De FCA en andere toezichthouders voeren strenge controles uit op de kascontroles van ondernemingen als reactie op recente tekortkomingen in risicobeheerprocessen die tijdens de COVID-19-pandemie aan het licht zijn gekomen.
De ineenstorting van de consumentenbestedingen in het afgelopen kwartaal heeft geleid tot een aanzienlijke daling van de inkomsten van veel bedrijven, wat de vrees doet ontstaan dat in de nabije toekomst meer dan één bedrijf failliet zal gaan.
Met dit worstcasescenario in het achterhoofd is de FCA met nieuwe regelgeving gekomen om ervoor te zorgen dat klanten adequaat worden beschermd door van ondernemingen te eisen dat zij de middelen van hun klanten scheiden van hun eigen middelen. Deze afscherming van het klantengeld moet voorkomen dat het door in moeilijkheden verkerende ondernemingen ten onrechte wordt gebruikt om in hun operationele kasbehoeften te voorzien.
De FCA heeft zich vooral gericht op betalingsinstellingen en emittenten van elektronisch geld, die met geld van cliënten omgaan.
Zoals elke regelgeving is het overzicht van de FCA lang en ingewikkeld, dus hebben wij het vereenvoudigd tot de vier belangrijkste dingen die u moet doen om te voldoen aan de nieuwe aanpak van de FCA.
(Disclaimer: Dit is geen juridisch advies en wij raden u aan een advocaat te raadplegen om de regelgeving in uw eigen bedrijf te waarborgen. Deze blog is slechts bedoeld om de belangrijkste conclusies en ideeën voor volgende stappen te geven).
1. Bescherming van
Wat houdt dit in? Volgens de FCA-regels moeten PI's en EMI's geld van cliënten gescheiden houden van hun eigen operationele geldmiddelen. Zij moeten ook kunnen aantonen dat geld van cliënten naar behoren wordt geïdentificeerd en gescheiden van bedrijfsmiddelen.
Wat kunt u doen? U moet afzonderlijke bankrekeningen hebben voor cliëntengelden en bedrijfsfondsen, en deze bijhouden in uw ERP-, boekhoud-, of back-officesysteem. Er moet een dagelijkse reconciliatie worden uitgevoerd van "geld van cliënten" en "beperkt", versus "eigen middelen" en "bedrijfsrekeningen", en deze moet worden bewaard als bewijs om aan te tonen dat u zorgt voor de juiste scheiding en bescherming van geld van cliënten.
2. Prudentieel risicobeheer
Wat houdt dit in? Volgens de FCA-regels moet een onderneming ervoor zorgen dat het bedrag dat zij in haar "interne reconciliatie van het geld van cliënten" opneemt als haar "geldmiddelen van cliënten" gelijk is aan het geaggregeerde saldo op haar "bankrekeningen van cliënten". Een onderneming moet haar administratie op zodanige wijze bijhouden dat zij in staat is onmiddellijk het totale bedrag aan geld van cliënten te berekenen dat zij voor elke cliënt zou moeten aanhouden.
Wat kunt u doen? Alle bankrekeningen van cliënten moeten dagelijks worden aangesloten en gecontroleerd, waarbij moet worden aangetoond dat dit is gebeurd. Deze afstemming moet betrekking hebben op de waarde van het geld op de rekeningen van de cliënt per cliënt, zoals aangegeven in het kernsysteem van de onderneming.
In het geval van cliënten met tegoeden op meerdere bankrekeningen moeten de totalen voor elke rekening worden samengeteld tot één getal, dat kan worden vergeleken met de waarde in het registratiesysteem van de onderneming.
3. Financiële criminaliteit en governance en toezicht
Wat houdt dit in? De FCA herinnert leidinggevende functionarissen van ondernemingen eraan dat van hen wordt verwacht dat zij toezicht houden op - en bewijzen dat zij op de hoogte zijn van - de financiële positie van de onderneming en de belangrijkste inkomende en uitgaande geldbewegingen.
Wat kunt u doen? Bedrijven moeten stappen ondernemen om blinde vlekken in hun processen weg te werken waar zich fouten kunnen voordoen - met name de handmatige overdracht van betalings- en financiële gegevens tussen back-officesystemen en banken. Door de verplaatsing van gegevens van en naar hun banken te automatiseren en door die gegevens op een dashboard voor leidinggevenden te zetten, kan het bedrijf het risico op onschuldige fouten elimineren, de mogelijkheden voor criminelen om fraude te plegen tot een minimum beperken en aantonen dat het de operationele activiteiten heeft gecontroleerd.
4. Beheer van dossiers en verslaglegging
Wat houdt dit in? De FCA-regels bepalen ten slotte dat ondernemingen het exacte aantal en de waarde moeten kennen van de betalingen die via elk betalingskanaal en in elke valuta zijn verricht. Zij moeten ook een register bijhouden van de autorisatiemethode die is gebruikt bij de uitvoering van deze betalingen. Bovendien moeten bedrijven voor indirecte bankdeelnemers hun intraday liquiditeitsrapporten indienen volgens het Bazels Comité voor bankentoezicht (BCBS).
Wat kunt u doen? Zorg ervoor dat alle betalingen worden geautoriseerd door hogere ambtenaren, en dat van deze autorisatie bewijsstukken worden bewaard. Bovendien is een verdere controle nodig van de verwerkte betalingen in vergelijking met de geautoriseerde betalingen. Een alternatief is het automatiseren van het gehele proces van betalingen en goedkeuring en het inbouwen van dit controlespoor in het geautomatiseerde proces.
Hoe kan AccessPay helpen?
Als uw bedrijf probeert aan deze FCA-eisen te voldoen, is AccessPay er om te helpen door de overdracht van gegevens van uw back-office systemen naar uw banken te automatiseren.
Met ons toonaangevende platform dat uw ERP integreert met al uw bankrekeningen over de hele wereld, hebt u de mogelijkheid om uw eigen fondsen gemakkelijk te identificeren en te scheiden van de fondsen van uw klanten in uw ERP om effectieve bescherming en prudentieel risicobeheer te waarborgen.
U krijgt ook realtime inzicht in uw huidige kaspositie, automatiseert processen met een risico op fraude en fouten, en krijgt gedetailleerde audittrails van het hele proces, zodat u beschikt over de rapportage en het overzicht dat u nodig hebt om te voldoen aan de FCA-vereisten.
Het automatiseren van de aanlevering van gegevens van uw bank naar uw ERP met behulp van AccessPay biedt vertrouwen in de juistheid van uw rapportage, of het nu aan uw stakeholders, uw bestuur, of aan de FCA is.
Klaar om de volgende stap in compliance te zetten?
Als u denkt dat wij uw interne financiële processen kunnen helpen, neem dan contact met ons op voor een gesprek of bel ons op +44 020 3282 752.