verwerken, wordt het betalingsbestand dat vanuit uw back-officesysteem wordt gegenereerd, waarschijnlijk op uw server opgeslagen.
Dit kan kwetsbaarheden blootleggen en de kans bieden dat gevoelige gegevens worden ingezien, geraadpleegd en mogelijk gemanipuleerd. Wat vervolgens kan leiden tot interne fraude.
Automatiseringsinstrumenten zullen een breed scala van beveiligingsinstrumenten om dit tegen te gaan; inclusief PGP-encryptie, 2-factor authenticatie (2FA) en data-masking om uw bedrijf, uw personeel en uw huurders te beschermen. Als onderdeel van het uploaden van bestanden adviseren wij altijd om de gegevens op een veilige manier over te zetten met sFTP.
Een veilig betalingsproces betekent uiteindelijk dat de gegevens naadloos en veilig van het oorspronkelijke systeem naar het betalingsplatform en naar Bacs worden overgebracht.
Schatkist
Beheer van liquide middelen kan uw Treasury team helpen het volgende te doen:
- Dagelijkse en intra-day cashprognoses
- Zicht op al uw bankzaken
- Stel aangepaste KPI's in voor uw rekeningen om ervoor te zorgen dat u niet in het rood komt te staan en bankkosten ontvangt.
- Vervang het handmatig verzamelen van kasposities van bankafschriften en het presenteren in excel door geautomatiseerde rapportage die in uw e-mail inbox wordt afgeleverd nog voor u aan het werk bent!
- Gebruik historische gegevens en upload betalingsgegevens in Cash Management om prognoses te maken.
Als u meer wilt weten over automatisering van betalingen voor woningcorporaties, neem dan contact op met onze specialist op het gebied van sociale huisvesting, Craig Watson op LinkedIn of stel ons hier een vraag.