27 feb 2020

Bent u ooit te klein om over te schakelen op automatisering van betalingen?

In het gehele VK sluipt de automatisering binnen in alle aspecten van de commerciële activiteit. In sectoren als de verwerkende industrie en de call-centers is automatisering net zo gewoon als koffiezetapparaten en fotokopieerapparaten. Zelfs in sectoren waar automatisering minder wijdverbreid is, bestaat automatisering meestal in een of andere hoedanigheid, waardoor werknemers worden ontlast van alledaagse, repetitieve en laagwaardige taken.

Wanneer het echter gaat om de boekhouding en de kasafdelingen van ondernemingen - een gebied waarop automatisering aantoonbaar enorme voordelen oplevert - stuit men nog steeds op enige weerstand. Veel van deze weerstand komt van kleine en middelgrote ondernemingen die menen dat hun omvang hen belet het volledige potentieel van de digitalisering van hun betalingsinfrastructuur te realiseren.

In dit stuk leggen wij uit waarom die overtuiging in de overgrote meerderheid van de gevallen zeer onjuist is.

Hoe kleiner de inkomsten, hoe kleiner de foutmarge

Met doorgaans minder beschikbaar kapitaal en dus minder fouttolerantie in vergelijking met grotere bedrijven, moeten kmo's hun kasstromen met extra toewijding beheren. Door inefficiënte factuurverwerking en handmatige crediteurenprocessen verliezen veel bedrijven echter geld, vaak op maandelijkse basis.

Verliezen als gevolg van menselijke fouten bij de handmatige invoer van gegevens kunnen zich opstapelen en door zoekgeraakte facturen of langdurige goedkeuringen worden facturen vaak te laat of helemaal niet betaald. Het gevolg is een beschadigde relatie met leveranciers, het mislopen van vroegbetaalkortingen en zelfs het opstapelen van kosten voor te late betaling.

Deze maalstroom van papierwerk en hectische gegevensinvoer wordt natuurlijk nog versterkt door de enorme hoeveelheid tijd die nodig is om enige schijn van orde te bewaren. Werknemers kunnen elke week uren verspillen met het indienen van facturen, het vergelijken ervan met inkoopordernummers, het najagen van betalingen en het afluisteren van het management om de juiste handtekeningen te verkrijgen. Uren die besteed zouden kunnen worden aan echte, waardetoevoegende activiteiten.

Dit verlies aan kostbare tijd, in combinatie met de tastbare kosten van betalingsachterstand en gemiste kortingen, komt neer op een contante waarde die veel MKB-leiders zou doen huiveren bij het vernemen ervan.

De voordelen van automatisering van betalingen voor het MKB

De voordelen van automatisering van betalingen voor het MKB verschillen niet van die voor grotere organisaties en kunnen ruwweg in drie categorieën worden ingedeeld:

 Kostenbesparingen

  • Dankzij de snellere verwerking kunnen kortingen voor vervroegde betaling op facturen worden toegepast
  • De mogelijkheid om toegang te krijgen tot betalingspatronen en -rapporten betekent dat de meest kosteneffectieve leveranciers kunnen worden geïdentificeerd en dat betere deals kunnen worden onderhandeld.
  • Elimination of human error – inevitable with manual processes – slashes the risk of duplicated and late payments

Operationele verbeteringen

  • Werknemers kunnen zich concentreren op waardetoevoegende activiteiten in plaats van op het handmatig invoeren van gegevens en het najagen van papieren facturen
  • Facturen en hun huidige status kunnen op elk moment worden gevolgd
  • Kantoorruimte kan worden bespaard door facturen elektronisch op te slaan
  • Integratie met bestaande financiële systemen is eenvoudig en systeemwijzigingen zijn niet nodig

Concurrentievoordeel

  • Klanten kunnen een verbeterde ervaring krijgen, bijvoorbeeld door betalingen vanaf elke locatie via een mobiel apparaat te aanvaarden
  • Inzicht in betalingspatronen maakt betere besluitvorming en beter onderbouwde strategievorming mogelijk
  • Een beter vermogen om toegang te krijgen tot overzeese markten biedt verdere groeikansen

Waarom denken sommige kmo's dat ze "te klein" zijn om een oplossing voor automatisering van betalingen in te voeren?

Wanneer de voordelen van een oplossing voor de automatisering van betalingen zo duidelijk naar voren komen, rijst de vraag waarom een onderneming haar omvang zou aanvoeren als rechtvaardiging voor het voortzetten van verouderde, handmatige processen.

Het ligt voor de hand dat de kosten een van de belangrijkste bezwaren tegen de overstap zijn. Veel kleine en middelgrote ondernemingen vinden het vooruitzicht van een investering in een geautomatiseerde betalingsoplossing te afschrikwekkend om de initiële uitgaven te rechtvaardigen. De kennis, of het gebrek daaraan, over hoe een geïntegreerde oplossing moet worden beheerd, is eveneens een punt van zorg.

Het is voor kleine en middelgrote ondernemingen vaak een verrassing te vernemen dat automatiseringsoplossingen voor betalingen niet alleen betaalbaarder zijn dan zij zich misschien hadden gerealiseerd, maar dat zij ook slechts een basiskennis vereisen om grote besparingen en strategische voordelen te realiseren.

KMO's die zichzelf als "te klein" beschouwen om een automatiseringsoplossing voor betalingen in te voeren, moeten beseffen dat in het bedrijfsleven alles relatief is. Een MKB-bedrijf met 10 werknemers staat voor dezelfde kernproblemen als een veel grotere organisatie met meer dan 300 werknemers. Personeelslonen en leveranciers moeten nog steeds op tijd worden betaald, klantenbetalingen moeten nog steeds efficiënt worden verwerkt, bankrelaties moeten nog steeds worden geconsolideerd en kasposities moeten nog steeds te allen tijde zichtbaar zijn. De omvang van het bedrijf maakt weinig verschil voor de mate waarin het van cruciaal belang is deze functies goed uit te voeren.

Hoewel sommigen onoprecht het tegendeel beweren, is er is te klein is. Iemand die vanuit huis vlaggen maakt voor bruiloften en verjaardagsfeestjes en alleen de lokale omgeving bedient, kan zonder een automatiseringsplatform voor betalingen. Wanneer een dergelijk bedrijf van de huiskamer naar een bedrijfspand verhuist en anderen in dienst begint te nemen, wordt het pas echt interessant.

Kmo's in dit soort situaties moeten uitkijken naar nicheaanbieders die oplossingen aanbieden die specifiek op hun betalingsbehoeften zijn toegesneden en een algemene 'meerwaarde' bieden die bij hun bedrijfsmodel past. Aanbieders met een track record en een duidelijk inzicht in de behoeften van het MKB zijn uiteraard een beginpunt, maar de trend gaat nu in de richting van alle aanbieders die oplossingen op maat uitwerken.

Het is dus waar dat thuiswerkende zelfstandigen waarschijnlijk niet de volle kracht van een geïntegreerd automatiseringsplatform voor betalingen zullen voelen, maar de meeste bedrijven die groter zijn dan dat, zullen dat zeker wel voelen. Voor degenen die twijfelen of niet overtuigd zijn, begint de weg naar duidelijkheid met een eenvoudige e-mail of telefoontje.

Het kan de belangrijkste vraag zijn die je in lange tijd hebt gesteld...